Een eerste medewerker aanwerven is een grote beslissing. Hoe weet je of je klaar bent om die stap te zetten? Ondernemerscoach Marianne van der Wielen, die al in gesprek ging met honderden ondernemers, beantwoordt de 5 meest gestelde vragen van zelfstandigen.

5 drempels bij een eerste aanwerving

Stel, je zaak draait goed. Om te blijven groeien, is personeel aanwerven vaak de logische volgende stap. Maar bij veel zelfstandigen gaat die sprong gepaard met koudwatervrees. Volgens expert Marianne van der Wielen zijn dit hun meest voorkomende kopzorgen:

1. Zal mijn huidige groei aanhouden?
2. Kan ik de personeelskost wel betalen?
3. Welk profiel heb ik nodig en welke taken geef ik door?
4. Wat als de medewerker na zijn opleidingstraject vertrekt met kennis of klanten?
5. Heb ik wel de juiste vaardigheden om ‘een baas’ te zijn?

Drempel 1: blijft mijn zaak groeien?

Veel zelfstandigen spelen met het idee om iemand aan te werven als ze het al een hele tijd te druk hebben. Maar ze hebben graag eerst de zekerheid dat de zaken goed blijven draaien. De meesten gaan pas over tot aanwerven als duidelijk is dat de groei een constante is.

Marianne: “Mijn advies is om de keuze te objectiveren en puur naar de cijfers te kijken: de groei in inkomsten, in opdrachten en in klanten. Wat is de verwachte groeimarge voor de nabije toekomst? Leg die input naast de cijfers van de afgelopen jaren. Gingen die in stijgende lijn, dan is de kans reëel dat ze ook in de toekomst blijven stijgen.”

Drempel 2: kan ik de personeelskost betalen?

Een medewerker in dienst nemen, is een grote investering – al bestaan er wel fiscale gunstmaatregelen. Veel zelfstandigen hebben nood aan concreet bewijs dat ze de loonkost wel kunnen betalen. Na het analyseren van de groei van je bedrijf is het nuttig om de kostprijs van je nieuwe werknemer te bekijken. Je sociaal secretariaat kan je helpen met de berekeningen en zal je vertellen wat voor jou de voordeligste optie is.

Marianne: “Als je twijfelt of je zaak de aanwerving kan betalen, dan kan je ook tijdelijk iemand inschakelen, zoals een interim of een jobstudent. Dit heeft wel een nadeel: de jobstudent zal niet per se bij jou blijven werken na zijn studies. Nadien moet je dus weer tijd investeren in de opleiding van iemand anders. De voor- en nadelen tegen elkaar afwegen, is dus de boodschap.”

“Een andere optie bij twijfel over de kostprijs is om het nieuwe personeelslid in te schakelen voor zogeheten cashflowopdrachten”, gaat Marianne verder. “Dat zijn repetitieve opdrachten die zorgen voor een constante inkomstenstroom, waardoor je zeker bent van een vast inkomen om je medewerker te betalen.”

Een voorbeeld: de cashflow van een bakker zit vooral in de verkoop van standaardbrood. De producten met grotere winstmarges zijn koffiekoeken, taarten of speciale broden. Voor een drukke bakkerij kan het interessant zijn om iemand aan te werven die zich bezighoudt met het bakken van brood, om zo een stabiele inkomstenstroom te verzekeren. De zelfstandige bakker kan zich dan toespitsen op de extra’s.

Drempel 3: welk profiel heb ik precies nodig?

Voor een eerste aanwerving stellen veel zelfstandigen zich eerst de vraag “Kan ik het wel betalen?”. Maar om daarop een correct antwoord te formuleren, bepaal je eerst welke taken je doorgeeft en welk profiel je zoekt. Een administratieve kracht verloon je immers anders dan bijvoorbeeld een verkoopvertegenwoordiger.

Om de kostprijs correct in te schatten, bepaal je eerst het profiel dat je idealiter aanwerft. Zo kan je sociaal secretariaat de totale loonkost efficiënt voor je berekenen. Maar hoe beslis je welke taken je doorgeeft aan welk profiel? Marianne: “Denk na over welke taken je strategisch het best zelf in handen houdt en welke taken je liever of efficiënter door iemand anders laat uitvoeren. Veel zelfstandigen behouden het directe klantencontact en schakelen hulp in voor administratieve taken.”

Heb ik voltijds of deeltijds hulp nodig?

Er is een simpele manier om te beslissen of je voltijds of deeltijds iemand nodig hebt: bekijk eerst welke taken je precies wil doorgeven aan je nieuwe werknemer, daarna ga je na hoeveel uren je zelf ongeveer nodig hebt om die taken af te werken. Hou er wel rekening mee dat nieuwe medewerkers pas na verloop van tijd aan volle snelheid werken, zodra ze ingewerkt zijn.

Kies ik voor tijdelijk of vast personeel?

In overleg met je sociaal secretariaat kan je de verschillende opties uitrekenen en de voor- en nadelen afwegen. Een tijdelijk statuut, zoals een jobstudent, is financieel voordeliger, maar heeft het nadeel dat het meer onzekerheid met zich meebrengt en geen permanente oplossing is.

Drempel 4: wat als de medewerker vertrekt met kennis of klanten?

Het is logisch dat je als zelfstandige eerst wil weten welk vlees je in de kuip hebt vóór je een nieuwe medewerker belangrijke taken toevertrouwt. Geef hem of haar eerst minder strategische opdrachten. Zodra de nieuwe collega je vertrouwen heeft verdiend, kan je het takenpakket uitbouwen en andere taken toekennen. Onthoud daarbij dat niet iedereen de ambitie heeft om zelfstandig te worden. Kortom, niet iedereen zal met je kennis of klantenbestand gaan lopen.

Pols naar die ambities door de juiste vragen te stellen tijdens het sollicitatiegesprek. Vraag sollicitanten zowel naar hun competenties als hun toekomstverwachtingen. Welke ambities heeft de kandidaat? Hoe wil hij of zij zich ontplooien in jouw onderneming? Waar zou hij of zij graag staan over drie tot vijf jaar? Heeft iemand duidelijke toekomstplannen voor ogen binnen jouw bedrijf, dan kan je op beide oren slapen.

Drempel 5: heb ik de juiste vaardigheden om ‘een baas’ te zijn?

Wie zijn eerste medewerker aanwerft, wil natuurlijk een goede werkgever zijn. Of je hoopt op z’n minst dat het goed klikt. Verzeker je aanwerving van een goede start vanaf de eerste screening en ga tijdens het sollicitatiegesprek grondig na waarom de persoon in kwestie bij jou wil komen werken. Bekijk vooral of de kandidaat past binnen het DNA van je bedrijf. Zo voorkom je dat je iemand aanwerft die zijn werk wel goed doet, maar waarmee je niet door dezelfde deur kan …

Heb je iemand gevonden met wie het klikt? Zorg dan dat je nieuwe medewerker goed onthaald wordt en een duidelijk omlijnd takenpakket krijgt. Maar een goede baas zijn, gaat natuurlijk verder. Enkele praktische basistips:

• Bekijk regelmatig hoe vlot je nieuwe medewerker de taken afwerkt.
• Zorg – zeker in het begin – voor periodieke evaluaties (na 3 maand, na 6 maand, na 1 jaar).
• Evalueer regelmatige of je nieuwe personeelslid op de juiste plek zit.
• Geef voldoende vertrouwen en groeikansen.
• Besef dat het demotiverend werkt als je zelf de controle te veel behoudt.

Klaar voor de volgende stap?

Je weet dat je wel extra hulp in je bedrijf kan gebruiken. Wat is dan de volgende stap? Om de juiste medewerker te vinden, is het volgende essentieel:

• het juiste functieprofiel opmaken;
• een vacature schrijven en publiceren;
• selectiegesprekken afnemen.

Het aanwervingsproces kan heel tijdrovend zijn en is zeker geen evidente taak. Als je het als zelfstandige al te druk hebt, dan is het een logische beslissing om dit uit te besteden. Ben je op zoek naar advies en tips om dit concreet aan te pakken? Of je wil hier liever helemaal geen tijd aan verliezen? Dan kan je een beroep doen op de experten van Liantis Talent Services. Zij helpen je met het hele proces, zodat jij je kan focussen op je corebusiness.

Een ondernemerscoach als klankbord

Vond je niet meteen een antwoord op jouw vragen? Marianne en haar collega’s bekijken graag samen met jou wat de beste oplossing is voor jouw situatie. Blijf niet met je vragen zitten maar kom langs en bekijk wat wij voor je kunnen betekenen.