Voor je een samenwerking met een (nieuwe) opdrachtgever aangaat, is het van groot belang om alle werkafspraken op papier vast te leggen. Zo zorg je ervoor dat alles duidelijk afgesproken is van bij de start en dat beide partijen weten wat er verwacht wordt. Deze zaken mogen zeker niet ontbreken in zo’n overeenkomst.
1. Identificatie van de partijen
Dit is een standaard onderdeel in elk contract. Hier vermeld je tussen welke partijen de overeenkomst wordt aangegaan, samen met een overzicht van hun belangrijkste gegevens:
- Naam, voornaam, woonplaats en andere identificatiegegevens van beide partijen.
- Gegevens van de onderneming(en):
- ondernemingsnummer;
- bedrijfsnaam;
- indien van toepassing: vennootschapsvorm en vertegenwoordiger;
- maatschappelijke zetel.
2. Welke diensten worden er verricht?
Als freelancer word je aangenomen voor je specifieke ervaring en expertise. In de overeenkomst met de opdrachtgever leg je vast welke diensten je zal verrichten. Vermeld ook duidelijk wat niet onder de opdracht valt. Bijvoorbeeld wel de vertaling van de tekst, maar geen inhoudelijke controle. Zorg hier voor een concrete en volledige opsomming.
3. Vergoeding voor geleverde prestaties
Aan je diensten als freelancer hangt uiteraard een prijskaartje. In dit deel bepaal je hoeveel die vergoeding zal bedragen en wat er allemaal inbegrepen zit. Dit gaat dus niet enkel over je tarief als freelancer, maar bijvoorbeeld ook over vervoerskosten en andere onkosten die je zal moeten maken in het kader van de overeenkomst. Zorg dat je hier zeker ook uitzonderingen vastlegt. Denk bijvoorbeeld aan de meerprijs voor prestaties op zondagen of feestdagen, of de extra kosten als er meer werk is dan verwacht.
Vermeld ook alle nuttige informatie in verband met de facturatie:
- Wanneer zal de vergoeding gefactureerd worden: wekelijks, maandelijks of op een bepaalde datum? Voorzie ook welk bedrag zal worden aangerekend als de facturen niet tijdig betaald worden. Zo ben je meteen goed ingedekt. Werk je met een voorschot, neem dat dan zeker op in de overeenkomst.
- Hoe gebeurt de facturatie: zo kan dat bijvoorbeeld op basis van timesheets. Moeten die timesheets dan eerst door de opdrachtgever gecontroleerd worden? Leg zeker alle belangrijke informatie vast.
4. Einde van de freelanceovereenkomst vastleggen
Wat is de looptijd van de overeenkomst? Je legt de start én het einde van de samenwerking vast. Dit zijn de verschillende opties:
Overeenkomst van bepaalde duur
De overeenkomst wordt vastgelegd voor een afgesproken duur van een aantal weken of maanden, of eindigt automatisch op een afgesproken datum.
Een overeenkomst van bepaalde duur wordt meestal niet opgezegd voor de voorziene datum, al kan die mogelijkheid wel contractueel worden vastgelegd (kosteloos of tegen vergoeding). Ook een stilzwijgende verlenging kan contractueel worden vastgelegd.
Overeenkomst van onbepaalde duur
Er wordt vooraf geen datum of termijn afgesproken en de overeenkomst wordt dus niet automatisch beëindigd. Elk van de partijen kan de overeenkomst dan (kosteloos) opzeggen met een opzegtermijn van een vooraf afgesproken periode.
5. Welke clausules voeg je best toe?
Afhankelijk van het soort opdracht, kan het belangrijk zijn om enkele aanvullende voorwaarden aan het contract toe te voegen. In het kader van freelancewerk, kunnen deze clausules nuttig zijn:
Intellectuele rechten
De eigendomsrechten van je creaties als freelancer zijn standaard van jou. Het gaat hier bijvoorbeeld over teksten, foto’s, ontwerpen ...
Maak je die ontwerpen in opdracht van een klant, dan moet je een clausule opnemen rond de eigendomsrechten. Je legt op papier vast dat er een overdracht zal zijn van de rechten en je het gecreëerde werk dus (tijdelijk) afstaat aan de onderneming. Vermeld hier ook duidelijk welke rechten worden afgestaan en hoe omvangrijk die zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- Mag de opdrachtgever zelf wijzigingen aanbrengen?
- Via welke kanalen mag het werk gedeeld worden?
- Moet jouw naam als auteur vermeld worden?
- …
Geheimhouding
Hier bepaal je dat alle uitgewisselde informatie vertrouwelijk is. Dit zowel tijdens de duur van de overeenkomst als na de beëindiging ervan. Vermeld hier duidelijk over welke gegevens het gaat. Deze verplichting tot geheimhouding is wederzijds.
Voortijdige beëindiging
Werk je met een overeenkomst van onbepaalde duur, of voorzie je de mogelijkheid tot vroegtijdige opzegging in een overeenkomst van bepaalde duur? Omschrijf dan goed de gevolgen van zo’n voortijdige beëindiging. Sta zeker eens stil bij deze vragen:
- Wie houdt bijvoorbeeld de rechten op het werk dat je al had geleverd?
- Mag de opdrachtgever gebruiken wat je al had voorbereid?
- Mag de opdrachtgever de voltooiing aan een derde partij uitbesteden?
- Wat met eventuele vergoedingen die nog niet betaald waren?
- …
Oplevering
Tenzij je met een volledige vooruitbetaling werkt (wat onwaarschijnlijk is), zal een deel van jouw vergoeding sowieso uitbetaald worden nadat je al je werk hebt geleverd. Voorzie dus, zeker voor grotere opdrachten, een duidelijke regeling over de procedure voor het opleveren van jouw werk, de mogelijkheid om eventuele bijkomende aanpassingen te vragen als opdrachtgever …
Een niet-concurrentiebeding
In deze clausule vraagt de opdrachtgever aan de freelancer om tijdens de duur van de overeenkomst of erna:
- niet samen te werken met klanten van de onderneming;
- geen informatie door te geven aan directe concurrentie van de opdrachtgever.
Opgelet: Een freelancer is onafhankelijk, wat wil zeggen dat dit niet-concurrentiebeding geen (grote) impact mag hebben op de uitvoering van je activiteit. Wees dus zeer voorzichtig met dit soort clausules.
6. Verzekeringen: wie regelt wat?
Als zelfstandig ondernemer zijn er een aantal verzekeringen die je verplicht moet afsluiten. Zo ben je onder andere verplicht als freelancer om een verzekering beroepsaansprakelijkheid (BA) te nemen. Eventuele (beroeps)fouten en de financiële gevolgen daarvan zijn dan financieel gedekt. Deze verzekering wordt vaak standaard vastgelegd in het contract met de opdrachtgever.
7. Bevoegde rechtbank
Al gaat niemand graag van het slechtste uit, toch kan er in je samenwerking iets mislopen. Door op voorhand een bevoegde rechtbank vast te leggen, bepaal je wie eventuele betwistingen kan oplossen die niet minnelijk kunnen worden geregeld. Bepaal je niets, dan is de rechtbank van de woonplaats van de verwerende partij bevoegd. Is jouw opdrachtgever gevestigd in het buitenland, dan zal het zonder deze clausule dus vrij duur worden om jouw rechten af te dwingen. Trouwens: als jouw opdrachtgever in het buitenland gevestigd is, bepaal je best ook uitdrukkelijk dat het Belgische recht van toepassing is op de overeenkomst!
Klaar? Tekenen maar!
Gaan jullie allebei akkoord met de overeenkomst? Dan moeten er twee exemplaren ondertekend worden: één voor de opdrachtgever en één voor de freelancer. Zorg dat je voor het tekenen 100% achter de inhoud van het contract staat.
Tip: laat het contract nalezen door een juridisch expert. Zo kan je met een gerust hart tekenen.
