Avant de vous engager dans une collaboration avec un (nouveau) client, il convient de consigner toutes les modalités de travail dans un document écrit. De cette manière, tout est parfaitement clair dès le départ et les deux parties connaissent leurs droits et obligations. Les éléments suivants doivent absolument figurer dans ce contrat.
1. Identification des parties
Cet élément fait partie intégrante de tout contrat. Dans ce paragraphe, mentionnez les parties entre lesquelles le contrat est conclu, ainsi que leurs données principales :
- Nom, prénom, adresse et autres données d’identification des deux parties.
- Données d’entreprise(s) :
- numéro d’entreprise ;
- nom de l’entreprise ;
- si applicable : forme de société et représentant ;
- siège social.
2. Quels sont les services fournis ?
En tant que freelance, vous êtes engagé pour votre expérience et expertise spécifiques. Le contrat avec votre client devra par conséquent définir les services que vous lui fournirez. Précisez également quels services ne font pas partie de la mission. À titre d’exemple, vous fournissez des services de traduction de texte, mais vous ne vérifiez pas le contenu dudit texte. Veillez à fournir une énumération concrète et exhaustive de vos services.
3. Rémunération pour les prestations fournies
Vos services de freelance ont évidemment un coût. Dans cette partie, vous déterminez le montant de votre rémunération ainsi que tout ce qu'il comprend. Il ne s’agit donc pas seulement de vos tarifs en tant que freelance, mais par exemple aussi de vos frais de transport et d’autres frais que vous allez devoir engager dans le cadre du contrat. N’oubliez pas les exceptions. Songez par exemple au supplément pour les prestations du dimanche ou des jours fériés, ou aux frais supplémentaires si le travail est plus conséquent que prévu.
Pensez également à toutes les informations utiles pour la facturation :
- Quand les prestations seront-elles facturées : chaque semaine, chaque mois ou à une date spécifique ? Prévoyez également le montant à facturer en cas de retard de paiement. Vous êtes ainsi bien protégé en cas de problème. Si vous demandez un acompte, précisez-le également dans le contrat.
- Comment s'organise la facturation : vous pouvez par exemple travailler sur la base de timesheets. Ces timesheets doivent-ils être dans un premier temps approuvés par le client ? Assurez-vous de n'omettre aucune information importante.
4. Définir la fin du contrat de freelance
Quelle est la durée du contrat ? Définissez la date de début et la date de fin de la collaboration. Voici les différentes options :
Contrat à durée déterminée
Le contrat est fixé pour une durée convenue de quelques semaines ou mois, ou prend automatiquement fin à une date convenue.
Un contrat à durée déterminée n’est généralement pas résilié avant la date prévue, mais cette possibilité peut aussi être définie contractuellement (sans frais ou moyennant rémunération). Une reconduction tacite peut également être prévue contractuellement.
Contrat à durée indéterminée
Aucune date/aucun délai n’est convenu(e) au préalable et le contrat n’est donc pas résilié automatiquement. Chacune des parties peut mettre un terme au contrat (sans frais) moyennant un délai de préavis dont la durée sera convenue préalablement.
5. Quelles clauses faut-il prévoir ?
En fonction du type de mission, il est parfois nécessaire d’ajouter certaines conditions complémentaires dans le contrat. Les clauses suivantes peuvent être utiles dans le cadre du travail en tant que freelance :
Droits de propriété intellectuelle
Les droits de propriété de vos créations en tant que freelance vous appartiennent par défaut. Il peut s’agir de textes, de photos, de dessins...
Lorsque ces créations sont réalisées à la demande d'un client, vous devez intégrer une clause sur les droits de propriété. Dans cette clause, précisez que les droits de propriété seront transférés et que vous cédez (temporairement) l'œuvre créée à l’entreprise. Mentionnez également clairement quels sont les droits cédés et dans quelle mesure. Par exemple :
- Le client peut-il y apporter lui-même des modifications ?
- Par quels canaux l'œuvre peut-elle être partagée ?
- Votre nom doit-il être mentionné en tant qu’auteur ?
- ...
Clause de confidentialité
Précisez ici que toutes les informations échangées sont confidentielles. Et ce aussi bien pendant la durée du contrat qu’après sa résiliation. Mentionnez clairement de quelles informations il s’agit. Cette obligation de confidentialité est réciproque.
Résiliation précoce
Vous avez opté pour un contrat à durée indéterminée ? Ou bien vous prévoyez la possibilité d’une résiliation précoce dans un contrat à durée déterminée ? Décrivez bien les conséquences d’une telle résiliation précoce. N’oubliez surtout pas de régler les questions suivantes :
- À qui appartiennent par exemple les droits sur le travail que vous avez fourni ?
- Le client peut-il utiliser ce que vous aviez déjà préparé ?
- Le client peut-il sous-traiter l’achèvement du travail à un tiers ?
- Quid des éventuelles rémunérations encore impayées ?
- …
Livraison
À moins de travailler sur la base d’un paiement préalable intégral (ce qui est improbable), une partie de votre rémunération sera payée dans tous les cas après la livraison de votre travail. Il convient donc de fixer, en particulier pour les missions plus conséquentes, des règles claires sur la procédure de livraison de votre travail, la possibilité pour le client de demander d’éventuelles adaptations supplémentaires...
Clause de non-concurrence
Par cette clause, le client demande au freelance, pendant la durée du contrat ou après :
- de ne pas collaborer avec des clients de l’entreprise ;
- de ne pas communiquer d’informations aux concurrents directs du client.
Attention : le freelance est un indépendant. Cela signifie que la clause de non-concurrence ne peut avoir d’impact (majeur) sur l’exécution de son travail. La prudence est donc de mise avec ce type de clauses.
6. Assurances : qui se charge de quoi ?
Un entrepreneur indépendant est tenu de souscrire certaines assurances. Le freelance a notamment l’obligation de contracter une assurance responsabilité civile (RC) professionnelle. Cette assurance couvre les erreurs (professionnelles) éventuelles et leurs conséquences financières. Elle est d’ailleurs souvent incluse par défaut dans le contrat avec le client.
7. Tribunal compétent
Même si personne n’aime envisager le pire, il se peut que votre collaboration se passe mal. Déterminez au préalable quel sera le tribunal compétent pour résoudre un éventuel litige que vous ne parvenez pas à régler à l’amiable. À défaut, c’est le tribunal du domicile de la partie défenderesse qui est compétent. Sans cette clause, faire valoir vos droits risque de vous coûter cher si votre client est établi à l’étranger. Dans ce cas, mieux vaut prévoir expressément que le droit belge est applicable au contrat !
Vous êtes prêt ? À vos signatures !
Les deux parties marquent leur accord sur le contrat ? Vous devez alors signer deux exemplaires : un pour le client et un pour le freelance. Avant de signer, assurez-vous d’être 100 % d’accord avec le contenu du contrat.
Conseil : faites relire le contrat par un expert juridique. Vous pourrez ainsi le signer l’esprit tranquille.
