Vous croulez sous la paperasse ? Dès le départ, mieux vaut tenir soigneusement à jour votre travail administratif afin d’éviter les problèmes par la suite. Vous ne vous en sortez pas ou vous reportez toujours vos tâches administratives à plus tard ? Il vaut peut-être la peine d’envisager de faire appel à un partenaire externe qui vous permettra de gagner beaucoup de temps.
Quelles tâches pouvez-vous sous-traiter et à qui faire appel ?
Facturation
Une fois votre entreprise lancée, vous pouvez envoyer des factures à vos clients. Vous recevrez aussi des factures de vos fournisseurs. Pour ne pas être dépassé(e), vous pouvez faire appel à un partenaire qui établira et gérera vos factures.
Il vous faut de l’aide pour établir et gérer vos factures ? Lisez ces conseils !
Sous-traiter partiellement ou entièrement votre comptabilité
La gestion correcte de vos factures ne constitue qu’une partie d’une comptabilité correctement tenue. Votre comptabilité reprend toutes les opérations effectuées dans votre entreprise. Le type de comptabilité à tenir – une comptabilité simplifiée ou une comptabilité en partie double – dépend de la taille de votre entreprise et de sa forme juridique.
Vous pouvez demander à un comptable de gérer l’ensemble de votre comptabilité mais vous pouvez aussi ne sous-traiter que certains aspects (votre déclaration TVA…).
Les grandes entreprises font (aussi) généralement appel à un expert-comptable. Celui-ci effectue plutôt des tâches de contrôle, pour lesquelles un comptable n’est pas compétent, et surveille votre structure financière. Il contrôle par exemple les comptes annuels établis par le comptable. Il a des connaissances plus approfondies en matière fiscale et porte un titre protégé. Un expert-comptable vous coûtera donc aussi plus cher.
CONSEIL : pour en savoir plus sur vos obligations comptables en tant qu’indépendant, téléchargez l’e-book gratuit pour entrepreneurs.
Administration des salaires
Vous employez un ou plusieurs travailleurs ? Vous savez alors que cela implique de nombreuses formalités administratives, qui ne sont pas toujours simples à remplir. C’est pourquoi bon nombre d’entreprises font appel à un secrétariat social. Outre, par exemple, le calcul mensuel des salaires, ce secrétariat social peut se charger de l’administration de votre personnel. Plus besoin alors de vous soucier des C.C.T., règlements de travail ou de la législation sur le travail.
Découvrez ici ce que fait exactement un secrétariat social.
Sélection et recrutement de travailleurs (temporaires)
Trouver un collaborateur approprié prend du temps. Malheureusement, le premier candidat qui se présente est rarement le collaborateur que vous cherchez. Outre la publication d’une offre d’emploi, le suivi des candidats, les interviews… vous devez gérer une entreprise. Vous entretenir avec tous les candidats implique parfois un surcroît de travail.
C’est pourquoi bon nombre de chefs d’entreprise font appel à un expert qui proposera uniquement des candidats dont le profil est susceptible de vous intéresser. Si vous n’êtes pas certain(e) d’avoir besoin d’un collaborateur permanent, il est également possible de recruter un travailleur temporaire.
Avantages et inconvénients de la sous-traitance
La sous-traitance présente certains avantages mais aussi des inconvénients. À vous de voir ce qui est le plus important pour vous.
Avantages :
- vous avez plus de temps pour vous concentrer sur vos tâches principales ;
- un expert effectuera les mêmes tâches plus rapidement et plus méticuleusement que vous ;
- ceci favorisera un bon équilibre entre votre vie privée et votre vie professionnelle ;
- vous n’avez jamais trop peu ou trop de personnel en service (si vous optez pour une occupation temporaire) ;
- vous n’avez pas de frais de recrutement ni de frais logistiques supplémentaires (pas besoin par exemple d’un nouveau bureau pour un nouveau collaborateur) ;
- vous courez moins de risques de vous voir infliger des amendes puisqu’un expert gère pour vous l’aspect administratif ;
- vous profitez immédiatement des connaissances qui font défaut dans votre entreprise, sans devoir engager un nouveau collaborateur ;
- vous pouvez compter sur un avis extérieur et rectifier rapidement le tir si nécessaire.
Inconvénients :
- vous avez une moins bonne vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise ;
- vous payez pour tout ce que vous ne faites pas vous-même. Recourir à une aide extérieure constitue par conséquent un coût supplémentaire non négligeable ;
- la communication avec un partenaire externe n’est pas toujours efficace. Convenez dès lors d’accords clairs en la matière ;
- vous avez moins de prise sur les choses, ce qui peut être difficile si vous avez l’habitude de tout contrôler ;
- les membres de votre personnel n’apprécient pas toujours que vous sous-traitiez certaines tâches.
Bref, faire appel à un expert présente plusieurs avantages très concrets : votre charge de travail diminue (considérablement). Par ailleurs l’expert travaille plus vite et de manière minutieuse et est plus à même de suivre la situation et de conseiller des adaptations si nécessaire. Tout ceci a bien entendu un coût et vous devez être prêt(e) à quelque peu lâcher prise, de manière à ce que votre partenaire externe puisse faire son travail.
