Als zelfstandig ondernemer ben je in veel gevallen verplicht facturen uit te schrijven, zeker wanneer je zaken doet met andere ondernemers. Je zal op jouw beurt ook zelf ook facturen ontvangen van je leveranciers voor geleverde producten en diensten. Toch is een factuur veel meer dan een schriftelijke uitnodiging tot betalen. Het is onder meer een belangrijk bewijsdocument voor de btw. Mede daarom is de factuur onderworpen aan strikte wettelijke regels. Sta dus van bij je start even stil bij een degelijk facturatiebeleid.
Wanneer is factureren verplicht?
- Je verkoopt aan andere ondernemers
Wanneer je goederen of diensten levert aan andere zelfstandigen, voor de uitoefening van zijn/haar beroep, ben je volgens de btw-wetgeving altijd verplicht een factuur uit te schrijven.
- Je verkoopt aan consumenten
Voor consumenten die aankopen doen voor privégebruik moet je meestal geen factuur opmaken, tenzij in enkele specifieke gevallen. Zo is factureren verplicht bij:
- verkopen op afstand (beurzen, homeparty’s, internet)
- verkopen op afbetaling
- werken aan onroerend goed (woning, appartement…)
- levering van bouwmaterialen
- verkoop van wagens met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter (zelfs bij contante betaling!)
- verkoop van aanhangwagens, vliegtuigen, jachten en plezierboten
- verhuisdiensten
Een factuur maken: hoe doe je dat?
Verkoop je goederen en diensten aan consumenten of andere zelfstandigen? Dan ben je btw-plichtig en dus verplicht een factuur op te stellen. Hou zeker met onderstaand rekening voor een degelijke facturatie en correcte boekhouding.
Facturatie: welke gegevens zijn verplicht?
Wil je een factuur opstellen voor een klant in België, dan mogen zeker deze gegevens niet ontbreken:
- Laat om te beginnen geen enkele twijfel bestaan over de aard van het document en zet er duidelijk bovenaan ‘FACTUUR’ op. Zo kan jouw klant bij eventuele betwistingen nooit beweren enkel ‘een bevestiging van de bestelling’ ontvangen te hebben.
- Vermeld ook een uiterste betaaltermijn op je facturen en hou die bij voorkeur zo kort mogelijk. In principe bedraagt deze termijn maximum 30 dagen. Kan het een stuk korter, des te beter. Soms kan je moeilijk anders dan langere betaaltermijnen toe te staan, wanneer dat gangbaar is in jouw sector en jouw concurrenten het ook doen. Toch kan je zelfs dan jouw klanten aanmoedigen vroeger te betalen, door een (extra) korting toe te staan voor wie snel met geld over de brug komt. Zo’n extra korting kost je vaak minder dan de intrest die je moet betalen op, bijvoorbeeld, een extra kaskrediet bij de bank. Wanneer je zelf vroeger betaald wordt, kan je ook je eigen leveranciers sneller betalen en daar misschien een korting voor krijgen.
- De wetgeving voorziet nog heel wat verplichte vermeldingen op de factuur:
- Datum en volgnummer van de factuur
- Al je bedrijfsgegevens als leverancier
- Identificatie van de bestemmeling van de factuur (je klant)
- Beschrijving van de goederen of diensten die geleverd werden
- Prijs, btw-tarief en de totale btw
In welke taal moet de factuur worden opgesteld?
Een factuur moet steeds uitgereikt worden in de taal van het gebied waar je zaak gevestigd is. In Vlaanderen is dat dus het Nederlands, in Wallonië het Frans. Heb je een vestiging in Brussel, dan mag je tussen beide talen kiezen.
Let op! Ben je gevestigd in Vlaanderen, dan moet jouw officiële factuur altijd in het Nederlands worden opgesteld, ook al spreekt je klant bijvoorbeeld Engels, Duits of Pools! Uiteraard kan je je klant in dat geval ook een vertaling geven van de factuur, als service en om misverstanden te vermijden.
Facturatie en boekhouding
Hoe snel moet je factureren?
Zo snel mogelijk, bij voorkeur onmiddellijk bij de levering. Waarom zou je die onvermijdelijke taak tot later uitstellen wanneer je daardoor langer op jouw geld moet wachten, minder betaaldiscipline afdwingt bij je klanten, en misschien zelfs uiteindelijk jouw leveranciers niet op tijd kan betalen? Maak als starter vanaf dag één werk van een strikte facturatiediscipline. Het bespaart je een hoop geld en problemen.
Overtuigt die goede raad je niet, dan is er nog altijd de btw-wetgeving die je verplicht uiterlijk te factureren op de vijftiende werkdag van de maand, na de maand waarin de btw opeisbaar wordt.
Factureer je te laat, dan riskeer je een administratieve of fiscale sanctie (meestal een boete). De factuur op zich blijft wel geldig en verplicht door de klant te betalen.
In hoeveel exemplaren moet je de factuur opmaken?
Een factuur moet ook steeds in tweevoud worden opgemaakt: één exemplaar voor je klant en één exemplaar dat je zelf verplicht moet bijhouden.
Hoe lang moet je de facturen bewaren?
Een factuur moet je in principe 7 jaar lang bewaren. Enkel in uitzonderlijke gevallen geldt een langere bewaarplicht (tot 15 jaar).
Mag je facturatiekosten aanrekenen?
In de gevallen waarin je wettelijk verplicht bent een factuur, een bewijsstuk of een bestelbon uit te reiken, mag je geen kosten aanrekenen aan de klant voor het opmaken van dat document. Enkel indien je wettelijk niet verplicht bent zo’n document af te geven, en de klant er toch om vraagt, mag je daar kosten voor aanrekenen.
Wanneer verjaart je factuur?
- Je doet zaken met andere ondernemers
Dan kan je onbetaalde facturen in principe tot 10 jaar na datum invorderen. Omgekeerd kunnen ook leveranciers nog tot 10 jaar na de overeenkomst bij jou komen aankloppen. Na die datum vervallen de nog openstaande schulden en vorderingen, tenminste als jij of jouw leverancier in die periode geen of te weinig aantoonbare inspanningen hebben geleverd om betaald te worden. Tien jaar is een zee van tijd, maar het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat je al die jaren wacht met het invorderen van je openstaande facturen. Als je bijvoorbeeld pas na 7 jaar voor de eerste keer een herinnering stuurt ter betaling van een factuur, zal de rechter ongetwijfeld je vordering afwijzen.
- Je doet zaken met consumenten
Als er geen geschrift werd gemaakt, dan verjaart de factuur al na 1 jaar. Je wacht in dat geval best niet te lang om een eventueel openstaand bedrag effectief in te vorderen. Is er wel een geschrift opgemaakt, dan kan je het bedrag tot 10 jaar na datum invorderen.
Mocht je hierover vragen hebben, ga dan zeker eens langs bij je boekhouder! Hij/zij zal je beslist enkele waardevolle tips kunnen geven!
Oeps, een fout! Mag je die factuur nog corrigeren?
Soms kan het al eens gebeuren dat er een foutje in de factuur is geslopen: de factuur vermeldt een verkeerd eindbedrag, of het aantal geleverde goederen werd verkeerd weergegeven. Je mag die vergissing rechtzetten, maar je neemt dan best zo snel mogelijk contact op met je klant om de vergissing recht te zetten en stuurt hem/haar zo snel mogelijk de verbeterde factuur door. Let op, dit wil niet zeggen dat je nonchalant met facturen mag omspringen. Zelfs als je het recht hebt om een fout in de factuur recht te zetten, kan de klant eventueel wel nog een schadevergoeding vragen.
