En tant qu’entrepreneur, vous êtes obligé, dans de nombreux cas, d’établir des factures, surtout lorsque vous faites affaire avec d’autres entrepreneurs. À votre tour, vous recevez aussi des factures de vos fournisseurs pour les biens et services qui vous sont fournis. Mais la facture est bien plus qu'une invitation écrite à payer. Elle est entre autres un document de preuve important en matière de TVA. C’est une des raisons pour lesquelles la facture est soumise à des règles légales strictes. Il y a donc suffisamment de bonnes raisons de mettre en place une bonne politique de facturation.
Dans quels cas devez-vous établir une facture ?
- Vous vendez à d’autres indépendants
Si vous fournissez des biens ou services à un autre entrepreneur pour les besoins de son activité professionnelle, vous êtes toujours obligé, conformément à la législation en matière de TVA, d’établir une facture.
- Vous vendez à des particuliers
Vous ne devez généralement pas délivrer de facture aux particuliers qui effectuent des achats pour leur usage privé, sauf dans certains cas spécifiques. L’établissement d’une facture est ainsi obligatoire dans les cas suivants :
- ventes à distance (foires, démonstrations à domicile, Internet)
- ventes à tempérament
- travaux immobiliers (maison, appartement…)
- livraisons de matériaux de construction
- ventes de voitures d'une cylindrée supérieure à 48 centimètres cubes (même en cas de paiement au comptant !)
- ventes de remorques, avions, yachts et bateaux de plaisance
- services de déménagement
Dans quel délai devez-vous établir votre facture ?
Le plus rapidement possible, de préférence, immédiatement après la livraison. Pourquoi reporter cette tâche inévitable au risque de devoir attendre plus longtemps votre argent, d’inciter vos clients à une discipline de paiement moins rigoureuse et peut-être même de ne pas pouvoir payer vos fournisseurs à temps ? Lorsque vous démarrez votre activité, imposez-vous dès le départ une discipline de facturation stricte. Vous économiserez beaucoup d’argent et éviterez bien des problèmes.
Si ce bon conseil ne suffit pas à vous convaincre, il y a toujours la législation en matière de TVA qui vous oblige à établir votre facture au plus tard le quinzième jour ouvrable du mois qui suit le mois au cours duquel la TVA devient exigible.
Si vous facturez trop tard, vous risquez une sanction administrative ou fiscale (généralement une amende). La facture en elle-même reste valable et doit obligatoirement être payée par le client.
Quelles mentions devez-vous reprendre sur votre facture ?
- Pour commencer, ne laissez subsister aucun doute quant à la nature du document et indiquez clairement « FACTURE» en haut de la page. En cas de contestation éventuelle, votre client ne pourra ainsi jamais prétendre n’avoir reçu qu’une « confirmation de commande ».
- Indiquez également un délai de paiement maximum sur vos factures, lequel sera, de préférence, aussi court que possible. En principe, ce délai est de maximum 30 jours. Plus il sera court, mieux ce sera. Vous pouvez parfois difficilement faire autrement que d’accorder des délais de paiement plus longs, s’il s’agit là d’une pratique courante dans votre secteur et que vos concurrents le font également. Mais, même dans ce cas, vous pouvez encourager vos clients à payer plus tôt, en accordant une réduction (supplémentaire) à ceux qui paient rapidement. Accorder une telle réduction supplémentaire vous coûtera souvent moins que les intérêts que vous devrez payer sur un crédit de caisse supplémentaire à la banque, par exemple. Si vous êtes payé plus tôt, vous pourrez également payer plus rapidement vos fournisseurs et peut-être obtenir une réduction de leur part.
- La législation prévoit une série de mentions obligatoires à reprendre sur toute facture :
- Date et numéro de la facture
- Toutes vos coordonnées professionnelles en tant qu’entrepreneur
- Identification du destinataire de la facture (votre client)
- Description des biens ou services fournis
- Prix et TVA
Dans quelle langue devez-vous établir votre facture ?
Une facture doit toujours être établie dans la langue de la région où votre propre entreprise est établie. En Flandre, ce sera donc le néerlandais et, en Wallonie, le français. Si vous êtes établi à Bruxelles, vous avez le choix entre les deux langues.
Attention ! Si vous êtes établi en Flandre, votre facture officielle doit toujours être établie en néerlandais, même si vous parlez anglais, allemand ou polonais par exemple ! Dans ce cas, vous pouvez évidemment joindre une traduction à la facture en tant que service au client et pour éviter les malentendus.
En combien d’exemplaires devez-vous établir votre facture ?
Une facture doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le client et un exemplaire que vous devez obligatoirement conserver.
Pendant combien de temps devez-vous conserver vos factures ?
Vous devez en principe conserver vos factures pendant 7 ans. Un délai de conservation plus long (jusqu’à 15 ans) est prévu dans des cas exceptionnels.
Pouvez-vous imputer des frais de facturation ?
Dans les cas où vous êtes légalement obligé de délivrer une facture, une pièce justificative ou un bon de commande, vous ne pouvez pas imputer de frais au client pour l’établissement de ce document. Vous ne pouvez imputer des frais que si vous n’êtes pas légalement obligé de délivrer un tel document et que le client vous le demande quand même.
Oups, une erreur ! Pouvez-vous rectifier votre facture ?
Il peut arriver qu’une erreur se soit glissée dans votre facture : le montant final est incorrect ou le nombre de biens livrés erroné. Vous pouvez rectifier cette erreur, mais il est préférable de contacter le client au plus vite pour l’en informer et de lui envoyer la facture rectificative le plus rapidement possible. Attention, cela ne veut pas dire que vous pouvez établir vos factures à la légère. Même si vous avez le droit de rectifier une erreur dans la facture, le client peut éventuellement vous réclamer des dommages et intérêts.
Dans quel délai votre facture se prescrit-elle?
- Vous faites affaire avec d’autres entrepreneurs
Vous pouvez en principe procéder au recouvrement de vos factures impayées jusqu’à 10 ans après la date. Inversement, vos fournisseurs peuvent vous réclamer le paiement de leurs factures jusqu’à 10 ans après le contrat. Passé ce délai, les dettes et créances impayées s’éteignent, du moins si vous-même ou votre fournisseur n’avez pas fourni (suffisamment) d’efforts tangibles pour être payé. Dix ans, c’est confortable comme délai, mais le but n’est évidemment pas que vous attendiez toutes ces années avant de procéder au recouvrement de vos factures impayées. Si, par exemple, vous attendez 7 ans avant d’envoyer un premier rappel pour une facture impayée, il ne fait aucun doute que le juge rejettera votre demande.
- Vous faites affaire avec des particuliers
Si vous n’avez pas établi de document écrit, la facture se prescrit déjà après 1 an. Dans ce cas, mieux vaut ne pas attendre trop longtemps avant de procéder au recouvrement effectif d’une somme impayée. Si vous avez établi un document écrit, vous pouvez recouvrer le montant impayé jusqu’à 10 ans après la date.
Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre comptable! Il pourra certainement vous donner des tas de conseils utiles !
