Heb je een nieuw kantoor gespot of zin om je eigen zaak in een andere regio verder te zetten? Of werk je vooral van thuis uit en kocht je een nieuw appartement of huis? In ieder geval: proficiat! Weet je al hoe je als zelfstandige je verhuis correct doorgeeft? Geen zorgen. Dat kom je in dit artikel te weten. 
Verhuist je zetel of je vestigingseenheid?
Voor je begint na te gaan wie je moet contacteren om je verhuis door te geven, moet je eerst zeker weten waarvan je de verhuis meldt: je zetel of je vestigingseenheid? Die zijn namelijk niet hetzelfde.
Wat is het verschil tussen beide?
- Vestigingseenheid
Een vestigingseenheid is een plaats die je kan identificeren door een adres waar minstens één activiteit van de onderneming uitgeoefend wordt.
Dit is, met andere woorden, de plek waar jij effectief werkt. Je vestigingseenheid en zetel kunnen dus op hetzelfde adres gelegen zijn, bijvoorbeeld als je van thuis werkt als freelancer. Het is ook mogelijk dat je meerdere vestigingseenheden hebt, zoals meerdere verkooppunten, een magazijn of een kantoor.
Alle vestigingseenheden van een onderneming moeten opgenomen zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen ofwel de KBO.
- Zetel
Heb je een vennootschap? Dan ben je verplicht om een zetel aan te geven. Je onderneming heeft namelijk een officieel adres nodig, van waaruit je het bestuurt. Het adres van je zetel staat ook in de statuten.
De taal waarin de statuten opgesteld worden, is afhankelijk van je locatie. Ligt je zetel in Vlaanderen? Dan zullen de statuten in het Nederlands geformuleerd zijn. In Wallonië zal dat dan weer in het Frans zijn. Vennootschappen met een zetel te Brussel mogen de taalvoorkeur aangeven. De statuten kunnen ook in beide talen opgesteld worden.
Opgelet! Als je van pakweg Vlaanderen naar Wallonië verhuist, moeten de statuten van het Nederlands naar het Frans vertaald worden en moeten ze opnieuw neergelegd en gepubliceerd worden.
Hoe verloopt je verhuis?
Je zetel wijzigen
Je zetel staat steeds geregistreerd in de statuten van je onderneming. Daarom kan je deze pas wijzigen wanneer de beslissing om te verhuizen goedgekeurd werd tijdens een algemene vergadering.
Vergeet dus niet je verslag van de algemene vergadering op te maken, waarin de datum van de wijziging vermeld staat. De zaakvoerder of de gedelegeerd bestuurder moet het verslag bovendien tekenen en goedkeuren.
Het maatschappelijke adres dient aangepast via een neerlegging bij de griffie. Nadien wordt het nieuwe adres in het Belgisch Staatblad gepubliceerd.
Tip! Het ondernemingsloket kan dit voor je neerleggen bij de griffie op basis van een verslag algemene vergadering.
Je vestigingseenheid aanpassen in de KBO
Een van je plichten als ondernemer is ervoor te zorgen dat je gegevens in de KBO volledig correct en up-to-date zijn. Foute gegevens hebben verstrekkende gevolgen omdat de overheidsinstellingen continu gegevens raadpleegt via de KBO. Bovendien loop je het risico een boete van de FOD Economie te krijgen.
Het ondernemingsloket bestaat om wijzigingen zoals de verhuis van je vestigingseenheid door te geven aan de KBO. Vandaar dat je er voor zo’n verhuis terecht kan. Bovendien kan je dit ook online regelen. Vanuit je zetel. Handig!
Je domicilie veranderen (eenmanszaak)
Heb je een eenmanszaak opgericht? Dan is jouw zetel automatisch je woonadres. Wie op een ander adres gaat wonen, is verplicht dit te melden bij de overheid. Zelfs wanneer je binnen dezelfde gemeente verhuist.
Je woonadres correct wijzigen doe je als volgt:
- Je hebt 8 dagen de tijd om bij de dienst bevolking je nieuwe woonplaats te melden.
- Hierna volgt een controle door de wijkagent. Hij of zij gaat na of je effectief verhuisd bent en op het adres woont.
- De laatste stap is je identiteitskaart laten aanpassen bij de dienst bevolking.
Opgelet! Je vestigingseenheid verandert niet automatisch wanneer je de zetel van je eenmanszaak verhuist. Volg de bovenstaande procedure om je wijziging door te geven, tenzij jouw vestigingseenheid niet verandert.
Wie breng je op de hoogte?
Een aantal instanties worden automatisch op de hoogte gebracht van je nieuwe adres wanneer jouw identiteitskaart officieel aangepast is.
Denk aan:
- Het kinderbijslagfonds
- Je ziekenfonds hoef je niet op de hoogte te stellen tenzij je arbeidsongeschikt bent;
- Het OCMW
- Arbeidsongevallenverzekeraars;
- Gewestelijke huisvestingsmaatschappijen
- Kind en Gezin
- VDAB en ACTIRIS
Stel echter de volgende partijen wél op de hoogte, zij krijgen de wissel namelijk niet zomaar door:
- Je klanten. Denk na over hoe je jouw verhuis zal communiceren naar je klanten. Ze moeten immers weten waar ze je kunnen vinden.
- Verlies je leveranciers niet uit het oog, breng hen tijdig op de hoogte van je verhuis. Op die manier zit je niet zonder elektriciteit, internet of goederen voor je klanten.
- Je bank en verzekeringsmaatschappij niet vergeten? Zorg ervoor dat je nieuwe pand correct verzekerd is!
- Ben je abonnee bij bepaalde (vak)tijdschriften? Geef je nieuwe adres zeker door.
Tip! Kondig op voorhand je verhuis aan, bijvoorbeeld op je facturen en/of in je e-mailhandtekening. Op die manier hebben je klanten meteen je nieuwe gegevens.
