Vanaf 1 januari 2026 wordt de elektronische factuur verplicht voor alle transacties tussen bedrijven in België. Het gaat dan over het geautomatiseerd verzenden van elektronische facturen volgens de Europese Peppol-standaard.
Maar wat betekent dat nu juist? En hoe begin je ermee? We zetten de belangrijkste punten graag op een rij, zonder je te overstelpen met technische details waar je als drukbezette ondernemer niets aan hebt.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie betekent dat je facturen verstuurt en ontvangt in een gestructureerd elektronisch formaat. Geen gedoe met scannen of handmatig overtypen: je systemen nemen het werk over.
Als ondernemer moet je vanaf 2026 al je b2b-facturen in een gestandaardiseerd formaat elektronisch versturen via het Europese Peppol-netwerk. Hiervoor heb je Peppol-compatibele software nodig.
Wat is Peppol dan?
Peppol is een netwerk dat elektronische facturatie makkelijker en veiliger maakt. Je kan het eigenlijk vergelijken met een soort digitale postbode die jouw facturen snel, veilig en in het juiste formaat aflevert. Geen chaos meer met papieren facturen of pdf’s die in de spambox belanden.
Eigenlijk werkt Peppol een beetje zoals e-mail, maar dan voor facturen:
- Je verstuurt een factuur via jouw software (je ‘e-mailprogramma').
- Peppol (de ‘postbode') zorgt dat je factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt.
- De ontvanger krijgt de factuur automatisch in zijn systeem (zijn ‘inbox’).
Met Peppol kunnen bedrijven en overheden eenvoudiger en sneller samenwerken, omdat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Dit maakt het uitwisselen van facturen veel efficiënter en betrouwbaarder. Het zorgt er bovendien voor dat er binnen Europa een uniforme standaard is voor het delen van elektronische documenten.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Met de implementatie van e-facturatie voldoe je niet alleen aan de wettelijke verplichting, maar profiteer je meteen ook van heel wat voordelen.
- Fiscale voordelen: er is een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen en een verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiepakketten voor kleine vennootschappen en zelfstandigen.
- Efficiënter: het facturatieproces wordt geautomatiseerd, waardoor je tijd wint en er minder manuele invoer nodig is.
- Minder fouten: door standaardisatie is er minder kans op fouten, en zijn er dus minder correcties nodig.
Waar moet je beginnen?
Stap 1: kies de juiste software of check of je huidige software compatibel is
Je moet ervoor zorgen dat je facturatie- en boekhoudsoftware compatibel is met het Peppol-netwerk. Je hebt software nodig die:
- Facturen kan opmaken in het juiste formaat (UBL/XML);
- Facturen kan versturen via het Peppol-netwerk;
- Inkomende e-facturen kan ontvangen en verwerken.
Stap 2: registreer je onderneming
Heb je de knoop doorgehakt voor je facturatiesoftware? Dan is het belangrijk dat je je onderneming registreert:
- Maak een account aan;
- Vul je bedrijfsgegevens in (naam, adres, btw-nummer, ...);
- De software regelt automatisch je Peppol-registratie;
- Je krijgt een Peppol-ID (meestal gebaseerd op je btw-nummer).
Nu ben je vindbaar op het netwerk en kunnen andere bedrijven jou elektronische facturen sturen.
Stap 3: test het uit
Om zeker te zijn dat voorgaande stap gelukt is, doe je beter eerst een test.
- Maak een testfactuur aan;
- Stuur deze naar jezelf, je boekhouder of een testomgeving;
- Controleer of alles correct werkt;
- Vraag ook een leverancier om jou een e-factuur te sturen en check of je die goed ontvangt.
Stap 4: integratie met je boekhoudsoftware
Werk je samen met een boekhouder? Stem dan met je accountant af:
- welke software compatibel is met hun systemen,
- hoe jullie gegevens zullen uitwisselen,
- of zij toegang krijgen tot je facturatieplatform.
Goed om te weten: een goede integratie kan je boekhoudkosten aanzienlijk verlagen!
Stap 5: informeer je zakelijke partners
Laat je klanten en leveranciers weten dat je elektronisch factureert:
- Vermeld je Peppol-ID op je website of in je e-mailhandtekening.
- Vraag naar hun Peppol-ID bij nieuwe samenwerkingen.
- Leg uit dat dit voor jullie beiden voordelen oplevert en dat het (binnenkort) wettelijk verplicht is.
We helpen je graag bij het kiezen van de juist software
Weet je niet waar te beginnen in je zoektocht naar de juiste facturatiesoftware? Of voldoet je huidige facturatiesoftware niet aan de Peppol-voorwaarden? Wij hebben de markt al onderzocht en raden je aan om met NumNum te werken.
NumNum is onze nieuwe partner voor e-facturatie, en als Liantis-klant krijg je zelfs 25% korting op alle formules.
Met NumNum kies je voor:
- snelheid, efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid.
- minder fouten doordat alles digitaal aangeleverd wordt.
- een naadloze integratie met de software van je boekhouder.
- tijdswinst: in slechts enkele klikken maak je e-facturen en offertes op.
Bereid je voor
Wil je de komende maanden op je beide oren slapen? Dan bereid je je best nu al voor op de verplichte e-facturatie. Zo vermijd je niet alleen boetes of sancties wanneer je de deadline niet haalt, maar ben je ook helemaal gerust en wettelijk in orde.
