Vous envisagez de vous installer dans un nouveau bureau ou de poursuivre votre activité dans une autre région ? Ou encore, vous travaillez principalement chez vous et vous avez acheté un nouvel appartement ou une nouvelle maison ? Quoi qu’il en soit : félicitations ! Mais savez-vous déjà comment notifier correctement votre déménagement, en tant qu’indépendant ? Si ce n’est pas le cas, n’ayez crainte. Vous l’apprendrez en lisant cet article. 
Qu’est-ce qui déménage, votre siège ou votre unité d’établissement ?
Avant de commencer à faire la liste de ceux que vous devez contacter pour leur faire part de votre déménagement, vous devez d’abord savoir de quel déménagement il s’agit : celui de votre siège ou celui de votre unité d’établissement ? En effet, ce n’est pas la même chose.
Quelle est la différence entre les deux ?
- L’unité d’établissement
Une unité d’établissement est un lieu que vous pouvez identifier par une adresse et où s’exerce au moins une activité de l’entreprise.
Autrement dit, il s’agit du lieu où vous travaillez effectivement. Votre unité d’établissement et votre siège peuvent donc se trouver à la même adresse, si vous travaillez chez vous comme freelance, par exemple. Il est possible aussi que vous ayez plusieurs unités d’établissement, comme plusieurs points de vente, un entrepôt ou un bureau.
Toutes les unités d’établissement d’une entreprise doivent être enregistrées dans la Banque-Carrefour des Entreprises (la BCE).
- Le siège
Si vous avez une société, vous êtes obligé de renseigner un siège. Votre entreprise a en effet besoin d’une adresse officielle, d’où vous la dirigez. L’adresse de votre siège figure également dans les statuts.
La langue dans laquelle les statuts sont rédigés dépend de votre lieu d’établissement. Si votre siège est établi en Wallonie, les statuts seront rédigés en français. En Flandre, ils le seront en néerlandais. Les sociétés dont le siège est installé à Bruxelles peuvent choisir la langue, ou opter pour une version dans les deux langues.
Attention ! Si vous déménagez par exemple de la Wallonie pour vous installer en Flandre, les statuts devront être traduits du français vers le néerlandais et être à nouveau déposés et publiés.
Comment déménager …
… votre siège ?
Votre siège est toujours enregistré dans les statuts de votre entreprise. Vous ne pouvez donc le modifier qu’après que la décision de déménager a été approuvée lors d’une assemblée générale.
N’oubliez pas de rédiger le rapport de l’assemblée générale en y mentionnant la date du changement. Le gérant ou l’administrateur délégué doit en outre signer et approuver le rapport.
L’adresse de la société doit être adaptée par le biais d’un dépôt au greffe. Ensuite, la nouvelle adresse est publiée au Moniteur belge.
Un bon conseil ! Le guichet d’entreprises peut effectuer ce dépôt au greffe pour vous, sur la base d’un rapport de l’assemblée générale.
… votre unité d’entreprise et l’adapter dans la BCE ?
L’une de vos obligations en tant qu’entrepreneur est de veiller à ce que toutes vos coordonnées figurant dans la BCE soient correctes et à jour. Des données erronées ont des conséquences graves, car les institutions publiques consultent constamment la BCE. En plus, vous courez le risque de vous voir infliger une amende par le SPF Finances.
Le guichet d’entreprises est précisément là pour transmettre à la BCE des changements tels que le déménagement de votre unité d’établissement. N’hésitez donc pas à vous adresser à lui pour un tel déménagement. Vous pouvez également régler cette formalité en ligne, sans devoir vous déplacer. Pratique, non ?
… votre domicile (entreprise individuelle) ?
Vous avez créé une entreprise individuelle ? Dans ce cas, votre siège est automatiquement lié à votre domicile. Si vous partez habiter à une autre adresse, vous êtes obligé d’en informer les autorités, même si vous déménagez au sein de la même commune.
Voici comment faire pour changer correctement de domicile :
- Vous avez 8 jours pour vous présenter au service population de votre nouveau domicile.
- S’ensuit un contrôle par l’agent de quartier. Il ou elle vérifie si vous avez effectivement déménagé et si vous habitez bien à cette adresse.
- La dernière étape consiste à faire modifier votre carte d’identité au service population.
Attention ! Votre unité d’établissement ne change pas automatiquement si vous déménagez le siège de votre entreprise individuelle. Suivez la procédure décrite ci-dessus pour informer les autorités du changement, sauf si votre unité d’établissement ne change pas.
Qui devez-vous informer ?
Un certain nombre d’instances sont automatiquement informées de votre nouvelle adresse lorsque vous modifiez officiellement votre carte d’identité.
Notamment :
- La d’allocations familiales
- Votre mutuelle, sauf si vous êtes en incapacité de travail
- Le CPAS
- Les assureurs accidents du travail ;
- Les sociétés régionales de logement
- L’ONE
- Le FOREM et ACTIRIS
Informez toutefois les parties suivantes, car elles ne sont pas avisées automatiquement :
- Vos clients. Réfléchissez bien à la manière dont vous informerez vos clients de votre déménagement. En effet, ils doivent savoir où vous trouver. Un bon conseil ! Prévenez-les à temps de votre déménagement, par exemple sur vos factures et/ou dans la signature de vos e-mails. De cette manière, vos clients auront immédiatement vos nouvelles coordonnées.
- Ne perdez pas de vue vos fournisseurs, informez-les à temps de votre déménagement. Ainsi, vous ne vous retrouverez pas sans électricité, internet ou marchandises pour vos clients.
- N’oubliez pas votre banque et votre compagnie d’assurances. Veillez à ce que votre nouvel immeuble soit correctement assuré !
- Si vous êtes abonné à certaines revues (spécialisées), pensez à leur communiquer votre nouvelle adresse.
