In deze digitale wereld zijn er heel wat tools die je het leven als ondernemer makkelijker maken. De opties om je boekhouding, planning en socialemedia-accounts beter te beheren, zijn legio. Zo heb je meer tijd voor je kerntaken. Werk dus niet langer en harder, maar slimmer en sneller dankzij de juiste instrumenten. Je vindt hier vast een tool die je wil uitproberen.
Tijd besparen met je administratie
Een duidelijke en eenvoudige boekhouding
Via Teamleader of MoneyBird verloopt je dagdagelijkse boekhouding een pak gestroomlijnder. Je stelt makkelijk offertes en facturen op en stuurt ze in een handomdraai uit.
De handige app Toggle registreert de uren van jou en je team én helpt je ook om taken te optimaliseren. Zo maak je komaf met tijd verspillende taken, neem je slimmere beslissingen en haal je het meeste uit je kostbare tijd.
Bestanden bijhouden of bewerken
Binnen de kortste keren is je stapeltje van 12 formulieren een heuse papierberg geworden. Hoe houd je die binnen de perken?
- Stap 1: hou zoveel mogelijk digitaal bij. Steeds vaker vragen bedrijven je zelf of je bijvoorbeeld je factuur via e-mail of Doccle wenst te ontvangen. Een win-win! Jij kan makkelijk je mails doorzoeken, verliest niets en de andere partij spaart geld uit.
- Stap 2: zorg voor voldoende opslagcapaciteit. Ook voor je digitale paperassen heb je ruimte nodig. Liefst gratis? Maak gebruik van Google Drive of Dropbox. WeTransfer is dan weer ideaal om grotere bestanden te versturen.
- Stap 3: stel een logische mappenstructuur op waar je over drie jaar nog snel het juiste document in terugvindt en ruim ze ook regelmatig op.
Ontvang je regelmatig pdf-bestanden? Bewerk ze met PDFSam, een gratis tool waarmee je ze splitst, samenvoegt en meer.
Tip: liever wat minder administratie? Win tijd door (een deel) van je administratie uit te besteden.
Werk efficiënt met klanten en teamleden
Vlotte communicatie
Wil je die stapel e-mails of dosis telefoontjes verminderen? Dan is een chattool misschien wel een goed idee.
Grote kans dat je de app al gebruikt op je smartphone, maar wist je dat er ook een webversie van WhatsApp bestaat? Zo kan je met je toetsenbord vlot antwoorden in plaats van op je smartphone te tokkelen. Gebruik Whatsapp Business om eenvoudig de vragen van klanten te beantwoorden.
Met Slack kan je zowel groepsgesprekken als privégesprekken houden. Dat bespaart je misschien zelfs die éne meeting uit.
Over meetings gesproken… Via een ‘conference call’, bespreek je de agendapunten zonder je te verplaatsen. Tools en apps genoeg: Skype, Zoom, GoToMeeting, Hangouts enzovoort. Reken maar uit, die tijdwinst!
Slimme planning van je sociale media
Maken je sociale media posts een belangrijk deel uit van je marketingplan? Dat weet je dat in bulk posts inplannen en inspelen op de actualiteit ervoor zorgen dat je al snel het overzicht kwijt bent. Monitor je kanalen en deel je posts op de beste tijdstippen met behulp van handige tools zoals Buffer, Tweetdeck en Hootsuite.
Behoud het overzicht
Elke grote opdracht bestaat uit kleinere taken en deeltaken. Of je nu in team werkt of alleen: een praktische planningstool is onmisbaar als zelfstandige. Iedereen heeft zijn eigen voorkeuren en noden. Probeer dus een aantal (gratis) versies uit en beslis welke jou het meest ligt. Aanraders: Trello, Asana, Plan.io, Podio.
Eenvoudig notities bijhouden
Heb je wel vaker op onverwachte momenten een creatieve ingeving? Gebruik dan een online tool om je notities en creatieve hersenspinsels toe te voegen en op te slaan. Notitie-apps zoals Evernote, Wunderlist en OneNote neem je makkelijk overal met je mee.
Tip: kies voor een tool die synchroniseert over al je toestellen heen. Zo ga je gerust verder met je brainstorm op je smartphone wanneer je je verplaatst.
Afspraken met klanten vastleggen en beheren
Als ondernemer hang je al snel vaak aan de telefoon om afspraken te boeken. De tijd die je daaraan spendeert, kan je beter benutten. Goed dat er handige tools bestaan waarmee je klanten zelf afspraken inboeken in je agenda. Sommige apps hebben zelfs de optie om klanten meteen te laten betalen. Veel praktischer wordt het niet, toch? Bekijk Acuity Scheduling of Timetrade voor je mogelijkheden.
Huisstijl in een handomdraai overal integreren
Je eigen e-mailhandtekening maken
Als zelfstandige stuur je waarschijnlijk vele e-mails per dag uit. Dan is het belangrijk dat je mails ook je huisstijl hebben. Zo zijn ze net iets persoonlijker en krik je je naamsbekendheid met elke e-mail wat omhoog. Heb jij al een e-mailhandtekening in de huisstijl van je bedrijf? Maak dit via handige tools zoals Wisestamp of Newoldstamp. In amper 30 seconden heb je een persoonlijke e-mailhandtekening. Doen!
(Gratis) foto's zoeken en bewerken
Als je graag ook beelden gebruikt om je boodschap over te brengen, vergeet dan niet dat afbeeldingen beschermd zijn door auteursrechten. Gelukkige zijn er databases met rechtenvrije beelden. Die mag je dus wel vrij downloaden, bewerken en delen. Tenminste als je daarvoor toestemming hebt. Maak er een gewoonte van om altijd te checken waarvoor de auteur toestemming geeft. Snuister rond op Unsplash en Pixabay voor vers, rechtenvrij beeldmateriaal.
Eens je het beeld hebt gevonden, is het tijd om beeld, boodschap en medium op elkaar af te stemmen. Via Canva kan je onder meer Facebookposts, posters en foto’s in een handomdraai opstellen en bewerken. Andere mogelijkheden: DxO Optics pro, Paint.NET, Picasa, PicMonkey of Sumopaint.
Een logo (laten) ontwerpen
Wil jij in een handomdraai een logo met je het DNA van je zaak laten ontwerpen? Probeer dan Logaster. Je kiest een kleurenschema, de sector waarin je werkt en geeft eventueel wat extra informatie. Vervolgens ontvang je een aantal voorstellen waaruit je kan kiezen. Sommige zijn gratis, voor andere betaal je.
ICT-veiligheid
Scan Circle helpt je computer en gegevens beschermen. Deze tool onderzoekt hoe kwetsbaar je computer is voor virussen en spyware. Zo kan jij de nodige maatregelen nemen om je gegevens en die van je klanten beter te beschermen.
Vermijd het om login en paswoord in dezelfde mail in tekst-vorm door te sturen. Met One-Time Secret verzend je berichten, die zichzelf na een tijdje vernietigen. Ideaal om een paswoord op een veilige manier te delen.
Vergeet jij regelmatig een van je paswoorden? Laat de zoektochten achterwege. 1Password of LastPass centraliseert al jouw wachtwoorden (en geef toe, dat zijn er veel!) die beveiligd zijn met één hoofdwachtwoord.
Met de juiste tools win je tijd
Je tijd is kostbaar, gebruik ze dus verstandig! Ga na waar de grootste tijdvreters zitten en zoek een tool die dat voor jou het beste oplost. Probeer er enkele uit zodat je weet wat er bestaat en welke de ideale oplossing biedt. Gebruik je zelf andere tools en ben je tevreden? Laat het ons zeker weten, dan voegen we ze toe.
