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Travailler plus intelligemment

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Voici quelques outils pratiques qui vous facilitent la vie en tant qu’entrepreneur

Au sein de notre monde numérique, il existe toute une série d’outils qui vous facilitent la vie en tant qu’entrepreneur. Les options vous permettant de gérer votre comptabilité, votre planning et vos comptes de médias sociaux, sont légion. Vous avez ainsi plus de temps à consacrer à vos tâches principales. Arrêtez de vous tuer à la tâche, et travaillez plus intelligemment et plus rapidement grâce aux instruments appropriés. Dans cet article, vous trouverez certainement un outil que vous aurez hâte de tester.

outils pratiques

Gain de temps dans les tâches administratives


Une comptabilité simple et claire

Grâce à Teamleader votre comptabilité quotidienne est bien plus facile. Vous établissez aisément des offres et des factures que vous envoyez en un tournemain.

L’application pratique Toggle enregistre vos heures ainsi que celles de votre équipe tout en optimisant vos tâches. Terminé les tâches qui vous prennent un temps fou ! Vous prenez des décisions plus judicieuses et vous tirez davantage de votre temps si précieux.


Conservation ou traitement des fichiers

En un rien de temps, votre petit tas de douze formulaires peut se transformer en une véritable montagne de papier. Comment en limiter le volume ?

  • Étape 1 : conservez un maximum de documents au format numérique. Les entreprises vous demandent de plus en plus souvent si vous souhaitez recevoir votre facture par e-mail ou par le biais de Doccle. Une situation gagnante - gagnante ! Vous pouvez ainsi facilement rechercher vos e-mails tout en veillant à ne perdre aucun document et en permettant à l’autre partie de faire des économies.
  • Étape 2 : veillez à disposer de suffisamment de capacité de stockage. Vous avez également besoin d’espace pour vos documents numériques. Le tout, de préférence gratuitement ? Utilisez dans ce cadre Google Drive ou Dropbox. WeTransfer est la solution idéale pour envoyer des fichiers de plus grande taille.
  • Étape 3 : établissez une structure logique des dossiers que vous triez régulièrement, vous permettant à tout moment de retrouver le document approprié.

Vous recevez fréquemment des fichiers PDF ? Utilisez dans ce cas PDFSam, un outil gratuit qui vous permet de subdiviser ces fichiers, de les fusionner et bien plus encore.

Astuce : vous préféreriez réduire vos tâches administratives ? Gagnez du temps en sous-traitant (une partie de) votre administration.


Travailler efficacement avec vos clients et les membres de votre équipe


Une communication de qualité

Vous souhaitez réduire le nombre d’e-mails ou de coups de fil ? Une messagerie instantanée peut être une bonne idée dans ce cas.

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà cette application, mais saviez-vous qu’il existe également une version web de WhatsApp ? Vous pouvez ainsi rapidement formuler une réponse à l’aide de votre clavier au lieu d'utiliser votre smartphone. Utilisez Whatsapp Business pour répondre facilement aux questions des clients.

Slack vous permet de réaliser des entretiens privés ou en groupe. Une solution qui vous épargnera peut-être même une réunion.

En parlant de réunions, vous pouvez également réaliser une vidéoconférence pour aborder les points à l’ordre du jour sans devoir vous déplacer. Outils et applications, vous n’avez que l’embarras du choix : Skype, Zoom, GoToMeeting, Hangouts, et cetera. Vous gagnez du temps à n’en plus finir !


Planifiez intelligemment vos médias sociaux

Vos publications sur les médias sociaux constituent-elles une partie importante de votre plan de marketing ? Vous n’êtes dès lors pas sans savoir que l’on perd facilement le fil dans la planification des publications en vrac et en fonction de l’actualité. Contrôlez vos canaux et partagez vos publications aux meilleurs moments à l’aide d’outils pratiques tels que Buffer, Tweetdeck et Hootsuite.


Visez la clarté

Chaque grande mission se compose de plus petites tâches et sous-tâches. Que vous travailliez en équipe ou seul : un outil de planification pratique est indispensable en tant qu’indépendant. Chacun a ses préférences et besoins. Essayez donc une série de versions (gratuites) et décidez lequel de ces outils convient le mieux à votre situation. Nos coups de cœur : Trello, Asana, Plan.io, Podio.


Conservez vos notes en toute simplicité

Il vous arrive assez souvent d’être créatif à des moments totalement imprévus ? Utilisez dans ce cas un outil en ligne vous permettant de compiler et de sauvegarder toutes vos notes et idées créatives. Rien de plus facile que d’emmener avec vous les applications de notes telles qu’Evernote, Wunderlist et OneNote.

Astuce : choisissez un outil qui permette de synchroniser l’ensemble de vos appareils. Vous pouvez ainsi continuer votre remue-méninges à l’aide de votre smartphone lorsque vous êtes en déplacement.


Fixez et gérez les rendez-vous professionnels

En tant qu’entrepreneur, vous êtes souvent collé à votre téléphone pour des prises de rendez-vous. Un temps que vous pouvez utiliser à bien meilleur escient. Heureusement, il existe des outils pratiques qui permettent à vos clients d’enregistrer un rendez-vous directement dans votre agenda. Certaines applications permettent même aux clients d’effectuer immédiatement leur paiement. Difficile de faire mieux, n’est-ce pas ? Consultez les possibilités que vous offrent Acuity Scheduling ou encore Timetrade.


Intégrez votre style maison en un tournemain


Créez votre propre signature numérique

En tant qu’indépendant, vous envoyez chaque jour d’innombrables e-mails, n’est-ce pas ? Il est dès lors essentiel que vos e-mails respectent également le style de votre maison. Ils sont ainsi un tout petit peu plus personnels et votre notoriété grimpe à chaque envoi. Disposez-vous déjà d'une signature qui respecte le style de votre entreprise ? Sinon, créez-la à l’aide d’outils pratiques comme Wisestamp ou Newoldstamp. 30 secondes suffisent pour créer une signature numérique personnalisée. Pourquoi hésiter ?


Recherche et retouche (gratuites) de photos

Si vous aimez utiliser des images pour faire passer votre message, n’oubliez pas que celles-ci sont protégées par des droits d’auteur. Heureusement, il existe des bases de données truffées d’images libres de droits. Ces images peuvent donc librement être téléchargées, adaptées et partagées. Si vous y êtes autorisé, bien évidemment. Prenez l'habitude de toujours contrôler les autorisations concédées par l’auteur. Consultez Unsplash et Pixabay pour disposer de nouvelles images libres de droits.

Une fois que vous avez trouvé une image, il convient de l’harmoniser avec le message et le moyen utilisé. Canva vous permet de réaliser et de retoucher les publications Facebook mais aussi les affiches et les photos. Autres possibilités : DxO Optics pro, Paint.NET, Picasa, PicMonkey ou Sumopaint.


Sécurité ICT

Scan Circle vous aide à protéger votre ordinateur et vos données. Cet outil analyse le niveau de vulnérabilité de votre ordinateur face aux virus et logiciels espions. Vous pouvez ainsi prendre les mesures nécessaires pour protéger vos données ainsi que celles de vos clients.

Évitez d’envoyer vos nom d'utilisateur et mot de passe sous forme de texte dans un seul et même e-mail. One-Time Secret vous permet d’envoyer des messages qui s’autodétruisent après un certain temps. La solution idéale pour partager un mot de passe en toute sécurité.

Vous oubliez régulièrement l’un de vos mots de passe ? Plus besoin de chercher ! 1Password ou LastPass centralisent l’ensemble de vos mots de passe (et avouez que vous en avez une floppée), le tout protégé par un seul mot de passe principal.


Les bons outils vous permettent de gagner du temps

Votre temps est précieux, utilisez-le intelligemment ! Identifiez ce qui vous prend le plus de temps et trouvez un outil qui s’adapte au mieux à votre situation. Essayez-en quelques-uns de manière à connaître les outils existants et à choisir l’outil idéal. Vous utilisez d’autres outils et en êtes satisfait ? Faites-le-nous certainement savoir, nous n’hésiterons pas à les ajouter à cette liste.

Augmentez votre productivité à l’aide d’astuces pratiques

Je souhaite travailler plus intelligemment.
Florence Van Coillie
Par Florence Van Coillie
03 juin 2019

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