Vous vous êtes donné un mal fou pour attirer un client potentiel et vous pouvez enfin lui envoyer une offre ? Beau travail ! Mais consacrez-vous suffisamment de temps à vos offres ? Il serait vraiment dommage de vous faire coiffer au poteau par un concurrent parce que votre client ne comprend pas bien votre offre. Grâce à notre check-list, vous établissez en un tournemain une offre attrayante.
Check-list pour rédiger votre offre
1. Disposez-vous de toutes les informations essentielles ?
Posez suffisamment de questions de manière à disposer de toutes les informations nécessaires pour établir une offre correcte, ce qui vous permettra d’adapter au mieux votre offre à la situation de votre futur client.
Vous transmettez malgré tout une offre sans disposer de toutes les données nécessaires ? Dans ce cas, il est plus que probable que le prix mentionné sur la facture définitive sera différent du montant indiqué dans votre offre, et c’est précisément ce qu’il vous faut éviter autant que possible.
2. Toutes les informations concernant votre entreprise sont-elles mentionnées ?
Votre offre est un document commercial qui fait partie de votre comptabilité, mais aussi de celle de votre client. Contrôlez toujours si les données suivantes figurent bien dans votre offre :
- les coordonnées du client ;
- vos coordonnées ;
- le numéro de l’offre ;
- la description des services que vous presterez et éventuellement aussi les souhaits de votre client ;
- le prix : mentionnez clairement s’il s’agit d’un prix hors TVA ou TVA incluse ;
- le délai de livraison. Vous pouvez aussi l’ajouter dans vos conditions générales, mais afin d’informer au mieux votre client et d’éviter toute confusion ou déception par la suite, mieux vaut le mentionner dans l’offre ;
- la durée de validité : fixez une date d’échéance pour votre offre ce qui poussera le client à se décider plus rapidement ;
- les conditions générales. À vous d’établir ce qui figurera en petits caractères. Vous ne devez rédiger les conditions qu’une seule fois puisqu’elles sont générales. Vous ne savez pas par où commencer ? Basez-vous éventuellement sur un exemple, mais faites relire la version définitive par un juriste. Vous serez ainsi protégé(e) et le document sera adapté à votre entreprise. Ces conditions ne lient votre client que s’il marque son accord par une signature.
3. La mise en pages de votre offre correspond-elle à l’image que vous voulez diffuser ?
Votre entreprise, vos cartes de visite, votre étalage..., tous ces éléments doivent refléter l’ADN de votre société. Étendez dès lors votre identité visuelle à votre offre. Demandez également à votre concepteur graphique de mettre au point des modèles pour vos documents commerciaux afin de diffuser votre identité visuelle de manière cohérente.
CONSEIL : envoyez votre offre sous la forme d’un fichier PDF et non d’un fichier Word pour éviter que la mise en pages ne change. Ceci vous permettra par ailleurs d’éviter que certains points soient adaptés dans votre document.
4. Ajoutez un texte d’accompagnement
Montrez à votre client que vous savez ce qu’il souhaite. Récapitulez dans votre e-mail ce que vous aviez convenu (par téléphone) avec lui et joignez votre offre. Vous aurez ainsi la certitude que vous et votre client vous êtes compris.
5. N’oubliez pas de relire votre offre
Il va de soi que les fautes d’orthographe ou de grammaire doivent absolument être évitées dans vos documents commerciaux. Pas question non plus de faire une erreur dans le prix. Faites dès lors relire votre offre par un tiers. Vous n’avez personne à proximité pour un contrôle supplémentaire ? Mettez le document sur le côté et revenez-y une heure plus tard.
Votre offre a été envoyée…
Vous n’avez encore aucune réaction après une semaine ? Envoyez vous-même un e-mail ou appelez votre client. Il se peut que certains points n’étaient pas clairs ou que votre client ait besoin d’un petit rappel.
Si vous n’obtenez pas le marché, ne le prenez pas personnellement, mais demandez poliment un feed-back. Vous saurez ainsi s’il y a un problème avec votre offre et pourrez améliorer le document.
CONSEIL : vous avez rédigé une offre attrayante ? Lisez aussi ces conseils pour une bonne politique de facturation.
