Professionele syndici die willen starten in bijberoep of in hoofdberoep moeten een aantal startersformaliteiten vervullen ten laatste de dag voor de start van de opdracht. We lijsten ze even voor je op!
Wat is een syndicus?
In een appartementsgebouw met meerdere eigenaars, moet volgens de wet steeds een syndicus aangesteld worden. Enkel wanneer de Vereniging van Mede-eigenaars (VME) géén rechtspersoonlijkheid heeft, is dat niet verplicht. De VME is dan immers niet aan de appartementswet onderworpen en kan het beheer van het gebouw dan vrij organiseren. Bekijk de veelgestelde vragen voor meer informatie.
Taken syndicus
De syndicus vertegenwoordigt de VME en staat onder meer in voor het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes zoals bv. de inkom en de lift(en). Daarnaast roept hij de Algemene Vergadering bijeen, notuleert haar beslissingen, beheert het vermogen van de VME, neemt bewarende maatregelen indien nodig, enz. De syndicus is ook verplicht een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die de uitoefening van zijn taak als syndicus dekt.
Verplichtingen om op te starten als syndicus
In de eerste plaats zijn alle syndici verplicht zich aan te sluiten bij het BIV ofwel het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars. Hierop bestaan echter twee uitzonderingen: Zo kunnen mede-eigenaars syndicus zijn zonder over een BIV-erkenning te beschikken. Daarnaast hoeven ook de beoefenaars van bepaalde vrije beroepen niet over een BIV-erkenning te beschikken om de taak van syndicus te mogen uitoefenen. Voorwaarde is dan wel dat ze bij hun Orde of Instituut zijn aangesloten. Concreet gaat het om advocaten, leden van het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (IBA) , landmeters-experten en architecten. Het zijn dan de ordes zelf waartoe deze vrije beroepen behoren, die de voorwaarden opleggen waaronder hun leden de activiteiten van syndicus mogen uitoefenen.
Zodra je mandaat als syndicus wordt vergoed (dus wanneer je meer ontvangt dan een loutere kostenvergoeding) moet je je bovendien inschrijven als zelfstandige en onderstaande zaken in orde brengen.
Openen van een zichtrekening
Als professionele syndicus open je best een aparte zichtrekening voor je zaak. Het nummer van de rekening en de naam van de financiële instelling moet je vermelden op alle facturen, brieven, bestelbonnen, kortom op al je zakelijke correspondentie.
Inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
Zelfstandige syndici zijn verplicht om zich in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen of KBO. Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen. De inschrijving van je onderneming gebeurt bij een erkend Ondernemingsloket.
Om je inschrijving in orde te brengen, heeft het Ondernemingsloket de volgende gegevens nodig:
- je bankrekeningnummer
- je activiteiten als ondernemer
- je handelsbenaming
- voor een vennootschap: de statuten en het bewijs van neerlegging bij de Griffie van de Ondernemingsrechtbank
- het adres van je vestigingseenheid
Je ontvangt dan een uniek ondernemingsnummer. Dit nummer bestaat uit 10 cijfers en zal ook gebruikt worden voor je eventuele BTW-identificatie. Per vestiging ontvang je ook een vestigingseenheidsnummer.
Voor je inschrijving in de KBO betaal je een wettelijk vastgelegd tarief dat jaarlijks wordt geïndexeerd.
Activeren btw-hoedanigheid
Afhankelijk van de juridische vorm van je onderneming zal je als syndicus al dan niet aan de btw onderworpen zijn.
Aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds
Als zelfstandig syndicus moet je je ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit fonds int de sociale bijdragen die je moet betalen en zorgt ervoor dat de uitkeringen correct gebeuren. Je aansluiting kan je in één beweging regelen bij je bezoek aan een erkend Ondernemingsloket in jouw buurt of via ons Online Ondernemingsloket.
Aansluiten bij een ziekenfonds
Om in orde te zijn met je ziekteverzekering heb je als professionele syndicus ook een aansluiting bij een ziekenfonds nodig. Als je al aangesloten bent bij een ziekenfonds, moet je een wijziging van je statuut melden.
Registratie van je mandaat in één of meerdere VME's?
Ben je reeds syndicus of start je binnenkort? Sinds 1 april 2017 is elke Vereniging van Mede-eigenaars (VME) wettelijk verplicht om het mandaat van haar syndicus te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zo weten buitenstaanders wie officieel optreedt namens de VME. Breng dit heel eenvoudig in orde.
