Les syndics professionnels qui souhaitent se lancer à titre complémentaire ou à titre principal doivent entreprendre une série de démarches, au plus tard le jour qui précède le début de leur mandat. Nous les avons récapitulées pour vous.
Qu’est-ce qu’un syndic ?
Conformément à la loi, il est obligatoire de désigner un syndic dans un immeuble à appartements comptant plusieurs propriétaires. Cette règle connaît toutefois une exception : lorsque l’association de copropriétaires (ACP) ne possède pas de personnalité juridique. Dans ce cas, l’ACP n’est pas soumise à la loi sur les appartements et peut donc organiser librement la gestion de l’immeuble. Vous trouverez plus d’informations dans nos questions fréquemment posées
Tâches du syndic
Le syndic représente l’ACP et s’occupe notamment de la gestion des espaces communs tels que l’entrée et les ascenseurs. De plus, c’est lui qui convoque l’Assemblée générale et qui notifie ses décisions, qui gère le patrimoine de l’ACP, qui prend les mesures conservatoires nécessaires, etc. Par ailleurs, Il est dans l’obligation de conclure une assurance responsabilité qui le couvre dans l’exercice de sa fonction de syndic.
Obligations pour vous lancer en tant que syndic
Premièrement, tous les syndics doivent obligatoirement s’affilier à l’IPI, à savoir l’Institut professionnel des agents immobiliers. Il y a cependant deux exceptions à cette règle. Les copropriétaires peuvent tenir le rôle de syndic sans agrément de l’IPI. En outre, certaines professions libérales ne sont pas tenus de disposer d’un agrément de l’IPI pour exercer les tâches de syndic. Elles doivent toutefois être membres de l’Ordre ou de l’Institut de leur profession. Il s’agit des avocats, membres de L'Institut des conseillers fiscaux et des accountants (ITAA), des géomètres-experts et des architectes. Ce sont alors ces différents ordres professionnels qui fixent les conditions auxquelles leurs membres sont autorisés à exercer les activités de syndic.
Dès que votre mandat de syndic est rémunéré (donc si vous percevez plus qu’un simple défraiement), vous devez en outre vous inscrire comme indépendant et entreprendre les démarches suivantes.
Ouverture d'un compte à vue
En tant que syndic professionnel, vous avez tout intérêt à ouvrir un compte à vue séparé au nom de votre entreprise. Le numéro du compte ainsi que le nom de l’organisme financier doivent figurer sur l’ensemble de vos factures, courriers et bons de commande. Bref sur toute votre correspondance commerciale.
Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
Les syndics indépendants sont tenus de s’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Cette obligation vaut aussi bien pour les personnes physiques que pour les personnes morales. L’inscription de votre entreprise se fait par l’intermédiaire d’un guichet d’entreprises agréé.
Pour procéder à votre inscription, le guichet d’entreprises doit disposer des données suivantes :
- votre numéro de compte bancaire ;
- les activités que vous exercez en tant qu’entrepreneur ;
- votre dénomination commerciale ;
- pour une société : les statuts et la preuve de leur dépôt auprès du greffe du tribunal de l'entreprise ;
- l’adresse de votre unité d’établissement.
Le Guichet d’entreprises vous attribue alors un numéro d’entreprise unique. Il s’agit d’un numéro à 10 chiffres qui servira également à votre éventuelle identification à la TVA. Vous recevrez également un numéro d’unité d’établissement pour chacun de vos établissements.
L’inscription à la BCE est payante. Le tarif est légalement fixé par l’État et est indexé annuellement.
Activation de la qualité TVA
En fonction de la forme juridique de votre société, il se pourrait que vous soyez assujetti(e) à la TVA.
Affiliation auprès d’une caisse d’assurances sociales
En tant que syndic indépendant, vous êtes également tenu de vous affilier auprès d’une caisse d’assurances sociales. Celle-ci est chargée de percevoir les cotisations sociales dont vous êtes redevable et veille à ce que vos prestations vous soient correctement octroyées. Cette affiliation peut être réglée en une seule fois lors de votre passage par un guichet d’entreprises dans votre région ou par l’intermédiaire de notre guichet d’entreprises en ligne.
Affiliation auprès d’une mutualité
Pour pouvoir être en ordre d’assurance maladie, tout syndic professionnel doit également être affilié à une mutualité. Si vous êtes déjà affilié à une mutualité, il vous suffit de l’informer de votre changement de statut.
Enregistrement de votre mandat dans une ou plusieurs ACP
Vous êtes déjà syndic ou vous commencez bientôt vos activités de syndic ? Depuis le 1er avril 2017, toute association de copropriétaires (ACP) a l’obligation légale d’enregistrer le mandat de son syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) afin que les personnes extérieures sachent immédiatement qui agit officiellement au nom de l’ACP. Vous pouvez vous mettre facilement en ordre en vous enregistrant ici.
