Het einde van het papieren tijdperk lijkt in zicht. De krant en je favoriete boek lees je online, je stuurt geen brieven meer maar sms’en en e-mails, je belastingaangifte vul je in via tax-on-web… en binnenkort ga je als zelfstandige ondernemer de papieren factuurstroom vervangen door elektronische facturen. Sinds 2013 zijn de papieren en elektronische factuur evenwaardig, en hebben zij dezelfde rechtskracht. Maar toch let je best nog op voor een aantal addertjes onder het gras.
Heb je het akkoord van je klant?
Eerst en vooral mag je jouw klant enkel een elektronische factuur toesturen, indien je klant daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd. De klant kan deze instemming mondeling geven, maar om later een bewijs te hebben, zet je de toestemming beter op papier.
Een handige tool is De Factuur waarmee je op heel eenvoudige wijze professionele facturen kan aanmaken.
Kan je garanderen dat jij de afzender bent?
Bovendien zegt de wet heel uitdrukkelijk dat zelfstandigen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud moeten waarborgen, vanaf het uitreiken van de factuur tot het verstrijken van de bewaringstermijn. Je moet dus met andere woorden kunnen garanderen dat de factuur niet zomaar kan gewijzigd worden. De beste manier om dit te waarborgen is door gebruik te maken van een beveiligde elektronische handtekening of van een elektronische uitwisseling van gegevens overeenkomstig de EDI-standaardcode. Andere manieren zijn ook mogelijk, maar dan moet je zelf het bewijs kunnen geven dat jij de afzender bent van de elektronische factuur en dat de inhoud niet werd gewijzigd.
Kan je garanderen dat de inhoud van de factuur niet wordt gewijzigd?
De elektronische factuur moet, net als de papieren factuur, in principe 7 jaar worden bijgehouden. De waarborgen omtrent de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moet je als zelfstandig ondernemer gedurende heel deze periode gegaranderen. Dit geldt trouwens ook voor papieren facturen, die in elektronische vorm worden gearchiveerd.
Elektronisch of niet, een degelijk facturatiebeleid is onontbeerlijk! Schakel, indien nodig, dan ook de hulp in van je boekhouder.
