L’ère du papier touche à sa fin. Vous lisez le journal et bouquinez en ligne, vous n’envoyez plus de lettres mais des SMS et des e-mails, vous introduisez votre déclaration fiscale via tax-on-web… et bientôt, en tant qu'entrepreneur vous remplacerez vos factures papier par des factures électroniques. Depuis 2013, les factures papier et la facturation électroniques ont la même valeur et la même force juridique. Quoi qu’il en soit, mieux vaut être prudent si vous voulez éviter les mauvaises surprises.
Avez-vous obtenu l’accord de vos clients ?
Tout d’abord, vous ne pouvez envoyer une facture électronique à votre client que si ce dernier y a consenti expressément. Votre client peut le faire oralement, mais si vous voulez disposer d'une preuve par la suite, mieux vaut lui demander de le faire par écrit.
Pouvez-vous garantir que vous êtes l’expéditeur ?
La loi dit également de manière très explicite que vous devez pouvoir garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu, et ce, à partir de la délivrance de la facture jusqu’à l’expiration du délai de conservation. Autrement dit, vous devez donc pouvoir garantir que la facture ne peut être modifiée. La meilleure façon de procéder est d’utiliser une signature électronique sécurisée ou un échange de données informatisées conforme au standard EDI. D’autres solutions sont également possibles, mais vous devez alors pouvoir fournir personnellement la preuve que vous êtes l’expéditeur de la facture électronique et que son contenu n’a pas été modifié.
Pouvez-vous garantir que le contenu de la facture ne sera pas modifié ?
À l’instar de la facture papier, la facture électronique doit en principe être conservée pendant 7 ans. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être garanties durant toute cette période. Cela vaut par ailleurs aussi pour les factures papier qui sont archivées sous forme électronique.
Électronique ou pas, une bonne politique de facturation est indispensable ! Au besoin, faites appel à l’aide de votre comptable.
