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Inspection sociale

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5 étapes pour se préparer à l’inspection sociale

En tant qu’employeur, vous recevrez un jour ou l’autre la visite de l’inspection sociale. Suite à notre expérience, nous vous conseillons de faire un effort supplémentaire si vous travaillez dans le secteur de l’horeca, du retail, de la construction, du métal ou des transports. En effet, nous avons pu observer de nombreux contrôles dans ces secteurs. Afin de minimiser votre stress, suivez les 5 étapes ci-dessous.

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1. Identifiez les documents demandés

S’il s’agit d’une visite planifiée, vous avez certainement reçu un courrier de la part de l’inspection sociale. Veillez à le lire avec attention car tous les documents que l’inspecteur souhaitera contrôler seront énumérés sur celui-ci. Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive. L’inspecteur a tout à fait le droit de vous demander d’autres documents le jour de sa visite.

2. Prenez contact avec votre secrétariat social

Le secrétariat social pourra consulter votre dossier et repérer si celui-ci contient des choses « anormales ». N’hésitez donc pas à prendre contact avec eux.

3. Préparez les documents nécessaires

Lors du contrôle des lois sociales, vous pourrez vous attendre à ce que l’inspecteur porte davantage d’attention à certains documents. 

Le règlement de travail

Sachez qu’un règlement de travail est obligatoire dès le moment où vous engagez votre 1er collaborateur. Celui-ci doit être présent sur le lieu de travail et contenir diverses informations obligatoires telles que la durée d’une journée de travail, les grilles horaires, les vacances annuelles, ce qui est mis en place pour bien-être au travail,…

Obligations concernant le personnel qui travaille à temps partiel

Ici il est très important de veiller à ce que les contrats de travail contiennent les grilles horaires de vos collaborateurs. S’il s’agit d’un horaire variable, la grille horaire doit être accrochée à l’avance. En effet, si l’inspecteur remarque qu’un membre de votre personnel travaillant à temps partiel travaille en dehors sa grille horaire, l’inspecteur pourrait penser que celui-ci travaille à temps plein.

Salaire et avantages de base de vos collaborateurs

L’inspecteur voudra vérifier si vous octroyez le salaire minimum à votre personnel mais vérifiera aussi si les salaires correspondent à la réalité.

Avantages de toute nature

Si vous octroyez des avantages de toute nature à vos employés qui sont aussi utilisés à des fins privées, ceux-ci devront aussi payer des impôts et l’ONSS là-dessus.

S’il s’agit d’avantages utilisés uniquement à des fins professionnelles, vous devez être en mesure de fournir un document écrit concernant la politique et les mesures pratiques de cette politique. Ce document doit être signé par vos employés.

Remboursement des frais

Si vous remboursez à vos collaborateurs des frais quelconques, vous devez être capable de prouver que les frais remboursés sont nécessaires à l’exécution de la fonction. Dans le cas contraire, l’inspecteur rejettera ce remboursement de frais faux.

Conseil : Veillez à ce que vos documents soient correctement classés afin que vous puissiez facilement les retrouver lorsque vous devrez les présenter à l’inspecteur social.

4. Avertissez vos collaborateurs

Il est possible que l’inspecteur décide de discuter avec l’un de vos employés. Préparez vos employés sur ce qu’ils peuvent éventuellement dire mais également sur ce qu’ils doivent faire, surtout s’il s’agit d’une visite inattendue et que vous êtes absent ce jour-là sur le lieu de travail.

5. Faites appel à un expert externe pour un audit

Si malgré cela vous craignez encore le passage de l’inspection, faites effectuer un audit de vos documents par un expert externe avant la visite de l’inspecteur social. Celui-ci pourra vous donner un rapport détaillé des éventuelles choses auxquelles vous devrez veiller, modifier ou développer. 

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Par Marie-Paule Bibaer
16 août 2018

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