En tant qu’employeur, vous recevrez un jour ou l’autre la visite de l’inspection sociale. Suite à notre expérience, nous vous conseillons de faire un effort supplémentaire si vous travaillez dans le secteur de l’horeca, du retail, de la construction, du métal ou des transports. En effet, nous avons pu observer de nombreux contrôles dans ces secteurs. Afin de minimiser votre stress, suivez les 5 étapes ci-dessous.
1. Identifiez les documents demandés
S’il s’agit d’une visite planifiée, vous avez certainement reçu un courrier de la part de l’inspection sociale. Veillez à le lire avec attention car tous les documents que l’inspecteur souhaitera contrôler seront énumérés sur celui-ci. Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive. L’inspecteur a tout à fait le droit de vous demander d’autres documents le jour de sa visite.
2. Prenez contact avec votre secrétariat social
Le secrétariat social pourra consulter votre dossier. N’hésitez donc pas à prendre contact avec votre conseiller clientèle attitré.
3. Préparez les documents nécessaires
Lors d'une inspection sociale, vous pourrez vous attendre à ce que l’inspecteur porte davantage d’attention à certains documents.
Le règlement de travail
Sachez qu’un règlement de travail est obligatoire dès le moment où vous engagez votre 1er collaborateur. Ce règlement doit être présent sur le lieu de travail et contenir diverses informations obligatoires telles que la durée d’une journée de travail, les grilles horaires, les vacances annuelles, ce qui est mis en place pour le bien-être au travail… Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre secrétariat social. Il ne manquera de vous aider.
Obligations concernant le personnel qui travaille à temps partiel
Ici il est très important de veiller à ce que les contrats de travail contiennent les grilles horaires de vos collaborateurs. S’il s’agit d’un horaire variable, la grille horaire doit être accrochée à l’avance. En effet, si l’inspecteur remarque qu’un membre de votre personnel travaillant à temps partiel travaille en dehors sa grille horaire, l’inspecteur pourrait penser que celui-ci travaille à temps plein.
Documents concernant les travailleurs à temps partiel
Veillez à ce que les contrats de travail de vos collaborateurs à temps partiel contiennent leur horaire. Si vous utilisez des horaires de travail variables, ils doivent être établis à l’avance. Pourquoi cela est-il si important ? Si l’inspecteur constate qu’un collaborateur qui travaille à temps partiel fournit des prestations en dehors de l’horaire défini, il pourrait croire que ce collaborateur travaille à temps plein. Répondre à obligation représente un défi considérable, surtout dans l’horeca.
Salaire et avantages de base de vos collaborateurs
L’inspecteur voudra vérifier si vous octroyez le salaire minimum à votre personnel mais vérifiera aussi si les salaires correspondent à la réalité.
Avantages de toute nature
Si vous octroyez à vos employés des avantages de toute nature qui sont aussi utilisés à des fins privées ou qui peuvent l’être, ils devront également payer des impôts et des cotisations ONSS sur ces avantages. C’est le cas des voitures de société.
S’il s’agit d’avantages utilisés uniquement à des fins professionnelles, vous devez être en mesure de fournir un document écrit concernant la politique et les mesures pratiques de cette politique. Ce document doit être signé par vos employés.
Remboursement de frais
Si vous remboursez à vos collaborateurs des frais exposés, vous devez être capable de prouver que ces frais étaient nécessaires à l’exécution de la fonction. Dans le cas contraire, l’inspecteur considérera ce remboursement de frais comme injustifié.
Conseil : Veillez à ce que vos documents soient correctement classés afin que vous puissiez facilement les retrouver lorsque vous devrez les présenter à l’inspecteur social.
4. Avertissez vos collaborateurs
Il est possible que l’inspecteur décide de discuter avec l’un de vos employés. Préparez donc vos collaborateurs et expliquez-leur ce qu’ils peuvent éventuellement dire. Informez-les par exemple de la marche à suivre en cas de visite inopinée de l’inspection lors de votre absence. N’entravez surtout pas le contrôle et ne transmettez pas des informations incorrectes, car vous encourez dans ce cas une lourde amende. Cet article vous en dit plus sur les éventuelles conséquences d’une inspection sociale.
5. Faites appel à un expert externe pour un audit
Un audit social préalable est la meilleure manière de se préparer et d’avoir l’esprit tranquille en vue d’une inspection sociale.
Liantis Consult vous propose cet exercice préalable. Faites effectuer un audit de vos documents par un expert externe avant la visite de l’inspecteur social. Celui-ci pourra vous donner un rapport détaillé des éventuelles choses à prendre en compte, modifier ou développer.
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