Votre entreprise se porte bien ! Si bien même que vous aviez besoin d’un coup de main et que vous avez embauché du personnel. Maintenant que vous occupez du personnel, votre entreprise est susceptible de recevoir une visite de l’inspection sociale. À quoi faut-il s’attendre et qu'est-ce qu’il vaut mieux (ne pas) faire ?
Que faire en cas de visite de l'inpection sociale ?
Le terme « inspection sociale » englobe les différents services chargés de contrôler si vous respectez, en tant qu’employeur, la réglementation relative à la sécurité sociale. Depuis le 1er juillet 2017, les services d’inspection de l’Office national de sécurité sociale (ONSS) et l’Inspection sociale du Service public fédéral Sécurité sociale ont uni leurs forces pour former un seul service sous l’ONSS. En outre, vous pouvez également recevoir une visite du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale.
L’inspection sociale examine concrètement les aspects suivants :
- Toutes les composantes salariales ont-elles été correctement reprises dans le traitement de salaire et communiquées à l’ONSS ?
- Contrôle des remboursements de frais : les remboursements exonérés que vous payez à vos collaborateurs sont-ils justifiés et motivés ?
- Êtes-vous en règle avec tous les documents relatifs à la législation sociale et liés à l’occupation de personnel ?
- Occupez-vous des collaborateurs qui ne proviennent pas de l’Espace économique européen ?
- ….
Comment pouvez-vous être soumis à une inspection en tant qu’indépendant ?
Il existe deux possibilités : une inspection annoncée et une inspection non annoncée.
Les inspections non annoncées ne sont normalement pas très exhaustives, mais servent plutôt à alerter les employeurs et à éviter les abus. Votre entreprise peut être inspectée à tout moment, jour et nuit. Il s’agit de tout local, bâtiment, dépôt, chantier, etc. appartenant à votre entreprise. Les inspecteurs ne peuvent toutefois pas accéder à votre résidence privée. Ils peuvent uniquement le faire dans des cas exceptionnels ou avec votre autorisation.
Il y a évidemment aussi des inspections préalablement annoncées par lettre ou par e-mail. Ce type d’inspections sont plus exhaustives, mais vous aurez le temps de vous y préparer.
En théorie, il se peut que vous ne serez jamais soumis à une inspection en tant qu’employeur. Les probabilités sont toutefois faibles. La plupart des entrepreneurs seront tôt ou tard confrontés à une visite de l'inspection sociale. S’y préparer ne peut donc pas faire de tort.
Quid en cas d’infraction ?
En Belgique, il n’est pas toujours évident d’être parfaitement en règle avec toutes les législations. Que se passe-t-il lorsque l’inspection sociale constate une infraction ?
Ne vous inquiétez pas. En cas d’infractions légères, vous recevrez un avertissement. Ensuite, vous recevrez souvent un contrôle (écrit).
Si vous commettez à nouveau la même erreur ou si vous ne la corrigez pas, un procès-verbal (PV) sera établi. Si vous commettez une erreur, corrigez-la dans les plus brefs délais, mais faites-le toujours en concertation avec votre bureau social et/ou votre conseiller juridique/avocat conseil. La rectification (régularisation) suffit dans la plupart des cas pour éviter une poursuite pénale.
En cas d’infractions plus graves (par exemple, le travail au noir systématique ou l’occupation de travailleurs sans papiers), un procès-verbal est immédiatement établi. Celui-ci sera envoyé à l'auditorat du travail. L’auditorat du travail s’occupe du suivi des infractions à la législation sociale et donne des conseils en matière civile. En fonction de la gravité de l’infraction, vous pouvez même être amené à comparaître devant le tribunal correctionnel.
Quelques petits conseils concernant l’inspection sociale
- Renseignez-vous auprès de votre conseiller clientèle et faites-vous assister par un secrétariat social pour savoir si vous êtes en règle.
- Une bonne préparation est essentielle.
- Soyez au courant de vos droits, mais n'oubliez pas : n'entravez pas l'inspection intentionnellement. Collaborez autant que possible, sans vous inculper vous-même.
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