Als werkgever krijg je ooit wel eens de sociale inspectie over de vloer. Zeker als je werkt in de horeca-, retail-, bouw-, metaal- of transportsector. Ervaring leert dat een extra inspanning in deze sectoren geen kwaad kan, aangezien de kans op controle veel hoger is. Volg onderstaande 5 stappen en zorg voor een stressvrije inspectie.
1. Ga na welke documenten worden gevraagd
Bij een gepland bezoek krijg je op voorhand altijd een brief. Lees die brief aandachtig, want alle documenten die de inspecteur wil controleren worden erin opgesomd. Die lijst is niet exhaustief. De inspecteur kan tijdens zijn bezoek altijd nog om extra documenten vragen.
2. Neem contact op met jouw sociaal secretariaat
Het sociaal secretariaat kan jouw dossier raadplegen. Aarzel dus niet om je vertrouwde klantenadviseur te contacteren.
3. Bereid enkele noodzakelijke documenten voor
Bij een sociale inspectie mag je verwachten dat de inspecteur zeker naar de volgende documenten zal kijken.
Het arbeidsreglement
Een arbeidsreglement is verplicht zodra je een eerste medewerker in dienst neemt. Het reglement moet op de arbeidsplaats aanwezig zijn. Een aantal elementen zijn verplicht, zoals de duur van een werkdag, de werkroosters, de jaarlijkse vakantie, de maatregelen op het gebied van welzijn op het werk ... Vraag hierover gerust informatie op bij jouw sociaal secretariaat. Zij kunnen je hier zeker bij helpen.
Documenten betreffende deeltijds personeel
Zorg ervoor dat ook de uurroosters van jouw deeltijds personeel in de arbeidsovereenkomsten zijn opgenomen. Gaat het om een variabel werkrooster, dan moet het steeds op voorhand worden opgesteld. Waarom is dit zo belangrijk? Als de inspecteur merkt dat een personeelslid deeltijds werkt op uren die niet in het uurrooster worden vermeld, kan hij er van uitgaan dat die medewerker voltijds aan de slag is, terwijl je de medewerker officieel als deeltijds hebt staan… Zeker in de horeca blijft dit een uitdaging.
Lonen en basisvoordelen voor jouw medewerkers
De inspecteur zal niet alleen willen nagaan of jouw personeel minstens het minimumloon betaald krijgt, maar ook of de lonen met de werkelijkheid stroken.
Documenten omtrent voordelen van alle aard
Maak je gebruik van een loonpakket met bijvoorbeeld voordelen van alle aard? Besef dat indien deze voordelen ook voor privédoeleinden (kunnen) worden gebruikt, er ook belastingen en RSZ verschuldigd zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfsvoertuigen.
Gaat het om voordelen die enkel voor beroepsdoeleinden worden gebruikt, dan moet je een document kunnen voorleggen dat het beleid en de praktische afspraken bevat. Dit document moet bovendien door jouw personeel worden ondertekend.
Terugbetaling van kosten
Wanneer je kosten terugbetaalt aan jouw medewerkers, moet je kunnen aantonen dat de terugbetaalde kosten noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Zo niet zal de inspecteur die terugbetaling als vals bestempelen.
Tip: Zorg ervoor dat deze documenten correct geklasseerd zijn door ze bijvoorbeeld in een map te bundelen en dat zowel jij als jouw personeel ze vlot weten terug te vinden.
4. Informeer jouw medewerkers
Het is goed mogelijk dat de inspecteur beslist om met één van jouw medewerkers te praten. Spreek daarom op voorhand met jouw medewerkers af wat ze eventueel kunnen zeggen. Vertel ze bijvoorbeeld wat ze moeten doen bij een onverwacht bezoek als je op dat moment niet aanwezig bent. Werk het onderzoek echter zeker niet tegen of geef geen onjuiste informatie door, want dit wordt streng bestraft. Lees ook zeker verder over wat de mogelijke gevolgen van een sociale inspectie kunnen zijn.
5. Schakel een externe deskundige in voor een audit
Vooraf een sociale audit doorlopen, is de beste voorbereiding op een sociale inspectie. Zo ben je gerust!
Zo'n sociale audit kan via Liantis Consult. Vraag een externe deskundige om preventief of vóór het bezoek van een inspecteur een audit van jouw documenten uit te voeren.
Zo’n audit brengt aan het licht welke zaken je best nog controleert, wijzigt of uitwerkt.
Weet je niet waar te beginnen? Download een gratis checklist om je op weg te helpen.
