Tips voor productieve virtuele vergaderingen

De moderne technologie zorgt er voor dat we niet in dezelfde ruimte moeten zijn om te kunnen vergaderen. Een groot geluk in deze tijden van thuiswerk. Toch is er een groot verschil tussen vergaderingen op kantoor en online. Volg deze zeven tips voor een productieve en effectieve virtuele vergadering.

1. Een duidelijke doel

Een meeting zonder duidelijk doel blijkt al snel niet nuttig te zijn. Probeer dus altijd om enkele duidelijke agendapunten te noteren voor je afspraak: welke items wil je zeker bespreken tijdens de vergadering? Wil je dat ook je collega’s voorbereid zijn, stuur dan 24 uur voor de vergadering even de agendapunten naar hen door.

2. Wie neemt de leiding?

Bij online meetings kan het nogal snel heel chaotisch worden, zeker bij een grotere groep mensen. Duid daarom iemand aan die de vergadering leidt en die ervoor zorgt dat alles vlot verloopt.

3. De juiste software

Communiceer al voor de vergadering welke software je zal gebruiken. Zo heeft iedereen al de kans om die eventueel nog te installeren en te testen. Duid ook al een alternatief aan, zodat je een reserve-optie hebt als er technisch iets misloopt. Goede programma’s voor videomeetings zijn bijvoorbeeld Skype, Slack, Windows Teams of Google Hangouts.

4. Bepaal een tijdslimiet

Net zoals bij een offline vergadering, is het slim om op voorhand al vast te leggen hoelang de meeting kan en mag duren. Als iedereen weet dat de tijd beperkt is, zal het gesprek efficiënter en productiever verlopen.

5. Vermijd afleidingen

Afleidingen komen veel sneller voor tijdens online meetings. Denk maar aan een blaffende hond of een huilende baby. Voor een productieve meeting, probeer je dus het best die afleidingen zoveel mogelijk te vermijden. Zorg daarom dat je in een afgesloten ruimte zit, het liefst met een koptelefoon op en weg van storende geluiden.

6. Zo weinig mogelijk deelnemers

Vergaderingen met té veel deelnemers lopen al snel in het honderd. Alles is dan plots héél chaotisch, iedereen praat door elkaar en die online vergadertool kan de capaciteit misschien ook niet aan. Probeer je voor een productieve meeting dus te beperken tot enkel de essentiële deelnemers.

7. Maak en deel notities

Zodra je online meeting is afgelopen, maak je  een samenvatting van alle belangrijke punten die werden besproken tijdens de meeting. Stuur die notities naar alle mensen die bij de vergadering  aanwezig waren, of die op de hoogte moeten zijn van de stand van zaken.