Grâce à la technologie moderne, nous ne devons pas forcément être dans la même pièce pour nous réunir. Une aubaine en cette période de télétravail ! Il y a malgré tout une grande différence entre les réunions au bureau et celles en ligne. Suivez ces sept conseils pour une réunion virtuelle productive et efficace.
1. Un objectif clair
Une réunion sans objectif clair s'avérera rapidement inutile. Essayez donc toujours de noter quelques points à aborder, et ce, avant le début de la réunion : de quoi voulez-vous absolument parler ? Si vous voulez que vos collègues soient également préparés, envoyez-leur donc 24 heures à l'avance les points qui seront à l'ordre du jour.
2. Qui mène la danse ?
Lors des réunions en ligne, les choses peuvent rapidement devenir chaotiques, en particulier en présence d'un grand groupe de personnes. Désignez par conséquent quelqu'un qui dirigera la réunion et qui veillera à ce que tout se déroule sans encombre.
3. Le bon logiciel
Communiquez avant la réunion le logiciel que vous utiliserez. De cette manière, tout le monde aura encore le temps de l'installer et de le tester si nécessaire. Prévoyez également une alternative, de manière à avoir un plan B si un problème technique survient. Quelques programmes pratiques pour les visioconférences : Skype, Slack, Windows Teams ou Google Hangouts.
4. Définissez une limite de temps
Tout comme pour les réunions hors ligne, il convient de déterminer à l'avance combien de temps la réunion peut durer. Si tout le monde sait que le temps est limité, la discussion sera plus efficace et plus productive.
5. Évitez les distractions
Les distractions sont bien plus nombreuses durant les réunions en ligne. Pensez par exemple à un chien qui aboie ou à un bébé qui pleure. Pour une réunion productive, essayez donc d'éviter autant que possible ces distractions. Veillez à prendre place dans une pièce fermée, de préférence avec un casque et à l'écart des bruits dérangeants.
6. Limitez le nombre de participants
Les réunions avec trop de participants ont tendance à mal se passer. Tout devient tout à coup très chaotique, tout le monde parle en même temps et l'outil en ligne utilisé ne peut peut-être pas supporter une telle capacité. Pour une réunion productive, essayez donc de vous limiter uniquement aux participants indispensables.
7. Prenez des notes et partagez-les
Dès que la réunion est terminée, faites un résumé des points importants qui ont été abordés. Envoyez ces notes à toutes les personnes qui y ont pris part ou qui doivent être informées de la situation.
