Het UBO-register: wat moet je weten voor je vennootschap en je VZW?

Het UBO-register (“Ultimate Beneficial Owner”) dat op 31 oktober 2018 in werking trad, vormt een nieuwe stap in de strijd tegen het witwassen van geld. De regeling verplicht heel wat organisaties, waaronder ook je vennootschap(*) en je VZW, om hun uiteindelijke begunstigden (UBO’s) in het register op te nemen. Op die manier moet er meer transparantie komen over wie er nu werkelijk als natuurlijke persoon achter je vennootschap of VZW schuil gaat. Afhankelijk van het soort organisatie zijn er verschillende regels van toepassing. Maar wat is er nu precies van tel voor je vennootschap of VZW?

1. Wie zijn de uiteindelijke begunstigden …

a. … in je vennootschap?

De witwaspreventiewet maakt een onderscheid tussen drie categorieën van natuurlijke personen:

• In de eerste plaats gaat het om al wie rechtstreeks of onrechtstreeks houder is van een toereikend percentage van de aandelen of stemrechten (indicatie van een toereikend percentage: meer dan 25%).
• Daarnaast geldt ook al wie via andere middelen zeggenschap heeft over je vennootschap, als UBO. Dat kan bijvoorbeeld via aandeelhoudersovereenkomsten, via het recht om de meerderheid van de leden van de raad van bestuur te benoemen, of nog via bepaalde vetorechten, enzovoort.
• De derde en laatste categorie ten slotte bestaat uit het hoger leidinggevend personeel. Maar opgelet, bij vennootschappen geldt dat deze leidinggevenden enkel als UBO moeten worden geregistreerd op voorwaarde dat de eerste en tweede categorie geen enkele UBO opleveren.

(*) Opgelet: de meeste beursgenoteerde vennootschappen en hun dochterondernemingen moeten hun UBO’s niet registreren. Ook Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen zijn vrijgesteld. Raadpleeg de FAQ van de FOD Financiën voor meer details.

b. … in je VZW?

Bij een VZW moet je de volgende categorieën als UBO registreren: 

• de leden van de raad van bestuur
• de personen die gemachtigd zijn je VZW te vertegenwoordigen
• de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur van je VZW
• die personen in wier hoofdzakelijk belang je VZW werd opgericht of werkzaam is (bv. mensen met een beperking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest)
• al wie via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over je VZW uitoefent. Het gaat dan bijvoorbeeld om iemand die achter de schermen via één of meerdere stromannen handelt of die door middel van cumulatie van meerdere vertegenwoordigingsmandaten feitelijke zeggenschap zou hebben.

Alle categorieën van UBO’s van een VZW zijn overigens cumulatief. Dat wil dus zeggen dat je al de personen die als UBO van je VZW worden beschouwd, moet registreren.

Merk op dat de oprichters van je VZW géén UBO’s zijn, voor zover ze natuurlijk niet onder een andere categorie van UBO’s vallen. De parlementaire voorbereiding van de witwaspreventiewet verduidelijkt daarrond dat oprichters die vaak al tientallen jaren geen lid meer zijn van de VZW en er geen functie of mandaat in uitoefenen, bezwaarlijk als UBO van die VZW kunnen worden beschouwd.

2. Welke gegevens moet je precies registeren?

Zowel bij vennootschappen als bij VZW’s moet je per UBO de volgende informatie overmaken:

•  naam en voornaam
•  geboortedatum
•  nationaliteit(en)
• volledig verblijfsadres
• de datum waarop hij UBO is geworden
• rijksregisternummer of bisnummer, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de persoon verblijft of waarvan hij/zij onderdaan is
• de categorie(ën) van UBO’s waartoe de persoon behoort
• of je UBO afzonderlijk dan wel samen met anderen een UBO is 
• voor sommige onrechtstreekse UBO’s: de manier waarop de UBO de vennootschap of VZW controleert
• elk document dat aantoont dat de informatie over de UBO adequaat, nauwkeurig en actueel is

Gaat het om een vennootschap, dan moet je daarnaast ook het volgende vermelden:

• of het om een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO gaat
• in geval van een onrechtstreekse UBO: de gegevens van alle tussenpersonen
• de omvang van het uiteindelijk belang dat de UBO in je vennootschap heeft, d.w.z. de al dan niet gewogen percentages van de aandelen of stemrechten, of zo nodig de manier waarop de UBO de vennootschap controleert

3. Wie moet de informatie bezorgen?

Het zijn de bestuurders of zaakvoerders van je vennootschap of VZW die de gegevens over de UBO’s en de nodige bewijsstukken moeten aanleveren. Wijzigt er iets aan die gegevens, dan moeten ze dat bovendien binnen de maand aan het UBO-register meedelen, bovenop de verplichting om de gegevens ten minste jaarlijks te bevestigen of bij te werken.

'eStox', een recent initiatief van de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB), zou die taak van het bestuursorgaan echter aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Zo voorziet het nieuwe elektronische effectenregister een rechtstreekse link met het UBO-register. Wanneer je dit wenst, kan je de gegevens over de UBO’s van je onderneming dan ook via dit register automatisch aan de FOD Financiën overmaken. Lees hier meer.

Ook als UBO ga je overigens niet vrijuit: je bent verplicht om alle nodige informatie aan bv. de vennootschap of VZW waarvan je UBO bent, mee te delen. 

Opgelet: Wie onder toepassing valt van het preventief luik van de antiwitwaswetgeving (zoals bv. accountants) moet elk verschil tussen de informatie over de UBO’s in het register en de informatie die hij/zij zelf over die UBO’s van de klant heeft, meedelen aan de Administratie van de Thesaurie. Alleen voor bepaalde beroepscategorieën (bedrijfsrevisors, accountants, fiscaal accountants, gecertificeerde accountants, gecertificeerde belastingadviseurs, stagiairs, de zogenaamde niet-gereglementeerde belastingadviseurs, notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten) beschrijft de wet enkele situaties waarbij de meldingsplicht niet geldt. Advocaten moeten in de gevallen waarin zij een verschil moeten melden, dat overigens niet aan de Administratie van de Thesaurie doen, maar wel aan de Stafhouder van de Orde waartoe zij behoren. En wie de melding precies deed, zal normaal gezien nooit aan de klant worden meegedeeld.

4. Sancties?

Afhankelijk van de soort verplichting die op de bestuurders of zaakvoerders rust, voorziet de wet verschillende sancties:

Bestuurders of zaakvoerders die de vereiste informatie niet (tijdig) aan het UBO-register meedelen, onvolledige of onjuiste informatie meedelen, of nalaten de gegevens ten minste jaarlijks te bevestigen of bij te werken, riskeren volgens het koninklijk besluit van 30 juli 2018 een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. Ook UBO’s die nalaten hun informatie aan de betrokken vennootschap of vzw mee te delen, kunnen een dergelijke boete krijgen.

Volgens artikel 1:36 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kan voor de leden van het bestuursorgaan, het niet (tijdig) meedelen van de vereiste informatie daarnaast nog een bijkomende boete van 400 tot 40.000 euro opleveren, net als het niet inwinnen of bijhouden ervan.

5. Wie kan het UBO-register raadplegen?

Niet alleen bepaalde autoriteiten zoals politie, parket en fiscus hebben toegang tot het register, ook beroepsgroepen die gegevens moeten doorgeven in het kader van een cliëntenonderzoek (zoals bv. accountants, notarissen, advocaten, …), kunnen in principe alle informatie over de UBO’s van zowel je vennootschap als je VZW raadplegen.

Daarnaast kan ook elke natuurlijke of rechtspersoon die een legitiem belang aantoont, toegang vragen. Een aantal privégegevens blijft in dat geval wel onzichtbaar.

6. Kan je bepaalde informatie afschermen?

Gelukkig zijn niet alle gegevens die je moet registreren voor iedereen zichtbaar. Je rijksregisternummer en verblijfsadres bijvoorbeeld, blijven voor wie een legitiem belang moet aantonen, privé.

Heb je bovendien gegronde redenen om te denken dat je door de toegankelijkheid van je gegevens gevaar loopt, dan kan je als UBO zelfs vragen om nog meer gegevens af te schermen. Ook voor minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s is grotere privacy mogelijk.

7. Praktisch

1. Teken de eigendomsstructuur van je vennootschap of VZW uit en bepaal welke natuurlijke personen als UBO geïdentificeerd moeten worden.
   
   Merk je daarbij dat er zaakvoerders of bestuurders in de KBO ontbreken? Neem contact op en we helpen je graag verder.
   
   
2. Informeer je UBO’s per brief over hun rechten en plichten in dit verband (zie art. 21 van het KB) en verzamel alle nauwkeurige en uitvoerige informatie over hen en de eventuele tussenorganisaties.
   
   
3. Verzamel de nodige bewijsstukken (b.v. kopie van de identiteitskaart/paspoort, statuten van je vennootschap of VZW, aandelenregister, enz.) waaruit blijkt dat de informatie waarover je beschikt toereikend, accuraat en actueel is.
   
   Merk je echter dat de basisgegevens van je vennootschap of VZW niet meer actueel zijn? Contacteer ons: ook hierbij helpen we je graag verder.
   
   
4. Registreer je UBO’s door verbinding te maken met het UBO-register (via MyMinfin -> UBO register), of vraag je accountant om dit in orde te brengen.
   
   Opgelet:
   • Bij vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid (bv. maatschappen) waarvan alle vennoten of zaakvoerders rechtspersonen zijn, is het onmogelijk om je in naam van de maatschap bij het UBO-register aan te melden. Hoewel dit wettelijk niet verplicht is, zal er dus steeds minstens één natuurlijk persoon als vertegenwoordiger moeten aangeduid worden om aan de UBO-verplichtingen te kunnen voldoen.
     Vervolgens moet je die dan via het ondernemingsloket onder ‘functies’ in de KBO laten toevoegen. Pas vanaf dat moment zal je in naam van je maatschap in het UBO-register kunnen inloggen. Merk je dat je niet in naam van je maatschap kan inloggen? Neem gerust contact op, we leggen het je graag uit.
   • Oude (I)VZW’s en stichtingen (d.w.z. opgericht vóór 1 mei 2019 en nog niet in overeenstemming met het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen), waarvan alle (dagelijks) bestuurders rechtspersonen zijn, kennen vandaag dezelfde inlogproblemen voor het UBO-register. Ook hier moet minstens één (dagelijks) bestuurder-rechtspersoon een vaste vertegenwoordiger aanduiden, die, na publicatie in het Belgisch Staatsblad, in de KBO zal opgenomen worden. Laat echter meteen voor álle (dagelijks) bestuurders-rechtspersonen van je (I)VZW of stichting een vaste vertegenwoordiger aanduiden. Vanaf 1 januari 2020 is dit immers sowieso verplicht. Wil je graag weten waarom? Lees hier verder.
     
     Heb je een oude (I)VZW of stichting waarin één of meerdere (dagelijks) bestuurders rechtspersonen zijn? Neem contact op en we helpen je graag verder.
     
     
5. Ontwikkel ten slotte goede interne procedures die ervoor zorgen dat je elke wijziging tijdig meedeelt. Een lange lijst van begunstigden brengt namelijk heel wat ‘nazorg’ met zich mee.

Heb je nog meer vragen over het UBO-register? Vraag advies bij je accountant of raadpleeg de website van de FOD Financiën. Naast heel wat belangrijke informatie vind je er ook een uitgebreide FAQ en praktische handleidingen.