Disposez-vous déjà d’une procédure d’offboarding bien ficelée pour gérer le départ d’un collaborateur ? L’entretien de sortie en est un des éléments clés. Lors de cet entretien, vous avez l’occasion de vous quitter sur une note positive tout en récoltant des informations essentielles à l’optimisation de votre entreprise. Vous souhaitez lancer les entretiens de sortie ? Voici déjà quelques conseils utiles.
Conseil n° 1 : à faire absolument !
L’entretien de sortie constitue un élément clé du départ d’un collaborateur. Or, un tel entretien effraie de nombreux collaborateurs, ou ils n’en voient pas l’utilité.
Pourtant, un tel entretien ne présente que des avantages, aussi bien pour votre entreprise que pour votre collaborateur sortant ET pour vos collaborateurs actuels. Le conseil le plus important est donc tout simplement : à faire absolument !
Conseil n° 2 : une bonne préparation
Parler d’un départ (et de sa raison) peut être tout sauf confortable. Voilà pourquoi il est important de bien préparer l’entretien. Demandez donc dès que possible à votre collaborateur s’il est disposé à mener un tel entretien de sortie et expliquez-en brièvement l’objectif.
Vous n’avez pas eu de contacts fréquents avec le collaborateur en question en tant qu’employeur ? Dans ce cas, il est utile de vous informer au préalable, afin de bien cerner le trajet qu’a parcouru votre collaborateur au sein de votre entreprise.
Toutefois, tenez compte du fait que l’entretien de sortie relève du libre choix. Votre collaborateur peut donc décider à tout moment de ne pas y participer ou de ne pas répondre à certaines questions, par exemple. S’il choisit de ne pas mener cet entretien, respectez sa décision et n’essayez en aucun cas de le convaincre ni de l’y forcer.
Conseil 3 : prévoyez un fil rouge
Réfléchissez au préalable à ce que vous souhaitez retirer de l’entretien. En rédigeant auparavant une liste de questions, vous aurez un bon fil rouge pendant l’entretien. En outre, cela vous invite à réfléchir à l’avance à la façon dont vous souhaitez formuler le tout.
N’oubliez pas de prévoir des questions qui vous permettent d’optimiser votre entreprise.
- Comment avez-vous perçu votre travail chez nous ?
- Quels aspects de nos services amélioreriez-vous ?
- Et cetera.
Optez pour des questions ouvertes et neutres, en vue d’un entretien serein et souple. Quelques jours avant l’entretien, envoyez les questions à votre collaborateur. Ainsi, il aura une idée claire de ce qui l'attend et il pourra s’y préparer suffisamment.
Lors de l’entretien, vous remarquez que votre collaborateur ne se sent pas à l'aise face aux questions ouvertes et qu’il ne partage pas beaucoup d’information ? Posez dans ce cas quelques questions à choix multiple, comprenant un nombre limité de réponses possibles (bon, suffisant, mauvais). Cela vous permet de retirer des informations utiles, malgré un déroulement quelque peu tendu de l’entretien.
Conseil n° 4 : optez pour une ambiance ouverte et neutre
Essayez de faire au préalable tout ce que vous pouvez afin que l’entretien se déroule de la manière la plus neutre et la plus ouverte possible. Par exemple, choisissez un espace calme et privé où votre collaborateur se sentira sans doute à l'aise.
Au début de l’entretien, rappelez-en l’objectif et à quoi servira l’information partagée. Soulignez une fois de plus que ce qui se dit lors de l’entretien, restera confidentiel.
Durant l’entretien, faites preuve d’un intérêt sincère pour l’opinion de votre collaborateur, et permettez-lui de s’exprimer librement. Même si vous n’êtes pas d’accord avec le contenu de l’entretien, rien ne sert d’entamer une discussion.
Finalement, pour clôturer l’entretien, résumez brièvement le tout. Vous montrez ainsi que vous avez bien écouté et vous pouvez vérifier si vous avez correctement capté l’essentiel.
Conseil n° 5 : évaluez l’entretien
Si vous décidez de mener des entretiens de sortie, il est important que vous évaluiez l’information de manière consistante. Sans cette évaluation, les entretiens perdent leur utilité et vous avez perdu beaucoup de temps, sans plus.
Dès lors, évaluez chaque entretien individuel et tentez également d’analyser si une même tendance se dessine auprès de différentes personnes. L’ambiance de travail ou le manque de flexibilité sont des thèmes qui reviennent systématiquement ? Il est alors peut-être temps d’envisager des adaptations.
Conseil 6 : clôturez de manière agréable
Un entretien de sortie peut vous permettre de clôturer la collaboration de manière positive. Ne vous lancez pas dans une discussion, mais terminez sur une note positive. Durant l’entretien, l’expérience et le ressenti du collaborateur occupent une place centrale. Par après, vous pourrez étudier l’information, en retirer les éléments pertinents, y ajouter le bon filtre et ensuite, envisager des mesures.
Clôturez cet entretien de manière positive. Comme dernière question, évitez de demander « Qu’est-ce qui ne va pas vous manquer ? » ou « En quoi aurait-on pu faire mieux ? », mais optez plutôt pour « Que vous rappellerez-vous avec plaisir ? » ou « Quel est votre meilleur souvenir ? ». Remerciez votre collaborateur pour son engagement durant les années écoulées et pour l’entretien, et souhaitez-lui bonne chance pour son nouveau défi.
Conseil n° 7 : faites appel à un consultant
De nombreux employeurs sont réticents face aux entretiens de sortie, parce qu’ils ne savent pas trop comment le mener ou parce qu’ils préfèrent ne pas aborder un sujet aussi délicat et difficile. Il n’est jamais agréable de mener un tel entretien, ni pour les petites, ni pour les grandes entreprises.
Il peut donc vous être utile en tant qu’employeur de faire appel à un consultant, pour savoir comment vous y prendre. Avec un consultant d’entreprise Liantis, vous pouvez tout apprendre en ce qui concerne la communication, les techniques d’entretien, l’art de diriger, et cetera. Vous aurez ainsi en mains tous les atouts pour retirer un maximum d’un entretien.
