Een correcte boekhouding voeren, is wettelijk verplicht. Maar een foutloze boekhouding is ook voor jou erg belangrijk. Zo heb je zicht op de financiële gezondheid van je bedrijf en kan je de fiscus de nodige informatie voorleggen. We zetten de basisregels van een degelijke boekhouding voor jou op een rijtje.
Vereenvoudigde versus volledige boekhouding
In een boekhouding staat informatie over alle verrichtingen die in je onderneming gebeuren. Afhankelijk van de juridische vorm van je zaak en de omzet die je draait, moet je een volledige of vereenvoudigde boekhouding voeren. In beide soorten moeten alle verrichtingen in je bedrijf voldoende gedocumenteerd zijn met bijvoorbeeld facturen en rekeninguittreksels. Heb je de keuze, ga dan voor een elektronische boekhouding. Die is transparant, werkt sneller en verkleint de papierberg.
Mag ik een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Kies je voor een eenmanszaak en haal je een jaarlijkse omzet (exclusief btw) van maximaal 500.000 euro, dan volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Ook als je start onder de vorm van een maatschap, commanditaire vennootschap (CommV) of vennootschap onder firma (VOF), mag je, op voorwaarde dat je jaarlijks niet meer dan 500.000 euro omzet (exclusief btw) draait, een vereenvoudigde boekhouding voeren.
Wat houdt de vereenvoudigde boekhouding in?
Dat betekent dat je dagelijks je financiële dagboeken (kas- en bankboek) moet invullen en ook op regelmatige basis een aan- en verkoopboek moet bijhouden. Daarnaast stel je jaarlijks een inventarisatieboek en jaarrekening op.
- De financiële dagboeken geven een overzicht van alle contante verrichtingen (kasboek) en alle transacties via de bankrekening (bankboek).
- In het aankoopboek hou je alle inkomende facturen bij.
- In het verkoopboek noteer je alle uitgaande facturen.
- Het inventarisatieboek omvat een beschrijving en waardering van de voorraad en moet minstens een keer per jaar worden opgemaakt.
- Elk jaar wordt ook een interne jaarrekening opgesteld, maar je bent niet verplicht om ze openbaar te maken.
Wie moet een volledige boekhouding voeren?
Werk je onder een andere vennootschapsvorm of is de jaarlijkse omzet (exclusief btw) van je onderneming hoger dan 500.000 euro, dan ben je verplicht om een volledige boekhouding te voeren. Die houdt extra administratie in: een rekeningstelsel (met activa en passiva) en een uitgebreide jaarrekening met balans, een resultatenrekening en toelichting.
Wat houdt een volledige boekhouding in?
- In het dagboek of journaal schrijf je alle verrichtingen. Ze moeten correct (volledig, chronologisch en zonder uitstel) worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek of een hulpdagboek. Je hulpdagboek mag eventueel gesplitst zijn in bijzondere hulpdagboeken. Al die verrichtingen worden bovendien voortdurend ingeschreven in of overgebracht naar de rekeningen waarop ze betrekking hebben. Eens per maand worden de verrichtingen in een centraal boek samengevat.
- Een rekeningstelsel is een gestructureerd plan waarin alle rekeningen worden ondergebracht. Dat rekeningenstelsel is afgestemd op je bedrijf volgens de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel (dat is vastgesteld in het KB van 12 september 1983).
- Minstens één keer per jaar moet je zorgvuldig in een boek een inventaris opmaken van de voorraden, de bezittingen, vorderingen en schulden. Ook hier moet je de indeling van het rekeningstelsel respecteren.
- Jaarlijks ben je ook verplicht om een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, waarvan een afschrift wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Overleg met je accountant of belastingadviseur
Een goede boekhouding voeren, is een tijdrovende klus. Maak daarom goede afspraken met je accountant over wat jij op jou neemt en wat je liever of beter door je accountant laat doen. Voor een lijst van accountants in jouw regio, kan je terecht bij het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (IBA).
