Werk uitbesteden als zelfstandige: minder administratie, meer tijd voor je kerntaken

Raak je al snel bedolven onder het papierwerk? Al vanaf je start doe je er goed aan je administratie zorgvuldig bij te houden. Zo kom je later niet in de problemen. Tenminste, als je effectief daad bij woord voegt en je paperassen op orde houdt. Merk je dat je niet aan je administratie toekomt of steeds uitstelt, dan is een externe partner het overwegen waard. Die kan je een hoop tijd besparen. 

Welke taken besteed je uit en wie schakel je daarvoor in?

Facturatie

Na de lancering van je zaak, mag je facturen uitsturen naar klanten. Zelf zal je er ontvangen van je leveranciers. Om het overzicht niet te verliezen kan je een partner inschakelen die je facturen opstelt en bijhoudt.

TIP! Hulp nodig bij het opstellen en beheren van je facturen? Lees deze tips!

Je boekhouding: gedeeltelijk of volledig uitbesteden

Je facturen correct bijhouden is maar een deel van een correcte boekhouding. Je boekhouding omvat alle verrichtingen die in je onderneming gebeuren. Welke soort boekhouding je moet voeren – een vereenvoudigd of een dubbele- hangt af van de grootte van je onderneming en je rechtsvorm.

Je hebt de mogelijkheid om je boekhouding volledig door een boekhouder te laten beheren, maar je kan ook bepaalde aspecten uitbesteden. Denk aan jouw btw-aangifte.

Grotere ondernemingen doen meestal (ook) beroep op een accountant. Die voert eerder controlerende taken uit waarvoor een boekhouder niet bevoegd is en waakt over je financiële structuur. Ze checken bijvoorbeeld de jaarrekeningen die de boekhouder opstelt. Ze hebben onder andere meer fiscale kennis en dragen een beschermde titel. Een accountant kost je dus ook meer.

TIP! Wil je meer weten over je boekhoudingkundige verplichtingen als zelfstandige? Download dan het gratis e-book voor ondernemers.

Loonadministratie

Heb je een of meerdere werknemers in dienst? Dan weet je dat je dat er een hoop papierwerk bij komt kijken. En niet altijd het meest eenvoudige papierwerk. Daarom maken veel bedrijven gebruik van een sociaal secretariaat. Naast bijvoorbeeld de maandelijkse loonberekening nemen zij ook jouw personeelsadministratie voor hun rekening. Zo hoef jij niet wakker te liggen van cao’s, arbeidsreglementen of de arbeidswetgeving.

Ontdek wat een sociaal secretariaat precies doet.

Selectie en rekrutering van (tijdelijke) werknemers

Een geschikte medewerker vinden, is een tijdrovende zaak. Het zou leuk zijn, maar die eerste kandidaat is zelden meteen de medewerker die je zoekt. Naast het publiceren van een vacature, opvolgen van sollicitanten, interviews, … heb je nog een zaak te runnen. Dan is de zoveelste kandidaat spreken er soms te veel aan.

Daarom doen heel wat zaakvoerders beroep op een expert die enkel kandidaten voorstelt die bij je onderneming passen. Als je niet zeker bent of je een vaste medewerker nodig hebt, is een tijdelijke medewerker aanwerven ook een optie.

De voor- en nadelen van werk uitbesteden

Natuurlijk heeft het uitbesteden van werken enkele troeven en minpunten. Aan jou om uit te maken welke voor jou doorwegen.

Voordelen:

• Je hebt meer tijd om je te focussen op je kerntaken.
• Een expert zal sneller en nauwkeuriger dan jou dezelfde taken afwerken.
• Het komt het evenwicht tussen je leven en werk ten goede.
• Je hebt nooit te weinig of te veel personeel in dienst (als je voor tijdelijke tewerkstelling kiest).
• Je hebt geen rekruteringskosten en bijkomende logistieke kosten (zoals een nieuw kantoor voor je nieuwe medewerker) nodig.
• Je loopt minder risico op boetes omdat een expert je administratie regelt.
• Je haalt meteen de ontbrekende kennis in huis, zonder een nieuwe medewerker aan te werven.
• Je kan rekenen op hun advies en snel bijsturen waar nodig.

Nadelen:

• Je hebt wat minder zicht op de actuele financiële staat van je zaak.
• Alles wat je zelf niet doet, daar betaal je voor. Hulp inschakelen is bijgevolg een extra kost die je niet mag onderschatten.
• Heldere communicatie met een externe partner is niet altijd evident. Maak hierover duidelijke afspraken.
• Je hebt minder controle, moeilijk voor wie graag de touwtjes strak in handen heeft.
• Je huidige personeel is niet altijd blij met het uitbesteden van bepaalde taken
  
  

Kortom, een expert inschakelen zorgt voor een aantal zeer concrete voordelen: je werklast vermindert (aanzienlijk), bovendien werkt hij sneller, nauwkeurig en is hij beter in staat op te volgen en bij te sturen. Dat heeft natuurlijk een prijs en je moet in staat zijn om wat controle los te laten, zodat je externe partner zijn werk kan doen.