Als zelfstandige weet je dat je tijd kostbaar is, elke minuut telt. Gelukkig bestaan er manieren om je tijd zo goed mogelijk in te zetten. Ontdek hoe je met de Eisenhower Matrix je taken prioriteert en tijdverspillers delegeert of elimineert.
Eisenhower is een naam die een belletje doet rinkelen. In een ver verleden was hij de 34e president van de Verenigde Staten. Voor zijn presidentschap zat Eisenhower in het leger. Daar was hij verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van invasies. Hij had de ongelofelijke kracht om productief te werken gedurende een lange periode (weken, maanden en zelf jaren). Daarom bestudeerden velen zijn timemanagement, taakbeheer en productiviteit. Zijn meest bekende productiviteitsstrategie is de Eisenhower Matrix.
Hoe werkt het?
De Eisenhower Matrix is een beslissingstool die je helpt om taken te prioriteren. Door na te gaan of een opdracht jouw tijd en energie wel waard is, schrap je tijdverspillers. Zo focus je enkel nog op die zaken die je helpen je doelen behalen. De strategie om actie te ondernemen en taken te organiseren is simpel. Met behulp van de beslissingsmatrix maak je een onderverdeling tussen je taken op basis van 4 mogelijkheden:
- dringend en belangrijk: taken die je onmiddellijk moet afwerken;
- belangrijk maar niet dringend: taken die je inplant voor later;
- dringend, maar niet belangrijk: taken die je moet delegeren;
- niet-dringend of onbelangrijk: tijdverspillende taken die je niet moet doen.
Het voordeel aan deze manier van werken is dat het zowel geldt voor je langetermijnplanning (weekplanning) als voor je kortetermijnplanning (dagplanning).
Het verschil tussen dringend en belangrijk
Op dringende taken moet je meteen reageren: urgente e-mails, telefoontjes, een probleem ... Belangrijke taken dragen bij aan het behalen van je langetermijnmissie, waarden en doelen. Die ene klant binnenhalen, bijvoorbeeld.
Het onderscheid maken tussen dringende en belangrijke taken is simpel als je het af en toe probeert. Maar hier voortdurend een onderscheid in maken, kan lastig zijn. Doe dus regelmatig opnieuw de oefening, zodat je het onder de knie krijgt. Zo leer je snel en krachtig beslissingen nemen en consistent tijd winnen.
Hoef ik die ene taak wel te doen?
Om productief te werken is het belangrijk om te bepalen welke taken je tijd NIET waard zijn. Is een taak niet-dringend of onbelangrijk? Vraag jezelf dan af of je die wel echt hoeft uit te voeren. Jouw tijd is een van de kostbaarste middelen die je hebt, besteed die dus slim. In plaats van de hele avond door te werken om pietluttige taken af te krijgen, stel prioriteiten en beslis om dit soort taken te delegeren of te elimineren.
Twee essentiële vragen
Van sommige taken spreekt het voor zich dat ze je tijd niet waard zijn, maar dat is niet altijd het geval. Deze twee vragen helpen je de Eisenhower Matrix goed te gebruiken:
- Welke doelen wil ik bereiken met mijn bedrijf?
- Dragen die taken uiteindelijk bij tot die doelen?
Door op deze twee vragen te antwoorden, weet je of je in een taak werk en tijd moet investeren.
Klaar om deze methode zelf te gebruiken?
Je weet nu meer over hoe de matrix werkt om taken te prioriteren. Maar hoe pas je dit concreet toe? Vul de tabel in met al je taken. Dat kan er zo uitzien:
