En tant qu’indépendant, vous avez conscience que votre temps est précieux, et que chaque minute compte. Il existe heureusement des moyens d’exploiter votre temps de manière optimale. Découvrez comment classer vos tâches par ordre de priorité et déléguer ou éliminer les pertes de temps avec la matrice d’Eisenhower.
Le nom d’Eisenhower ne vous est certainement pas inconnu. Il y a bien longtemps, il fut en effet le 34e président des États-Unis. Pendant son mandat, Eisenhower était dans l’armée, où il était responsable de la planification et de l’exécution des incursions. Il possédait cette incroyable capacité à travailler de manière productive pendant de longues périodes (semaines, mois et même années). C’est pourquoi bon nombre de personnes ont étudié sa gestion du temps, sa gestion des tâches et sa productivité. La matrice d’Eisenhower est sa stratégie de productivité la plus connue.
Comment fonctionne-t-elle ?
La matrice d’Eisenhower est un outil décisionnel qui vous aide à hiérarchiser vos tâches. En vérifiant si une tâche vaut la peine d’y consacrer votre temps et votre énergie, vous éliminez les pertes de temps. Vous vous concentrez ainsi uniquement sur les tâches qui servent vos objectifs. La stratégie pour entreprendre des actions et organiser les tâches est simple. À l’aide d’une matrice décisionnelle, vous répartissez vos tâches selon 4 critères :
- urgent et important : tâches qui requièrent un traitement immédiat ;
- important, mais pas urgent : tâches planifiées pour plus tard ;
- urgent, mais pas important: tâches à déléguer ;
- ni important, ni urgent: tâches qui constituent une perte de temps, à ne pas réaliser.
L’avantage de cette méthode de travail, c’est qu’elle s’applique tant à la planification à long terme (hebdomadaire) qu’à court terme (quotidienne).
La différence entre urgent et important
Les tâches urgentes requièrent une réaction immédiate de votre part : e-mails, appels téléphoniques, problème, etc. urgents. Les tâches importantes servent votre mission à long terme, vos valeurs et vos objectifs. Signer un contrat avec un client, par exemple.
Dissocier les tâches urgentes et importantes s’avère une opération simple si vous vous y essayez de temps en temps. Toutefois, procéder en permanence à cette dissociation peut s’avérer pénible. En pratiquant régulièrement cet exercice, vous le maîtriserez et apprendrez rapidement comment prendre des décisions et gagner du temps de manière cohérente.
Dois-je vraiment exécuter cette tâche ?
Pour travailler de manière productive, il est important de déterminer quelles tâches ne méritent PAS votre temps. Une tâche n’est ni urgente ni importante ? Interrogez-vous alors sur la réelle nécessité de l’exécuter. Votre temps est l’un des moyens les plus précieux dont vous disposez. Utilisez-le de manière intelligente. Au lieu de travailler toute votre soirée pour vous débarrasser de tâches tatillonnes, définissez des priorités et décidez de les déléguer ou de les éliminer.
Deux questions essentielles
Certaines parmi les tâches qui ne méritent pas votre temps apparaissent comme une évidence. Mais ce n’est pas toujours le cas. Ces deux questions vous aideront à bien appliquer la matrice d’Eisenhower :
- Quel objectif ai-je envie d’atteindre avec mon entreprise ?
- Ces tâches servent-elles ces objectifs ?
En répondant à ces deux questions, vous saurez si vous devez investir du travail et du temps dans une tâche.
Prêt à utiliser cette méthode ?
Vous savez à présent comment fonctionne la matrice pour classer vos tâches par ordre de priorité. Mais comment l’appliquer concrètement ? Remplissez le tableau avec l’ensemble de vos tâches. Voici à quoi il peut ressembler :
