Vous avez décidé d’engager un premier travailleur ? Félicitations ! Cette démarche entraîne toutefois de nombreuses obligations administratives. Nous les avons énumérées pour vous, afin que vous soyez certain de ne rien oublier.
Quelles démarches devez-vous entreprendre auprès d’instances officielles pour votre premier travailleur ?
INSCRIVEZ VOTRE TRAVAILLEUR À L’ONSS
Un employeur qui engage pour la première fois un ou plusieurs travailleurs doit s’inscrire auprès de l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS). Celui-ci vous attribuera un numéro d’identification qui sera utilisé pour toutes les communications ultérieures. Vous payerez ensuite une cotisation de sécurité sociale pour chaque travailleur salarié que vous occupez. Ces cotisations seront utilisées pour le versement des pensions, des indemnités de chômage, des allocations familiales…
Comment devez-vous vous inscrire à l’ONSS ? Vous pouvez le faire via le site portail de la Sécurité sociale.
AFFILIEZ-VOUS GRATUITEMENT À UNE CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES
Lorsque vous engagez votre premier membre du personnel, vous devez vous affilier dans les 90 jours civils à une caisse d’allocations familiales. Celle-ci versera des allocations familiales et des primes de naissance à tous les travailleurs qui ont des enfants à charge. L’affiliation est gratuite.
Vous pouvez vous affilier à la caisse d’allocations familiales de votre choix. Les prestataires de services RH comme Liantis ont tous leur propre caisse d’allocations familiales. Si vous ne faites pas de choix dans les 90 jours civils, vous serez automatiquement affilié à l'Agence fédérale pour les allocations familiales (Famifed).
VOUS ENGAGEZ UN OUVRIER ? AFFILIEZ-VOUS À UNE CAISSE DE VACANCES
Vous engagez des ouvriers ? Dans ce cas, vous devez vous affilier à une caisse de vacances annuelles. Contrairement aux employés, les ouvriers ne reçoivent pas leur pécule de vacances directement de l’employeur : tout passe par une caisse de vacances annuelles.
Les caisses de vacances sont financées par l’Office national des Vacances annuelles (ONVA), lequel est à son tour financé par l’ONSS. Les employeurs qui occupent des ouvriers paient donc des cotisations patronales plus élevées à l’ONSS que ceux qui occupent des employés. Vous trouverez une vue d’ensemble de toutes les caisses de vacances sur le site de l’ONVA.
PRÉVOYEZ UN SERVICE INTERNE OU EXTERNE DE PRÉVENTION
Tout employeur doit créer un service de prévention et de protection comptant au moins un conseiller en prévention. Dans les entreprises de moins de 20 travailleurs, l’employeur peut assumer lui-même le rôle de conseiller en prévention. Pour un certain nombre d’aspects spécialisés, il est tenu de se faire assister par des spécialistes.
Le service de prévention doit assister l’employeur et les travailleurs dans l’application de la réglementation en matière de bien-être des travailleurs au travail, notamment :
- En identifiant, en supprimant ou en maîtrisant les situations dangereuses et nocives pour la santé, présentes sur le lieu de travail
- En favorisant le bien-être au travail grâce à des mesures dans les domaines suivants :
- La sécurité du travail et l’examen des accidents du travail
- L’ergonomie
- L’hygiène professionnelle et la toxicologie
- L’influence de l’environnement sur les conditions de travail
- Le bien-être psychosocial au travail (approche et prévention du harcèlement, de la violence…)
- La protection de la santé des travailleurs au travail
Si le service interne de prévention ne répond pas à toutes les conditions, il doit être fait appel à un service externe de prévention tel que celui offert par Liantis, par exemple.
SOUSCRIVEZ UNE ASSURANCE ACCIDENTS DU TRAVAIL
Une assurance accidents du travail couvre les dommages corporels résultant d’accidents survenus au travail ou sur le trajet domicile-travail. En tant qu’employeur, vous êtes toujours responsable de tous les accidents liés à l’occupation de vos travailleurs. C’est pourquoi vous êtes tenu de souscrire une assurance accidents du travail auprès d’un assureur.
Quelles sont vos obligations à l’égard de vos travailleurs ?
TRANSMETTEZ À TEMPS UNE DÉCLARATION DIMONA ET DMFA
Si vous engagez un travailleur, vous devez toujours transmettre une déclaration Dimona et une déclaration DmfA. Dimona (Déclaration Immédiate) est un outil en ligne pour informer l’ONSS des engagements et départs de travailleurs. Lorsque vous engagez un travailleur, vous devez le déclarer via Dimona au plus tard au moment où ce dernier commence à travailler. De même, vous devez communiquer tout départ au plus tard le jour ouvré qui suit la résiliation du contrat de travail.
Via DmfA (Déclaration Multifonctionelle), vous devez communiquer chaque trimestre les données salariales et les données relatives aux prestation de vos travailleurs, afin que l’ONSS puisse déterminer le montant de vos cotisations sociales. En outre, ces données sont mises à la disposition des organismes chargés du versement des indemnités de maladie, des pensions, des allocations familiales, etc.
Il est important de toujours vous occuper à temps de ces déclarations. Dans le cas contraire, vos travailleurs pourraient ne pas bénéficier de tous leurs droits sociaux. Vous pouvez vous mettre en règle avec vos déclarations Dimona et DmfA via le site portail de la Sécurité sociale.
ÉTABLISSEZ UN CONTRAT DE TRAVAIL
L’établissement d’un contrat de travail semble être une condition requise lors de l’engagement d’un travailleur. Bien qu’un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée puisse en principe être conclu tacitement, il est toujours recommandé de fixer tous les accords par écrit et de les faire signer par les deux parties. Pour un contrat de travail à durée déterminée ou comportant une clause spécifique (par exemple clause d’écolage), un contrat de travail écrit doit obligatoirement être établi, puis signé par l’employeur et le travailleur.
VEILLEZ À RÉDIGER UN RÈGLEMENT DE TRAVAIL CLAIR
Tous les employeurs sont tenus d’établir un règlement de travail. Ce règlement doit contenir entre autres :
- Les horaires de travail
- Les dates des vacances annuelles collectives
- Les formalités en cas de maladie
- Les modalités de versement du salaire ainsi que le moment où ce versement est effectué
- Les délais de préavis
- Les motifs impérieux qui peuvent justifier une rupture du contrat de travail sans délai de préavis ni indemnité
- Les noms des membres du conseil d’entreprise et du comité de prévention et de protection au travail
L’employeur doit remettre une copie du règlement de travail à chaque nouveau travailleur lors de son entrée en service. En cas de modification du règlement de travail, chaque travailleur doit à nouveau en recevoir une copie. Enfin, les travailleurs doivent pouvoir consulter le règlement de travail à tout moment et dans chaque lieu d’occupation.
POUR QUELLES FONCTIONS DEVEZ-VOUS PRÉVOIR UN EXAMEN MÉDICAL ?
Certains travailleurs doivent être soumis à un examen médical par le médecin du travail au moment de l’engagement (puis périodiquement). Il s’agit par exemple des travailleurs occupant les fonctions suivantes :
- Postes de sécurité : tous les postes qui peuvent mettre en danger la sécurité et/ou la santé des travailleurs de l’entreprise ou d’autres entreprises. Par exemple les postes impliquant l’utilisation d’armes, de grues ou d’engins de levage.
- Postes de vigilance : postes qui consistent à contrôler en permanence le fonctionnement d’une installation, où un manque de vigilance pourrait menacer la sécurité et la santé d’autres travailleurs.
- Activités à risque défini : activités auxquelles sont associés des risques clairs pour la santé du travailleur (par exemple exposition à des substances chimiques, contrainte pour le dos ou stress).
- Activités liées aux denrées alimentaires : tous les travailleurs qui sont directement en contact avec des denrées ou substances alimentaires doivent disposer d’un certificat médical relatif à l’aptitude à manipuler des denrées alimentaires.
Consultez l’aperçu complet de vos obligations en tant qu’employeur en matière de surveillance de la santé.
Faites-vous assister par un secrétariat social
Comme vous pouvez le voir, l’engagement de personnel implique de nombreuses formalités. Un secrétariat social peut vous aider à vous acquitter de ces tâches fiscales et administratives. Vous pouvez vous adresser à un secrétariat social entre autres pour :
- Une aide dans l’établissement d’un règlement de travail et d’un contrat de travail
- Les déclarations et versements à des organismes officiels (Inscription à l’ONSS, déclaration Dimona…)
- Le calcul des salaires
- L’établissement des fiches fiscales annuelles
- L’administration relative à l’incapacité de travail, à l’absentéisme, à la prépension…
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