Démarrer l’onboarding de votre nouveau collaborateur lors de son premier jour de travail peut sembler logique, mais ce processus commence en réalité bien avant ce tout premier jour de travail. Quelle(s) action(s) convient-il d’entreprendre à quel moment ? 
Bienvenue à bord
L’onboarding comprend toutes les initiatives que vous prévoyez pour orienter votre nouveau collaborateur au sein de votre entreprise et de son équipe. Par le passé, un nouvel arrivant était souvent livré à lui-même, ce qui pouvait engendrer des frustrations et mener à ce que ce nouveau collaborateur jette bien vite l’éponge. Dès lors, l'on redouble d’efforts ces dernières années pour qu’un nouveau collaborateur trouve rapidement ses repères dans les procédés, la culture et le fonctionnement de l’équipe au sein de l’entreprise.
Un calendrier
L’itinéraire d’un collaborateur au sein de votre entreprise commence lors de la signature du contrat. C’est en même temps le coup d’envoi de votre plan d’onboarding. Il s'avère parfois pratique de s’appuyer sur un calendrier lors de l’établissement de la stratégie d’onboarding.
Avant le premier jour de travail
Après la signature des documents, le compte à rebours est lancé jusqu’au premier jour de travail tant attendu. Essayez de faire en sorte que ce préambule stressant soit aussi agréable que possible pour votre nouveau collaborateur. Comment ? En lui procurant des informations pertinentes et en lui donnant dès à présent un sentiment de bienvenue.
Vous pouvez par exemple envoyer un e-mail de suivi après votre dernière rencontre, pour montrer combien vous vous réjouissez de la future collaboration. Ajoutez-y éventuellement quelques informations pratiques concernant la première journée. Mentionnez par exemple le meilleur moyen de rejoindre le lieu de travail, l’heure à laquelle il est attendu et, évidemment, qui le recevra.
Présentations avec l’équipe
Durant sa première semaine de travail, votre nouveau collaborateur est confronté à de nombreux nouveaux visages et à une pléthore d’informations. Pensez à lui présenter déjà quelques personnes, notamment les collègues avec qui il travaillera quotidiennement. Plusieurs approches sont possibles. Pourquoi pas enregistrer une vidéo dans laquelle les collègues se présentent, par exemple ? Montrez-lui que l’équipe se réjouit de travailler avec lui. Vous n’êtes pas un génie des vidéos ? Un e-mail concis reprenant quelques noms et fonctions ou un organigramme est tout aussi utile. En fin de compte, chaque collaborateur tient surtout à savoir comment ses journées de travail s’organiseront. Les collègues directes ont bien évidemment une forte incidence sur ces journées.
Mises au point pratiques et buddies
Faites immédiatement toutes le demandes nécessaires pour votre nouveau collaborateur, comme pour le badge d’accès, le matériel de travail, un casier ou une armoire, une place à un des bureaux, et cetera. Lors de l’arrivée de votre nouveau collaborateur pour son premier jour de travail, tout sera ainsi disponible et installé.
Vous pensez éventuellement à désigner une marraine, un parrain ou un buddy qui se chargera d’orienter le nouveau collègue au sein de l’entreprise ? Choisissez-le dès à présent. La personne en question aura dès lors suffisamment de temps pour se préparer à son nouveau rôle.
Le premier jour de travail, expérience excitante
Le premières impressions sont importantes. Soignez donc cette première journée jusque dans les moindres détails. Prévoyez un accueil chaleureux, muni d’un calendrier de la première semaine pour votre nouvelle recrue. Le flou est générateur de stress. Apportez donc de la clarté en prévoyant dans l'agenda de votre collaborateur des rendez-vous de premières rencontres avec ses collègues. Donnez la priorité aux personnes avec qui il collaborera le plus étroitement, et passez ensuite aux autres équipes.
À faire absolument :
- L’accueil personnel
Qu’il est rassurant de retrouver un visage familier le premier jour ! Essayez donc d’accueillir personnellement votre nouveau collègue. Si c’est impossible, faites-vous remplacer par un parrain ou une marraine, prêts à accueillir le nouveau-venu. Composez également une farde ou un package de bienvenue, contenant les informations essentielles et éventuellement quelques éléments ludiques qui s'accordent à la culture d'entreprise.
- La visite guidée
Orienter une personne au sein de votre entreprise, cela suppose évidemment une visite guidée. C’est en même temps l’occasion d’avoir une première conversation informelle. Veillez à ce que le poste de travail soit déjà entièrement installé avant l'arrivée de votre nouveau collaborateur. Cela vous évite de terminer la visite sur une fausse note : un bureau vide.
- Le passage en revue des règles de sécurité
La sécurité avant tout ! Veillez à ce que votre collaborateur soit au courant dès que possible des règles de sécurité en vigueur sur le lieu de travail. Il travaillera au bureau ? Dans ce cas également, informez-le des procédures en cas d’incendie ou de blessures mineures, par exemple.
Le premier mois
Formation et partage des connaissances
Durant le premier mois, l’accent est placé sur les connaissances et le travail autonome. Planifiez les formations nécessaires afin qu'il sache comment exécuter ses tâches, mais aussi pour qu’il comprenne quels sont les objectifs de l’entreprise et comment il peut y contribuer. Veillez à ce qu’il puisse se former en tranches logiques et accessibles, et donnez-lui le temps d’assimiler ces informations et de les mettre en pratique dans ses tâches journalières.
Prévoyez aussi régulièrement des réunions afin de parcourir à vous deux comment tout se déroule, s’il y a des questions, et cetera. Un nouveau collaborateur plutôt timide se sentira ainsi plus à l'aise pour poser des questions. Si des difficultés se présentent, vous êtes en mesure de réagir rapidement et d’intervenir.
Y a-t-il des atomes crochus ?
La première semaine a peut-être été très chargée, mais n’oubliez pas de prévoir du temps pour l’intégration entre collègues. Prend-on les repas à tour de rôle ou en groupes restreints ? Dans ce cas, prévoyez un lunch avec toute l’équipe. Cela permet de renforcer les liens dans un contexte informel. Informez-vous aussi auprès des membres de l’équipe de leur perception du nouveau collègue et de ses progrès.
Au bout de six mois : un moment d’évaluation
Comme le nouveau collaborateur n’est déjà plus bleu foncé, il est judicieux d’évaluer comment les choses se sont passées jusqu’à présent.
- S’est-il entièrement intégré et peut-il travailler de manière tout à fait autonome ?
- Comment a-t-il perçu la période écoulée ?
- A-t-il des atomes crochus avec l'équipe ?
- Y a-t-il des frustrations ?
- Lui faut-il des formations supplémentaires ?
- Et cetera.
Il est important d'ajouter un regard en avant au regard en arrière. Pour de nombreux collaborateurs, les possibilités d’évolution, tant horizontales que verticales, jouent un rôle clé. Vous remarquez que certaines tâches lui vont mieux que d’autres ? Parlez à fond de ses progrès et enquérez-vous de son expérience et de sa vision. S’il exprime certaines critiques, profitez-en pour peaufiner votre processus d’onboarding.
