Het lijkt logisch dat je start met onboarding op de eerste werkdag van je nieuwe werknemer, maar eigenlijk begint onboarding nog vóór die allereerste werkdag. Welke actie(s) onderneem je op welk moment?
Welkom aan boord
Onboarding slaat op het geheel van initiatieven die je voorziet om een nieuwe werknemer wegwijs te maken in je organisatie en het team. Vroeger werd een nieuwe aanwinst al eens aan zijn lot overgelaten, wat kon zorgen voor frustratie, waardoor die nieuwe werknemer soms al snel de handdoek in de ring gooide. Daarom worden er de laatste jaren steeds meer inspanningen geleverd om een nieuwe collega snel wegwijs te maken in de processen, de cultuur en de teamwerking binnen de organisatie.
Een tijdlijn
De weg die een werknemer aflegt binnen jouw organisatie begint bij het tekenen van het contract. Dat is ook meteen het startschot voor je onboardingsplan. Soms is het handiger om bij het opstellen van je onboardingstrategie te werken met een tijdlijn.
Vóór de eerste werkdag
De papieren zijn getekend en nu is het aftellen naar die langverwachte allereerste werkdag. Probeer die zenuwachtige aanloop naar de eerste dag zo fijn mogelijk te maken voor je nieuwe medewerker. Dat bereik je door hem relevante informatie te bezorgen en hem nu al welkom te laten voelen
Stuur bijvoorbeeld een opvolg-e-mail na je laatste ontmoeting om duidelijk te maken dat je ernaar uitkijkt om samen te werken. Voeg eventueel wat praktische info toe over die eerste dag. Vermeld bijvoorbeeld de beste manier om de werkplek te bereiken, rond welk tijdstip je hem verwacht en wie hem zal opwachten natuurlijk.
Kennismaken met het team
Tijdens de eerste week krijgt je nieuwe werkkracht heel veel nieuwe gezichten te zien en een hoop informatie te verwerken. Overweeg al een aantal mensen voor te stellen, zoals de collega’s met wie hij dagelijks zal samenwerken. Dat kan je op heel wat verschillende manieren doen. Neem eventueel een filmpje op waarin de collega’s zich even voorstellen. Laat hem merken dat je er als team naar uitkijkt om samen te werken. Geen videowonder? Een korte e-mail met wat namen, functies of een organigram zijn ook waardevol. Uiteindelijk wil elke werknemer vooral weten hoe zijn werkdagen eruit zullen zien. En daar maken de directe collega’s natuurlijk een groot deel van uit.
Praktische checks en buddies
Vraag meteen alles aan voor je nieuwe medewerker, zoals een toegangsbadge, werkmateriaal, een locker of kastje, een plaats aan een bureau … Zo is alles op de eerste werkdag beschikbaar en geïnstalleerd voor de komst van je nieuwe medewerker.
Wil je eventueel werken met een meter, peter of buddy die het op zich neemt om de nieuwe collega wegwijs te maken binnen het bedrijf? Dan stel je die het best nu al aan. Zo heeft de persoon in kwestie ook genoeg tijd om zich voor te bereiden op zijn nieuwe rol.
Die spannende eerste werkdag
Eerste indrukken zijn erg belangrijk, bereid die eerste dag dus steeds tot in de puntjes voor. Zet in op een warm onthaal mét een weekplan voor je nieuwe aanwinst. Onzekerheid zorgt voor stress. Door in de agenda van je medewerker afspraken in te plannen om kennis te maken met anderen druk je die de kop in. Laat de mensen waarmee hij het meest mee zal samenwerken eerst aan bod komen en breid verder uit naar andere teams.
Zeker doen:
- Persoonlijk verwelkomen
Het is fijn als je op je eerste dag een bekend gezicht ziet. Probeer dus steeds zelf persoonlijk te verwelkomen. Lukt dat echt niet, zorg er dan voor dat er een meter of peter klaarstaat om de nieuwe collega te verwelkomen. Stel ook een welkomstmap of -pakket samen met alle belangrijke informatie en eventueel wat ludieke elementen, die bij je bedrijfscultuur passen. - Een rondleiding geven
Iemand wegwijs maken in het bedrijf kan niet zonder rondleiding. Het is een uitgelezen kans om op een ongedwongen manier al een praatje te slaan. Zorg dat de werkruimte al volledig uitgerust is voor de komst van je nieuwe medewerker, zo eindigt je rondleiding niet in mineur, bij een leeg bureau. - De veiligheidsregels overlopen
Safety first! Zorg ervoor dat je medewerker zo snel mogelijk op de hoogte is van alle veiligheidsregels die op de werkvloer gelden. Zal hij op kantoor werken? Ook in dat geval licht je hem in over procedures bij brand of lichte verwondingen bijvoorbeeld.
De eerste maand
Opleiding en kennisdelen
Tijdens de eerste maand ligt de focus op kennis en zelfstandig werken. Plan de nodige opleidingen in zodat hij weet hoe hij zijn taken dient uit te voeren, maar ook begrijpt waar de organisatie naartoe wil en hoe hij kan bijdragen. Zorg ervoor dat je hem in logische, hapklare brokken laat bijleren en geef hem wat tijd om die informatie te verwerken en te gebruiken bij zijn dagelijkse taken.
Plan ook op regelmatige basis meetings in, waarbij je met z’n tweeën overloopt hoe het loopt, of er vragen zijn … Voor nieuwe werknemers die misschien wat verlegen zijn, verlaagt dat de drempel om vragen te stellen. Mocht er iets spaak lopen, kan je kort op de bal spelen en snel ingrijpen.
Klikt het?
Misschien was de eerste werkweek wat te druk, maar maak wel tijd voor wat integratie onder de collega’s. Wordt er in shiften of verschillende groepjes gegeten? Ga dan eens met het hele team lunchen, zo worden banden versterkt in een informele setting. Hoor ook bij de andere teamleden hoe zij je nieuwe medewerker en zijn vooruitgang aanvoelen.
Na zes maanden: evaluatiemoment
Nu de nieuweling niet meer zo groen achter de oren is, doe je er goed aan om te evalueren hoe het tot nu toe is gelopen.
- Is hij helemaal ingewerkt en kan hij volledig zelfstandig werken?
- Hoe heeft hij de voorbije periode ervaren?
- Klikt het met het team?
- Zijn er frustraties?
- Heeft hij bijkomende opleidingen nodig?
- …
Naast terugblikken is het ook belangrijk om naar de toekomst te kijken. Doorgroeimogelijkheden, zowel horizontaal als verticaal, zijn immers belangrijk voor heel wat medewerkers. Merk je dat bepaalde taken hem beter liggen dan andere? Bespreek zijn vooruitgang uitgebreid en vraag naar zijn ervaring en visie. Gebruik eventuele punten van kritiek om je onboardingsproces bij te schaven.
