Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Dans le monde des entreprises, son impact sur le traitement des données client est au centre de l’attention. Mais aviez-vous déjà songé au traitement des données personnelles de vos propres collaborateurs ? Voici 4 conseils pratiques afin de bien ajuster votre politique RH au RGPD.
Outre les données des clients et fournisseurs, pratiquement chaque entreprise récolte et traite les données de ses propres collaborateurs. Vous avez ainsi besoin de certaines données individuelles (nom, adresse...) pour calculer les salaires des membres de votre équipe. Vous devrez bientôt tenir compte des règles du RGPD dans ce cadre. Qu’est-ce que le RGPD va changer concrètement ?
1. Adaptez votre reglement de travail
La nouvelle législation exige que vous informiez tous les collaborateurs du traitement réservé à leurs données personnelles. Cela signifie concrètement que chaque employeur va devoir adapter le règlement de travail et y indiquer clairement quelles données sont traitées et à quelles fins.
2. Informez vos candidats
Lorsqu’une personne postule, vous devez informer le candidat de tout ce que vous ferez avec ses données. Si le règlement de travail s’en charge pour vos collaborateurs, celui-ci n’est pas (encore) applicable aux candidats. Présentez à chaque candidat un document à signer par lequel il déclare marquer son accord avec le fait que ses données seront utilisées dans le cadre de la procédure de recrutement.
3. Adoptez des conventions claires avec vos travailleurs
En tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable de la protection des données des travailleurs mais aussi de vos clients et fournisseurs. Vos collaborateurs portent donc une grande responsabilité lorsqu’il s’agit de collecter et de traiter leurs données. Pour cette raison, adoptez des conventions claires avec les membres de votre équipe pour détailler ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire.
4. Tenez a jour un registre des activites de traitement
Ce n’est pas toujours simple de conserver une vue d’ensemble sur toutes les données personnelles que vous gérez en tant qu’entreprise. La législation du RGPD vous contraint toutefois à tenir à jour un registre des activités de traitement dans lequel vous présentez de manière succincte toutes les données personnelles que vous collectez et traitez ainsi que leur finalité. Faites-y figurer les données des clients et fournisseurs et n’oubliez surtout pas d’indiquer les données traitées dans le cadre de votre politique RH.
Preparez votre politique RH au RGPD
Ces conseils à l’esprit, vous pouvez vous préparer en tant que chef d’entreprise et relever ces défis avec succès. Nous avons élaboré des documents modèles qui vous permettront de vous mettre au travail sans plus attendre.
