Les élections sociales au sein de votre organisation sont terminées et les résultats sont connus. Et maintenant ? C’est le moment de penser à l’organisation pratique du conseil d’entreprise (CE) et du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT). Il convient de mettre les nouveaux organes de concertation en place et d’en assurer la coordination. Vous devez pour ce faire planifier une réunion d’installation, lors de laquelle les nouveaux délégués seront consacrés dans leur fonction. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du déroulement de ces étapes.
À l’issue des élections sociales quadriennales, les représentants des travailleurs élus et les représentants patronaux désignés intègrent le conseil d’entreprise et le CPPT. Lors de la première réunion de ces organes, des accords sont pris en vue de garantir la continuité aisée de la concertation sociale au sein de votre entreprise.
La réunion d’installation remplit plusieurs fonctions essentielles :
- conclusion d’accords en vue des prochaines réunions ;
- établissement du règlement d’ordre intérieur;
- désignation du président et du secrétaire.
La réunion d’installation n’est pas seulement une obligation formelle. Elle est aussi l’occasion de formuler des lignes directrices et de prendre certaines décisions pratiques. Une réunion d’installation efficace de votre CE et CPPT marque le coup d’envoi réussi de la concertation sociale au sein de votre entreprise. En tant qu’employeur, vous avez donc tout intérêt à bien vous préparer.
La réunion d’installation pas à pas
Quand organiser la réunion d'installation ?
La loi stipule que la réunion d'installation du CE ou du CPPT doit se tenir dans les trente jours qui suivent l’expiration du délai de recours contre le résultat des élections sociales. Dans la pratique, la réunion doit être organisée dans les 45 jours suivant le jour des élections. Ceci est dû au fait que les élections sociales peuvent être contestées jusqu’à quinze jours après le scrutin. Dans les entreprises ayant déjà un conseil d’entreprise, la réunion d’installation est en principe organisée dans un délai plus court.
Les représentant des travailleurs élus et les représentants patronaux sont tous formellement invités à assister à la réunion d’installation. En cas d’empêchement, tout membre effectif a le droit de se faire remplacer à la réunion par un membre suppléant.
Durant la réunion d'installation du CE ou du CPPT, les personnes suivantes sont désignées :
- le président,
- le vice-président,
- le secrétaire,
- le secrétaire suppléant.
Il est en outre souhaitable de fixer immédiatement les règles concernant les dates des réunions futures et la reprise d’un éventuel règlement d’ordre intérieur existant dans les organisations qui disposaient déjà d’une structure de concertation sociale interne.
Présidence de la réunion d’installation
Que ce soit pour le CE ou le CPPT, la première réunion est présidée par le chef d’entreprise ou un membre mandaté de la délégation patronale. Le secrétaire, pour sa part, est un membre de la délégation des travailleurs.
- Au sein du conseil d’entreprise, le secrétaire est élu parmi les représentants des travailleurs.
- Au sein du CPPT, le secrétaire est par définition le chef du service interne pour la prévention et la protection au travail.
Règlement d’ordre intérieur du conseil d’entreprise
Chaque conseil d’entreprise doit disposer d’un règlement d'ordre intérieur. Celui-ci comprend au minimum dix points légalement obligatoires, auxquels peuvent bien sûr s’en ajouter d’autres. Certaines commissions paritaires ont d’ailleurs élaboré un règlement d’ordre intérieur type pertinent pour leur secteur.
Voici un aperçu des points devant obligatoirement figurer dans le règlement :
- le délai maximal d’inscription d’un nouveau point à l’ordre du jour par un membre du conseil d’entreprise ;
- le délai de convocation aux réunions ;
- le contenu de la convocation mentionnant les points à l’ordre du jour (par exemple, une description sommaire, ou plutôt l’ajout d’annexes détaillées) ;
- le rôle du président et les modalités de son remplacement, le cas échéant ;
- le rôle du secrétaire et les modalités de son remplacement, le cas échéant ;
- les règles à observer dans le cadre du déroulement des réunions ;
- les modalités de rédaction et d’approbation des procès-verbaux ou du compte-rendu des réunions et de la communication de ceux-ci à chaque membre du conseil ;
- la manière dont les collaborateurs sont informés des activités du conseil d’entreprise ;
- le mode de conservation des archives du conseil d’entreprise et les modalités de consultation de celles-ci ;
- la procédure de modification du règlement d’ordre intérieur.
Règlement d’ordre intérieur du CPPT
Le CPPT est lui aussi légalement tenu de rédiger un règlement d’ordre intérieur. Les mentions obligatoires sont moins nombreuses que pour le CE et portent essentiellement sur les règles régissant le déroulement pratique des réunions et le quorum de présences requis pour voter valablement lors des réunions. Vous trouverez la liste des points à reprendre dans ce règlement sur le site du SPF ETCS.
Réunions consécutives et poursuite de la concertation sociale structurelle
Tant le conseil d'entreprise que le CPPT se réunissent au moins une fois par mois. Une réunion doit également être convoquée lorsqu’au moins un tiers des représentants des travailleurs en expriment la demande.
Certains événements survenant au sein de l’entreprise donnent aussi automatiquement lieu à une réunion spécifique du conseil d’entreprise. L’examen des informations économiques et financières relatives à l’entreprise, par exemple, a toujours lieu lors d’une réunion extraordinaire du CE. De même, les mesures ayant un impact significatif sur la situation financière ou sur l’effectif de l’entreprise (par exemple, l’annonce d’une vague de licenciements) doivent faire l’objet d’une réunion spécifique.
