De sociale verkiezingen in je organisatie zijn achter de rug en de uitslag is bekend. Wat nu? Tijd voor de praktische organisatie van je ondernemingsraad (OR) of Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW). Die nieuwe overlegorganen moet je opzetten en coördineren. Dat doe je in zogeheten installatievergadering, waarmee je meteen ook de nieuwe vertegenwoordigers bekrachtigt in hun functie. Hieronder vind je een overzicht van hoe dat verloopt.
Na afloop van de vierjaarlijkse sociale verkiezingen worden de verkozen werknemersafgevaardigden en de aangeduide bedrijfsvertegenwoordigers opgenomen in de ondernemingsraad en het CPBW. In de eerste vergadering van die organen worden afspraken vastgelegd die de vlotte continuïteit van het sociaal overleg in je onderneming verzekeren.
Een installatievergadering heeft enkele belangrijke functies:
- Afspraken over toekomstige vergaderingen vastleggen,
- Vaststellen van het huishoudelijk reglement,
- Aanduiden van de voorzitter en secretaris.
Een installatievergadering is niet alleen een formele verplichting, maar biedt ook de kans om krijtlijnen uit te werken en praktische zaken vast te leggen. Een efficiënte installatievergadering van je OR en CPBW betekent een vlotte start van je intern sociaal overleg. Als werkgever bereid je je dus maar beter grondig voor.
Installatievergadering stap voor stap
Wanneer de installatievergadering organiseren?
Volgens de wet moet de installatievergadering van een OR of CPBW plaatsvinden binnen dertig dagen na het vervallen van de bezwaartermijn voor de resultaten van de sociale verkiezingen. In de praktijk moet de vergadering worden georganiseerd binnen 45 dagen na de verkiezingsdag. Dat komt omdat sociale verkiezingen tot 15 dagen na de stemming kunnen worden betwist. In bedrijven waar al een ondernemingsraad bestaat, wordt er meestal niet zo lang gewacht met de organisatie van de installatievergadering.
Zowel de verkozen werknemersvertegenwoordigers als de werkgeversafgevaardigden worden formeel uitgenodigd om aanwezig te zijn op de installatievergadering. Een lid dat verhinderd is, heeft het recht om een plaatsvervangend lid af te vaardigen naar de bijeenkomst.
Tijdens de installatievergadering van de OR of het CPBW maak je afspraken over de:
- voorzitter,
- ondervoorzitter,
- secretaris,
- plaatsvervangende secretaris.
Daarnaast stel je ook best meteen een regeling op over toekomstige vergaderdata en de overname van een eventueel bestaand huishoudelijk reglement in organisaties die voordien ook al over intern sociaal overleg beschikten.
Leiding over de installatievergadering
Zowel de eerste vergadering van de OR als het CPBW wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd of een gemachtigd lid van de werkgeversvertegenwoordiging. De secretaris is op zijn beurt een werknemersafgevaardigde.
- In de ondernemingsraad wordt de secretaris gekozen uit één van de werknemersvertegenwoordigers.
- In het CPBW is de secretaris per definitie het hoofd van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad
Elke ondernemingsraad moet beschikken over een huishoudelijk reglement. Dat bevat minimaal tien wettelijk verplichte punten. Die mogen uiteraard nog uitgebreid worden met andere items. Sommige paritaire comités voorzien trouwens een eigen model van huishoudelijk reglement voor hun sector.
Een overzicht van de verplichte onderwerpen in het reglement:
- De maximale termijn voor de inschrijving van een nieuw agendapunt door een lid van de ondernemingsraad.
- De termijn voor de oproeping van een nieuwe vergadering.
- De inhoud van de oproeping waarin de agendapunten vermeld worden (bijvoorbeeld een summiere beschrijving, of net met gedetailleerde bijlagen).
- De taak van de voorzitter en de voorwaarden voor zijn of haar eventuele vervanging.
- De taak van de secretaris en de voorwaarden voor zijn of haar eventuele vervanging.
- De na te leven regels in verband met het praktische verloop van de vergaderingen.
- De modaliteiten voor het opstellen en het goedkeuren van de notulen of het verslag van de vergaderingen en de kennisgeving ervan aan elk lid van de raad.
- De manier waarop het personeel wordt ingelicht over de activiteiten van de ondernemingsraad.
- De manier van bewaring van de archieven van de ondernemingsraad en de inzagemogelijkheden ervan.
- De procedure tot wijziging van het huishoudelijk reglement.
Huishoudelijk reglement van het CPBW
Ook het CPBW is bij wet verplicht om een huishoudelijk reglement op te stellen. De minimale vereisten zijn beperkter dan die voor de OR en draaien vooral om regels rond het praktische verloop van de vergaderingen en het minimale aantal aanwezigen voor een geldige stemming tijdens vergaderingen. De inhoudelijke punten van dit reglement vind je op de website van de FOD WASO.
Vervolgvergaderingen en verder structureel overleg
Zowel de ondernemingsraad als het CPBW vergaderen minstens één keer per maand. Daarnaast moet er ook een vergadering worden belegd als minstens één derde van de personeelsafgevaardigden daarom vraagt.
Bepaalde gebeurtenissen in een bedrijf gaan ook automatisch gepaard met een bijzondere vergadering van de ondernemingsraad. Zo wordt de economische en financiële voorlichting altijd onderzocht in een buitengewone bijeenkomst van de OR. Ook plannen die mogelijk een wezenlijke impact hebben op de financiële toestand of het personeelsbestand (bijvoorbeeld een geplande ontslagronde), moeten apart worden behandeld in een bijzondere vergadering.
