Voici une liste de contrôle pratique à suivre lorsque votre collaboratrice est enceinte

Votre collaboratrice vous annonce qu’elle attend un heureux événement. Quelle bonne nouvelle, même si une grossesse s’accompagne de toute une série d’aspects pratiques à prendre en compte. De l’annonce à l’accouchement : à quoi devez-vous penser en tant qu’employeur ? Et que devez-vous communiquer à votre collaboratrice ? Nous vous résumons les principaux points ci-dessous.

Durant la grossesse

Dès que votre collaboratrice vous annonce sa grossesse, vous devez en tant qu’employeur prendre en compte certains éléments. Nous répondons ci-dessous à une série de questions importantes :

• Combien de temps dure le congé de maternité ?
• Protection de la maternité : votre collaboratrice peut-elle exercer son travail ?
• Protection contre le licenciement : puis-je licencier ma collaboratrice enceinte ?
• Examen de grossesse durant les heures de travail : est-ce autorisé ?
  
  

À combien de semaines de congé de maternité votre collaboratrice a-t-elle droit ?

Votre collaboratrice enceinte a droit à un congé de maternité de quinze semaines (105 jours calendrier) ou de dix-neuf semaines (133 jours calendrier) dans le cas d'une naissance multiple. Ce congé se subdivise en :

• repos prénatal avant l’accouchement :
  • un congé facultatif de cinq semaines (sept semaines dans le cas d'une naissance multiple) ;
  • un congé obligatoire d’une semaine avant la date présumée d’accouchement.

• congé postnatal ou congé de maternité :
  • il débute le jour de l’accouchement ;
  • il dure minimum neuf semaines à compter de la date d’accouchement ;
  • il est prolongé du congé prénatal non pris ;
  • les dix derniers jours peuvent éventuellement être pris séparément.

En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas refuser ce congé mais la collaboratrice n’est pas non plus tenue de le prendre. La règle veut que la collaboratrice soit libre de décider si elle prend le congé de maternité et à partir de quand.

Demandez-lui de vous remettre à temps un certificat médical reprenant la date présumée de l’accouchement. Ce certificat doit vous être fourni au plus tard sept semaines (ou neuf semaines en cas de naissance multiple) - à compter en jours calendrier- avant la date présumée de l’accouchement.

Protection de la maternité : votre collaboratrice peut-elle exercer sa fonction en toute sécurité ?

La fonction de votre collaboratrice est-elle risquée pour son/ses bébé(s) ? Dans ce cas, au vu de la protection de la maternité, elle ne peut plus exercer ces tâches spécifiques durant sa grossesse et l’allaitement.

L’analyse des risques de l’entreprise détermine le plus souvent les fonctions concernées. Si la fonction comporte certains risques, il est préférable de vous concerter avec le médecin du travail afin de déterminer s’il est possible de proposer un travail adapté à votre collaboratrice.

Protection contre le licenciement : puis-je licencier ma collaboratrice enceinte ?

Durant la grossesse et l’allaitement, la collaboratrice jouit d’une protection contre le licenciement. Vous ne pouvez donc pas la licencier pour des raisons qui ont un lien avec son état physique découlant de sa grossesse, de son accouchement ou de son allaitement.

Examen de grossesse durant les heures de travail : est-ce autorisé ?

La collaboratrice enceinte peut s’absenter du travail si ses examens de grossesse ne peuvent pas avoir lieu en dehors des heures de travail. Elle doit vous remettre un certificat médical justifiant son absence.

Après l'accouchement

Après la naissance, il vous reste quelques démarches à accomplir. Pensez certainement aux éléments suivants :

• Quelles données devez-vous enregistrer après la naissance de l’enfant ?
• Quel impact le congé de maternité a-t-il sur les congés légaux ?
• Qui s’occupe des allocations familiales ?
• Qui verse le salaire durant le congé de maternité ?
• Votre collaboratrice a-t-elle droit à un congé d’allaitement ?

Naissance : enregistrement de toutes les données

Demandez à votre collaboratrice de vous transmettre un faire-part de naissance après son accouchement. Vous (ou le département RH) pouvez ainsi modifier les données nécessaires et transmettre les éventuels documents pour, par exemple :

• affilier l’enfant à l’assurance hospitalisation du travail ;
• le prendre en compte dans le précompte professionnel si l’enfant est fiscalement à charge de la collaboratrice ;
• octroyer des primes éventuelles : prime de naissance, prime de Saint-Nicolas, et cetera.

Quel impact le congé de maternité a-t-il sur les congés légaux ?

Votre collaboratrice s’absentera du travail pendant minimum quinze semaines. La période de congé de maternité est assimilée à des jours de travail. Autrement dit, elle n’influence aucunement les droits au congé de la collaboratrice pour l’année suivante.

Le congé de maternité a toutefois un impact sur le repos compensatoire. Vous octroyez un repos compensatoire à vos collaborateurs ? Votre collaboratrice aura dès lors droit à moins de repos compensatoire pour ces semaines durant l’année en cours.

Qui s’occupe des allocations familiales ?

Auparavant, elles étaient versées par la caisse d'allocations familiales de l’employeur. Depuis le 1^er janvier 2019, votre collaboratrice peut choisir d’affilier son enfant à une caisse d'allocations familiales. Indiquez-lui qu’elle doit en faire la demande personnellement. Elle peut demander un « startbedrag » ou une prime de naissance à partir du sixième mois de sa grossesse.

Si votre collaboratrice habite en Flandre, elle peut bénéficier du 'Groeipakket. Si elle habite à Bruxelles ou en Wallonie, elle peut bénéficier d’allocations familiales.

Vous avez des questions à ce sujet ? KidsLife se fera un plaisir de vous aider.

Devez-vous verser un salaire durant le congé de maternité ?

Vous ne versez aucun salaire à votre collaboratrice durant son congé de maternité. Après son accouchement, votre collaboratrice informe sa mutualité, qui lui versera une indemnité.

Votre collaboratrice a-t-elle droit à un congé et à des pauses d’allaitement ?

Après son congé de maternité, votre collaboratrice reprend le travail mais allaite encore son enfant. En fonction de la situation, elle peut recourir à deux types de congé d’allaitement :

• le congé d'allaitement prophylactique: si votre collaboratrice est exposée à des substances dangereuses ou fait face à des situations dangereuses pour la santé de son enfant ou l’allaitement. Si son travail ne peut pas être adapté, elle a dès lors le droit à maximum cinq mois de congé d’allaitement après la naissance de son enfant. Vous ne payez pas de salaire dans ce cas, puisque votre collaboratrice perçoit un revenu de remplacement de sa mutuelle.
• Le congé d’allaitement individuel : si le congé prophylactique n’est pas possible, vous pouvez décider en tant qu’employeur d’octroyer un congé d’allaitement. Votre collaboratrice peut donc se voir offrir de votre part ce privilège, mais ce n’est aucunement un droit. Votre collaboratrice ne reçoit pas de salaire dans ce cas.

Il existe aussi les pauses d’allaitement : chaque collaboratrice a droit à une pause durant sa journée de travail pour allaiter son enfant ou tirer son lait. Une pause d’allaitement dure trente minutes. Le nombre de pauses auquel elle a droit durant sa journée de travail dépend du nombre d’heures travaillées :

• une seule pause durant une journée de travail de minimum quatre heures ;
• deux pauses durant une journée de travail de minimum 7,5 heures.

Vous ne versez pas de salaire pour ces pauses d’allaitement. La collaboratrice perçoit une indemnité de sa mutualité dans ce cadre si elle lui remet une attestation.

Conseil : prévoyez une liste des démarches à suivre pour votre/vos collaboratrice(s)

La grossesse s’accompagne toujours d’un grand nombre de formalités pour les futurs parents. Rien ne vous empêche en tant qu’employeur de prévoir un aperçu pratique pour votre collaboratrice afin de lui indiquer clairement les démarches à suivre. Cet aperçu peut alors être transmis dès l’annonce d'une grossesse. Pratique pour votre collaboratrice et rapide pour vous !

Voici à quoi peut ressembler cet aperçu :