Je medewerkster is zwanger: handige checklist

Je werkneemster kondigt heugelijk nieuws aan: ze verwacht een kindje! Maar bij een zwangerschap komt er praktisch heel wat kijken. Vanaf de aankondiging tot na de bevalling: wat mag je als werkgever zeker niet vergeten? En wat communiceer je naar je werkneemster? We sommen de belangrijkste zaken voor je op.

Tijdens de zwangerschap

Zodra je medewerkster haar zwangerschap meedeelt, moet je als werkgever met een aantal zaken rekening houden. We geven je het antwoord op een aantal belangrijke vragen:

• Hoelang duurt de zwangerschapsrust?
• Moederschapsbescherming: kan je medewerkster haar job nog uitvoeren?
• Ontslagbescherming: mag ik mijn zwangere medewerkster ontslaan?
• Zwangerschapsonderzoek tijdens de werkuren: mag dat?

Op hoeveel weken zwangerschapsrust heeft je werkneemster recht?

Je zwangere werkneemster heeft recht op een bevallingsrust van 15 weken (105 kalenderdagen) of 19 weken (133 kalenderdagen) bij een meerling. Dat verlof wordt opgesplitst in:

• prenatale rust voor de bevalling:
  • facultatief verlof van vijf weken (zeven weken bij een meerling);
  • verplicht verlof een week voor de vermoedelijke bevallingsdatum.

• postnatale of bevallingsrust:
  • start de dag van de bevalling;
  • bedraagt minimaal negen weken vanaf de dag van de bevalling;
  • wordt verlengd met niet opgenomen prenataal verlof;
  • de laatste tien dagen mogen eventueel omgezet worden in losse dagen.

Als werkgever mag je dit verlof niet weigeren, maar de werkneemster is niet verplicht om het verlof op te nemen. Als regel geldt dat de werkneemster zelf beslist of zij zwangerschapsrust zal nemen en vanaf wanneer.

Vraag je medewerkster om tijdig een medisch getuigschrift in te dienen waarop de vermoedelijke bevallingsdatum vermeld staat. Dat moet ten laatste zeven weken (of negen weken bij een meerling) – te rekenen in kalenderdagen - voor de vermoedelijke bevallingsdatum gebeuren.

Moederschapsbescherming: kan je medewerkster haar job nog veilig uitvoeren?

Houdt het beroep van je werkneemster risico’s in voor haar baby(’s)? Dan mag ze, in het kader van moederschapsbescherming, die specifieke risicofuncties niet meer uitvoeren tijdens de zwangerschap of borstvoeding.

De risicoanalyse van de onderneming bepaalt meestal over welke functies het gaat. Als de job risico inhoudt, maak je als werkgever daarom het best een afspraak met de arbeidsarts om te zien of aangepast werk mogelijk is.

Ontslagbescherming: mag ik mijn zwangere medewerkster ontslaan?

Tijdens de zwangerschap en de borstvoeding geniet de werkneemster van ontslagbescherming. Je kan haar dus niet ontslaan voor redenen die te maken hebben met haar fysieke toestand als gevolg van de zwangerschap, bevalling of borstvoeding.

Zwangerschapsonderzoek tijdens de werkuren, mag dat?

Tijdens de zwangerschap mag je werkneemster afwezig zijn van het werk als haar zwangerschapsonderzoeken niet buiten de werkuren kunnen plaatsvinden. Ze dient daarvoor dan een briefje in als bewijs van haar afwezigheid.

Na de bevalling

Ook na de geboorte valt er voor jou als werkgever nog het een en ander te regelen. Denk zeker hieraan:

• Welke gegevens moet je registreren na de geboorte?
• Welke impact heeft zwangerschapsrust op verlof?
• Wie regelt de kinderbijslag?
• Wie betaalt het loon tijdens de bevallingsrust?
• Heeft je medewerkster recht op borstvoedingsverlof?

Geboorte: alle gegevens registreren

Vraag je medewerkster om een geboortekaartje te bezorgen na de bevalling. Zo kan jij (of de hr-afdeling) de nodige gegevens aanpassen en eventuele documenten bezorgen. Bijvoorbeeld documenten om:

• het kind aan te sluiten bij de hospitalisatieverzekering van het werk;
• het kind op te nemen in de bedrijfsvoorheffing als je werkneemster het kind fiscaal ten laste neemt;
• eventuele bonussen toe te kennen: geboortepremie, sinterklaaspremie …

Welke impact heeft zwangerschapsrust op verlof?

Je medewerkster zal minimaal vijftien weken afwezig zijn op het werk. De periode van de zwangerschapsrust wordt gelijkgesteld met gewerkte dagen, wat wil zeggen dat het geen invloed heeft op haar verlofrechten voor het volgende jaar.

Zwangerschapsrust heeft wel een invloed op inhaalrust. Ken je als werkgever inhaalrust toe? Dan zal je werkneemster voor die weken minder verlof ontvangen in het lopende jaar.

Wie regelt de kinderbijslag?

Vroeger werd de kinderbijslag betaald door het kinderbijslagfonds van de werkgever. Sinds 1 januari 2019 mag je werkneemster zelf kiezen om haar kind aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds. Laat je werkneemster weten dat ze dat zelf moet aanvragen. Ze kan haar startbedrag of kraamgeld aanvragen vanaf de zesde maand van de zwangerschap.

Woont je werknemer in Vlaanderen, dan heeft ze recht op het Groeipakket. Woont ze in Brussel of Wallonië dan heeft ze recht op de kinderbijslag.

Heb je vragen hierover? KidsLife helpt je graag verder.

Betaal je loon tijdens het zwangerschapsverlof?

Je betaalt geen loon tijdens de bevallingsrust van je medewerkster. Je medewerkster brengt na de geboorte haar mutualiteit op de hoogte en ontvangt van hen een uitkering.

Heeft je medewerkster recht op borstvoedingsverlof en -pauzes?

Je medewerkster start na haar zwangerschapsrust opnieuw met werken en geeft nog borstvoeding. Dan kan ze, afhankelijk van de situatie, een beroep doen op twee soorten borstvoedingsverlof:

• Het profylactisch borstvoedingsverlof: als je werkneemster tijdens de job in contact komt met stoffen of omstandigheden die risico’s inhouden voor de gezondheid van de baby of de borstvoeding. Als aangepast werk niet mogelijk is, dan heeft ze recht op maximaal vijf maanden borstvoedingsverlof na de geboorte. Je betaalt dan geen loon, maar ze ontvangt een vervangingsinkomen van het ziekenfonds.
• Het individueel borstvoedingsverlof: als profylactisch verlof niet mogelijk is, kan je als werkgever zelf kiezen om borstvoedingsverlof toe te kennen. Dat is dan een gunst van jou als werkgever, geen recht. Je werkneemster ontvangt in dat geval geen loon.

Daarnaast zijn er borstvoedingspauzes: elke werkneemster heeft recht om tijdens de werkdag pauze te nemen om melk af te kolven of borstvoeding te geven. Een borstvoedingspauze duurt een halfuur. Het aantal pauzes waarop de werkneemster recht heeft tijdens een arbeidsdag hangt af van het aantal gewerkte uren:

• één pauze op een werkdag van minimaal vier uur;
• twee pauzes op een werkdag van minimaal 7,5 uur.

Je betaalt voor die borstvoedingspauzes geen loon. Ze worden rechtstreeks aan de werknemer vergoed door haar mutualiteit als ze een bewijs indient.

Tip: voorzie een handige to-dolijst voor je werkneemster(s)

Bij een zwangerschap komt heel wat administratie kijken voor de toekomstige ouders. Voorzie als werkgever een handig overzicht van wat je medewerkster allemaal in orde moet brengen. Zo kan je bij de melding van een zwangerschap telkens datzelfde overzicht bezorgen. Handig voor je werkneemster en tijdbesparend voor jou!

Zo’n lijstje kan er bijvoorbeeld zo uitzien: