Vos affaires tournent bien et vous avez beaucoup de travail ? Génial ! Mais parvenez-vous à gérer le tout en souplesse ? Différentes options s'offrent à vous en fonction de votre quantité de travail, de votre situation et de votre budget. Déléguer du travail ou recruter des travailleurs supplémentaires. Voilà la solution à laquelle vous pensez de manière évidente, mais elle demande un investissement considérable. Heureusement, travailler (plus) efficacement vous permet de gagner pas mal de temps et d’augmenter votre productivité.
Être plus productif : ce n’est pas travailler plus ardemment mais plus intelligemment. Et optimiser un maximum le temps dont vous disposez. Vous appliquez peut-être déjà intuitivement quelques-unes de ces astuces mais ces sept suggestions - et quelques adaptations - vous permettront de réaliser de grandes avancées.
1. Établissez un planning
Un planning de qualité est la base d’un travail efficace et permet d’augmenter votre productivité. Établissez dans ce cadre un planning en vous fixant des délais réalistes. S'il est important d’établir un planning, il est tout aussi essentiel de le revoir et de l’adapter régulièrement. Chaque semaine, consacrez au moins 10 minutes de votre temps pour adapter votre planning. Une à deux semaines, voilà le délai idéal pour travailler proactivement tout en restant flexible. Vous vous fixez des priorités ou des objectifs clairs tout en garantissant une flexibilité suffisante pour adapter votre planning.
Certaines personnes notent les tâches à réaliser sur une feuille de papier, d’autres préfèrent travailler de façon numérique. Pour tous les natifs numériques, il existe des applications gratuites et pratiques telles que Evernote, Todoist ou Remember The Milk, qui vous aideront à établir un planning numérique. N’hésitez pas à partager ci-dessous vos outils préférés.
2. Réalisez le travail le plus ardu aux moments où vous êtes le plus performant
Il est important de savoir quand vous travaillez le mieux lorsque vous établissez votre planning. Vous pouvez ainsi planifier les tâches les plus complexes aux moments où vous êtes le plus performant.
Vous êtes matinal ? Pensez dans ce cas à d’abord réaliser cette facturation complexe. Vous êtes plutôt en forme le soir ? Prévoyez dans ce cas cette tâche en fin de journée. La connaissance de soi est un facteur important qu'il convient de prendre en compte dans l’établissement de votre planning et l’augmentation de votre productivité.
3. Faites des pauses efficaces
Prendre suffisamment de pauses augmente la concentration et améliore le résultat. Cela peut paraître contradictoire mais d’après une étude, une personne ne peut se concentrer à fond que pendant une période de 50 minutes consécutives. Prévoyez donc une petite pause après une séquence de 50 minutes de travail.
Que faire pendant cette (courte) pause ? Pensez à donner de l'exercice à d'autres parties du corps. Ne restez donc pas scotché à votre ordinateur, allez plutôt vous dégourdir les jambes pour refaire le plein d’énergie. Le fait de bouger pendant la pause de midi booste votre créativité et vous évite une chute d’énergie après cette pause.
Conseil supplémentaire : prévoyez aussi une fois par jour une pause plus longue de minimum 30 minutes, le midi par exemple.
4. Ne vous laissez pas distraire
Une raison de plus de ne pas rester coincé derrière votre ordinateur pendant les pauses est d’échapper à la distraction. Car elle est partout et surtout sur votre ordinateur. Il est temps d’attaquer l’administration mensuelle ? Travaillez efficacement jusqu’au temps de pause, de manière à ne pas effectuer cette tâche pénible pendant trop longtemps.
La distraction est-elle trop forte ? Installez des applications qui peuvent vous aider à résister comme SelfControl, Freedom ou StayFocusD. Ces outils vous permettent de bloquer certains sites web pendant un temps donné pour éviter d’être déconcentré.
5. Arrêtez d’être multifonctionnel
Contrairement à ce que de nombreuses personnes pensent, notre cerveau n’est pas adapté à la multifonctionnalité. Nous ne pouvons être multifonctionnels que si les tâches que nous effectuons sont totalement automatisées, comme faire du vélo et chanter. Pour des tâches qui demandent une haute concentration, nous passons en réalité d'une tâche à l’autre. Résultat : vous avez besoin de plus de temps pour réaliser complètement ces deux tâches. Concentrez-vous donc sur une seule tâche et terminez-la avant de passer à une autre.
La réception et l’envoi de courriels sont un bon exemple. La réception continue de courriels vous déconcentre fortement. Comment s’y prendre de manière proactive ? C’est simple ! Prévoyez chaque jour une période fixe pendant laquelle vous consultez et répondez à vos courriels. Vous évitez ainsi d’être à chaque fois déconcentré par vos courriels.
Conseil supplémentaire : planifiez toujours en premier les tâches ennuyeuses. Deux bonnes raisons à cela : vous évitez de tomber dans une spirale de report et vous profitez du boost important que vous procure la réalisation de cette tâche le reste de la journée.
6. Osez dire non
L'on dit souvent « oui » alors qu’en réalité, l’on voulait dire « non ». Il est parfois très difficile de dire non, pour les indépendants principalement. Il est pourtant essentiel de ne pas toujours céder. Le fait de dire « oui » à tout influence fortement votre temps et votre productivité. Déterminez donc vos priorités et essayez d’accepter uniquement des missions ou des tâches qui ne vous font pas perdre de temps.
Votre présence à cette réception est-elle cruciale ? Devez-vous immédiatement aider ce client très exigeant ou peut-il encore attendre ? Devez-vous vous déplacer physiquement ou une réunion en ligne suffit-elle ? Pesez le pour et le contre afin d’éviter de perdre du temps.Vous constaterez d’ailleurs que si vous agissez de manière cohérente, les clients ne vous en voudront pas et qu’ils percevront même cette approche comme positive.
7. Prenez du plaisir en travaillant
Être heureux au travail augmente votre productivité de 12 %. Et dans le cas contraire, elle baissera de 10 %. Notre cerveau est plus performant lorsque l'on se sent bien. Cette félicité augmente la créativité et l’approche orientée sur les solutions. Étant donné qu’en tant qu’indépendant vous exercez votre passion, prendre du plaisir en travaillant n’est pas un problème ! Tout comme le fait d’être votre propre patron.
Vous avez malgré tout encore beaucoup trop de travail ?
Les étapes susmentionnées vous aident à travailler plus intelligemment et à diminuer ainsi votre charge de travail. Malgré tout, vous avez encore beaucoup de travail en fin de journée ? Essayez dans ce cas d’augmenter votre productivité avec la technique Pomodoro ou avec la matrice d'Eisenhower. Téléchargez votre toolkit pour vous mettre au travail !
