Na de populariteit van het landschapskantoor volgt nu een nieuwe trend: een activity-based kantoor. Een grote ruimte vol bureaus maakt plaats voor verschillende, kleinere ruimtes die ingedeeld worden volgens activiteit. Waarom? Deze indeling verhoogt de productiviteit, zorgt voor minder afleiding en helpt je werknemers bewegen. Klinkt als muziek in je oren? Pas het zelf toe dankzij deze tips.
1. Voer grondig onderzoek uit
Een dynamisch kantoor is geen kant-en-klare oplossing die meteen voor een hogere tevredenheid en productiviteit zorgt. Het staat of valt met voldoende voorbereidend onderzoek. Bekijk of deze manier van werken past bij jouw bedrijf en activiteiten. Welke activiteitzones heb je allemaal nodig? Hoeveel mensen gaan de ruimtes gebruiken? En zullen ze ook effectief gebruikt worden?
2. Voorzie verschillende ruimtes voor verschillende taken
De grootste ergernis bij open landschapskantoren is geluidsoverlast. In een dynamisch kantoor haal je het lawaai weg door aparte werkzones te creëren. Storende activiteiten zoals telefoneren, printen, overleggen en bijpraten gebeuren dus in een aparte ruimte. Voorzie zeker de volgende plekken voor je werknemers:
- Vaste werkplaatsen voor vaste mensen: voorzie vaste bureaus voor mensen die dagelijks op dezelfde locatie werken. Aanvullend zorg je voor enkele flexbureaus waar mensen flexibel kunnen plaatsnemen.
- Concentratieplekken: voorzie stille ruimtes waar je werknemers zich volop kunnen concentreren. Dat kan een afgesloten individueel bureau zijn, of een ruimte waar maximum 6 personen werken zonder te telefoneren of overleg te plegen.
- Ruimtes met communicatiemogelijkheid: afzonderlijke vergaderruimtes houden het geluid weg van de vaste werkplekken. Voorzie dus plaatsen voor je medewerkers om (staand) te overleggen, collega’s te informeren, te brainstormen …
- Een bewegingsruimte: deze plaats dient specifiek om je medewerkers aan het bewegen te zetten. Denk bijvoorbeeld aan een pingpongruimte.
- Ruimte met meer privacy: hier kunnen de personeelsverantwoordelijken gevoelige zaken bespreken met individuele medewerkers (indien je hr-dienst geen eigen afdeling heeft).
3. Vraag feedback aan je werknemers
Je werknemers zijn de beste informatiebron. Zit samen met enkele werkgroepen om te achterhalen voor welke activiteiten ze precies een individuele ruimte nodig hebben. Zo betrek je je personeel in de beslissing, waardoor de overschakeling naar de nieuwe manier van werken vlotter zal verlopen.
4. Zorg voor de juiste technologie
Iedereen moet overal efficiënt kunnen werken. Daarvoor moet ook de juiste technologie beschikbaar zijn, overal in het vernieuwde kantoor. Zet bijvoorbeeld een digitale database op waarin al je medewerkers op om het even welke locatie aan alle documenten en programma’s kunnen.
5. Pas je verschillende ruimtes ergonomisch aan
Elke taak vereist een andere houding en aangepast werkmateriaal. Ergonomie is daarbij een belangrijk aandachtspunt om de omgeving aan te passen aan de mensen die er werken. Geconcentreerd werken doe je het best op een goede bureaustoel, terwijl voldoende bewegen belangrijk is tijdens een creatieve brainstorm. Door de ruimtes op maat van de taak en ergonomisch in te richten met passende stoelen of zit-sta bureaus, zorg je voor nog meer dynamiek.
Productiever werken dankzij een slimme kantoorinrichting
De inrichting van je kantoor heeft een grote impact op de productiviteit van je werknemers, zoveel is duidelijk. Met de juiste aanpassingen aan de werkomgeving kan je je bedrijf al een pak vooruithelpen.
