Landschapskantoren zijn enorm populair in de werkwereld. Maar of die grote, open ruimtes wel goed zijn voor de productiviteit, is nog maar de vraag. Constante prikkels en geluidsoverlast zorgen soms voor heel wat frustratie, stress en inefficiëntie. Tijd om daar verandering in te brengen. Overstappen naar een dynamisch kantoor biedt veel voordelen. Lees er hier meer over.
Van landschapskantoor naar dynamisch kantoor
Sinds de jaren '80 zijn landschapskantoren niet meer weg te denken uit de bedrijfswereld: grote ruimtes vol met bureaus, waarbij verschillende mensen samen in één ruimte zitten. Toch is zo’n landschapskantoor niet altijd een goed idee. Je medewerkers worden immers vaker gestoord door collega’s die bellen, vergaderen of bijpraten. Bovendien houden ze in een landschapskantoor vaak te veel vast aan hun stoel, terwijl we weten dat te lang zitten nefast is voor de gezondheid.
De oplossing? Zorg dat je medewerkers meer bewegen en minder gestoord worden door over te stappen naar een dynamische kantooromgeving.
Hoe ziet een dynamisch kantoor eruit?
Een dynamisch kantoor wordt ook wel ‘activity-based’ genoemd. Zoals de naam al doet vermoeden, worden deze kantoorruimtes volledig ingericht op basis van de activiteit die er plaatsvindt. Dit met het achterliggende idee dat elk soort taak een andere omgeving en lichaamshouding vraagt.
Die ene grote kantoorruimte wordt dus vervangen door meerdere ruimtes voor verschillende soorten taken. Wel is er nog steeds een beperkte open ruimte om aan een bureau te werken, maar dit wordt aangevuld met kleinere ruimtes voor activiteiten zoals:
- staand overleggen;
- afgezonderd bellen;
- presentaties geven in een groter lokaal;
- geconcentreerd werken in een stille ruimte;
- pauze nemen in een koffieruimte op een barkruk;
- enzovoort.
De voor- en de nadelen van een dynamisch kantoor
Deze nieuwe manier van werken moet in België nog aan populariteit winnen. We zetten de voor- en nadelen op een rij, zodat je kan bepalen of je deze inrichting in je bedrijf wil introduceren.
De 5 voordelen van een activity-based kantoor
Door voor iedere activiteit de juiste omgeving te voorzien, profiteer je van de volgende voordelen:
1. Betere communicatie
In de oude kantoorstijl zit elke afdeling afgezonderd, waardoor de collega’s van sales en logistiek mekaar bijvoorbeeld nooit tegen het lijf lopen. Bij de nieuwe manier van werken stap je af van een indeling volgens functie en werkt iedereen volgens de ruimte die ze nodig hebben. Dat zorgt voor een lossere structuur en meer beweging, waardoor communicatie en kennisdeling vlotter verlopen.
2. Meer bewegen, minder zitten
De verschillende ruimtes nodigen mensen uit om af en toe van werkplek te wisselen, waardoor ze onbewust vaker rechtstaan en bewegen. Zo vermijd je te lang stilzitten en zijn je werknemers actiever. Op termijn zullen ze minder last hebben van rugpijn, nekpijn en andere kwaaltjes.
3. Minder geluidshinder
In grote landschapsruimtes storen medewerkers elkaar sneller. Te veel omgevingsgeluid op kantoor zorgt ook voor stress. Maar door aparte ruimtes te voorzien, verminder je de algemene geluidshinder. Mensen die zich volop willen concentreren kunnen zichzelf bijvoorbeeld afzonderen in een stille ruimte. Zo kiest iedereen de ruimte die voor hem het best werkt.
4. Betere productiviteit
Een werkplek kiezen die goed aansluit bij hun opdracht, laat je medewerkers toe om productiever te werken. Aangezien ze ook minder afgeleid worden en gemakkelijker overleg plegen, draagt een activity-based inrichting bij tot een kwalitatievere output.
5. Minder ziekteverzuim
De nadelen van een landschapskantoor, zoals stress door geluidshinder, kunnen een impact hebben op het ziekteverzuim. Onderzoek toont aan dat als er meer dan vier mensen samenzitten in een ruimte, ze vaker ziek thuisblijven. Dit voornamelijk omdat kantoren met een groot aantal mensen moeilijker ergonomisch in te richten zijn. Met een dynamisch kantoor vermijd je dit samenzitten in grote groepen en voorkom je mogelijk heel wat ziekteverzuim.
Als een werknemer afwezig is door ziekte, zorgt dit voor directe kosten (gewaarborgd loon, pensioenbijdragen) en indirecte kosten (vervanging, verminderde productiviteit maar hogere werkdruk bij collega’s). Dit loopt al snel op tot honderden euro’s per dag, afhankelijk van het loon van je werknemer.
Bovendien kan je in een dynamisch kantoor makkelijker bepaalde ruimtes van ergonomisch materiaal voorzien en andere niet. Niet iedereen heeft twee pc-schermen of een zit-sta bureau nodig, maar in een landschapskantoor kan je dit soort ergonomisch materiaal moeilijk voor een paar collega’s wel voorzien en voor de andere collega’s dan weer niet…
Nadeel: niet overal en voor iedereen gepast
Niet elke job brengt een grote variatie aan verschillende taken met zich mee. Medewerkers in dergelijke functies zullen vaak toch op één plaats blijven werken. Verschillende ruimtes inrichten voor een veelheid aan activiteiten die er in principe niet echt zijn, heeft dan ook weinig nut.
Bovendien hechten sommige medewerkers veel waarde aan een vaste werkplek die ze naar believen kunnen inrichten. Niet iedereen is dus even blij met een flexplek die elke dag verandert. Betrek je medewerkers dus voor je de knoop doorhakt en bekijk welke aanpassingen mogelijk zijn.
Is een dynamisch kantoor iets voor jou?
Uiteraard wil elke werkgever een betere productiviteit in zijn bedrijf. Maar is het wel op jouw lijf geschreven? Bekijk eerst goed of deze inrichting jouw bedrijf kan helpen door deze vragen te stellen:
- Activiteiten: passen de verschillende taken van mijn werknemers binnen deze dynamische inrichting? (bv nood aan vergaderen, brainstormen, ..)
- Afleiding: zijn mijn werknemers nu snel afgeleid? Als het antwoord ja is, dan kan je wel wat afleidingsvrije ruimtes gebruiken
- Ruimte/middelen: heb ik de plaats en de middelen om mijn kantoor dynamisch in te richten? In een klein kantoor is het niet slim om het nóg kleiner te maken
Zo’n grote verandering is uiteraard geen eenvoudige beslissing. Pak het meteen slim aan en laat je adviseren door een expert.
