Des collaborateurs plus productifs grâce au bureau dynamique

Les bureaux paysagers sont très populaires dans le monde du travail. Reste à voir toutefois si ces grands espaces ouverts sont favorables à la productivité. Les distractions et les bruits incessants génèrent souvent pas mal de frustrations, de stress et d’inefficacité. Il est temps que ça change ! La transition vers un bureau dynamique présente de nombreux avantages. Lisez la suite pour en savoir plus.

Du bureau paysager au bureau dynamique

Depuis les années 1980, les bureaux paysagers sont devenus incontournables dans le monde de l’entreprise : de grands espaces regroupant de nombreux bureaux, où plusieurs collaborateurs se retrouvent pour travailler. Un bureau paysager n’est toutefois pas toujours une bonne idée. En effet, vos collaborateurs sont plus souvent dérangés par les coups de fil, réunions ou discussions de leurs collègues. Par ailleurs, dans un bureau paysager, ils restent souvent trop longtemps en position assise, alors qu'il est notoire qu’être assis trop longtemps est mauvais pour la santé.

La solution ? Faites en sorte que vos collaborateurs bougent davantage et soient moins dérangés en optant pour un environnement de bureau dynamique.

À quoi ressemble un bureau dynamique ?

Un bureau dynamique est également appelé « activity-based ». Comme son nom le laisse entendre, cet espace de bureau est totalement aménagé en fonction de l’activité qui s’y déroulera. L’idée sous-jacente est que chaque type de tâche nécessite un environnement différent et une autre posture.

Le grand espace de bureau est donc remplacé par plusieurs espaces consacrés à différents types de tâches. Un espace limité permet toujours de travailler à un bureau, mais à celui-ci s'ajoutent de plus petits espaces destinés à des activités telles que :

• se concerter debout ;
• téléphoner en privé ;
• faire des présentations dans un espace plus grand ;
• se concentrer dans un espace calme ;
• prendre une pause dans une cafétéria sur un tabouret ;
• et cetera.

Les avantages et les inconvénients d’un bureau dynamique

Cette nouvelle manière de travailler doit encore gagner en popularité en Belgique. Nous dressons la liste des avantages et des inconvénients, afin de vous aider à déterminer si l’introduction de cet aménagement convient à votre entreprise.

Les 5 avantages d'un bureau « activity-based »

En prévoyant l’environnement approprié à chaque activité, vous profitez des avantages suivants :

1. Meilleure communication
2. Plus de mouvement
3. Moins de bruit
4. Productivité améliorée
5. Moins de congés maladie

1. Meilleure communication

Dans l’aménagement de bureau traditionnel, chaque département est séparé. Les collègues du département commercial et du département logistique, par exemple, ne se croisent donc presque jamais. Avec la nouvelle manière de travailler, on s’éloigne d’un aménagement par fonction pour se rapprocher d’un aménagement dans lequel chacun travaille dans l’espace qu’il lui faut. Il en résulte une structure plus souple et plus de mouvements, favorisant ainsi une meilleure communication et un partage des connaissances plus fluide.

2. Plus de mouvements, moins de position assise

Les différents espaces invitent les collaborateurs à changer de temps en temps de poste de travail. Ils sont donc plus souvent debout et se déplacent plus souvent, sans même s’en rendre compte. En restant assis moins longtemps, vos collaborateurs seront plus actifs. À terme, ils seront moins sujets aux maux de dos, de cou et aux autres douleurs.

3. Moins de bruit

Dans les grands bureaux paysagers, les collaborateurs sont plus vite dérangés. Un environnement de travail trop bruyant est aussi une source de stress. En prévoyant toutefois des pièces séparées, vous remédiez à ce problème. Les personnes qui veulent se concentrer pleinement peuvent par exemple s’isoler dans une pièce au calme. Chacun choisit donc la pièce qui lui convient le mieux.

4. Productivité améliorée

En choisissant le lieu de travail qui se prête le mieux à la mission qu’ils doivent accomplir, vos collaborateurs peuvent améliorer leur productivité. Limitant la distraction et permettant une concertation plus facile, un aménagement adapté à l’activité contribue à un travail plus qualitatif.

5. Moins de congés maladie

Les inconvénients liés à un bureau paysager, comme le stress généré par le bruit, peuvent avoir des répercussions sur les congés maladie. Des études démontrent que dès que plus de quatre personnes se trouvent dans une même pièce, elles sont plus souvent absentes pour maladie. Cela s’explique principalement par le fait que les bureaux regroupant un grand nombre de personnes sont plus difficiles à aménager du point de vue ergonomique. Avec un bureau dynamique, vous évitez ce rassemblement de grands groupes de personnes et vous empêchez probablement pas mal de congés maladie.

Lorsqu’un collaborateur est absent pour cause de maladie, son absence génère des coûts directs (salaire garanti, cotisations de retraite) et des coûts indirects (remplacement, productivité moindre, mais charge de travail accrue pour ses collègues). Ces coûts peuvent vite grimper pour atteindre des centaines d’euros par jour, selon le salaire du collaborateur concerné.

En outre, dans un bureau dynamique, il est plus facile d’équiper certains espaces de matériel ergonomique et d’autres pas. Tout le monde n’a pas besoin de deux écrans de PC ou d'un bureau assis-debout. Toutefois, dans un bureau paysager, il est difficile de fournir ce matériel ergonomique pour certains collègues et pour d'autres non.

Inconvénient : le bureau dynamique ne convient pas partout ni à tous

Chaque fonction ne se caractérise pas par une grande variété de tâches. Les collaborateurs qui occupent de telles fonctions, travailleront souvent à un seul et même endroit. Aménager différents espaces pour accueillir une multitude d'activités qui n’existent en principe pas, n'a pas de véritable utilité.

En outre, certains collaborateurs attachent beaucoup d'importance à un poste de travail fixe qu'ils peuvent aménager comme bon leur semble. Un poste de travail flexible, qui change chaque jour, ne fera donc pas autant plaisir à tout le monde. Impliquez dès lors vos collaborateurs avant de prendre la décision et voyez quels ajustements sont possibles.

Un bureau dynamique est-il fait pour vous ?

Naturellement, tout employeur veut améliorer la productivité dans son entreprise. Mais cette solution est-elle faite pour vous ? Examinez d'abord si cet aménagement peut être bénéfique à votre entreprise en vous posant les questions suivantes :

• Activités : les différentes tâches de mes collaborateurs peuvent-elles s'inscrire dans cet environnement dynamique ? (par exemple besoin d’organiser des réunions, des remue-méninges, et cetera)

• Distraction : mes collaborateurs sont-ils vite distraits ? Dans l'affirmative, vous pourriez faire bon usage de pièces libres de toute distraction.

• Espace : ai-je la place et les ressources pour aménager mon bureau de manière dynamique ? Il n’est peut-être pas judicieux de rendre un petit bureau encore plus petit.