Votre employé est absent depuis longtemps pour cause de maladie. Est-il approprié, en tant qu'employeur, de prendre contact avec lui ? Ou devez-vous plutôt le laisser tranquille ? Durant une absence, il y a trois moments lors desquels il est important d'être activement à l'écoute : au début de l'absence, pendant la période d'absentéisme et au retour de l'employé. Découvrez ici comment aborder cela au mieux.
1. Prise de contact au début de l'absence
Si votre employé vient de tomber malade, il est préférable que ce soit lui qui prenne l'initiative du premier contact. S'il vous appelle, il est important que vous fassiez preuve de suffisamment d'intérêt et de compréhension. Vous pouvez en outre aborder quelques aspects pratiques : quelles sont les choses importantes, à qui les déléguer, etc. Après cet entretien, informez le plus rapidement possible les collègues en ce qui concerne le suivi proprement dit.
Conseils :
- Laissez la parole au collaborateur malade.
- Témoignez de l'intérêt.
- Récoltez des informations.
- Prenez le temps de l'écouter ou rappelez plus tard.
- Évitez les réactions négatives, comme laisser sous-entendre des préjugés ou une intonation déplacée.
- Évitez l'impression de contrôle.
- Demandez au collaborateur absent d'appeler directement son supérieur au lieu d'envoyer un e-mail au service du personnel. De cette manière, le supérieur hiérarchique peut prendre immédiatement des mesures pratiques pour réorganiser le travail.
2. Garder le contact pendant l'absence
Le fait de téléphoner de temps en temps à la personne malade permet de réduire le fossé du retour au travail. Le collaborateur se sent ainsi plus impliqué dans l'organisation et le travail, et vous pouvez vous renseigner sur la durée de l'absence. Un appel « gagnant-gagnant » donc. Si les causes de la maladie ne sont pas très claires, vous pouvez aussi demander prudemment si cette absence a un rapport avec la nature du travail.
Conseils :
- Prenez contact régulièrement (trouvez le juste milieu).
- Votre entreprise a un journal du personnel ? Envoyez-le au domicile de l'employé malade.
- Demandez à un collègue d'appeler de temps en temps.
- Ne posez pas de questions trop détaillées.
- Tenez compte du collaborateur et de la nature de la maladie.
3. L'entretien de retour
En tant que responsable, il est important (surtout en cas d'absence de longue durée) de prendre le temps de discuter avec votre employé le tout premier jour de son retour. Vous pouvez ainsi lui demander à nouveau comment il se sent et l'informer par la même occasion de la situation sur le lieu de travail. Grâce à cette attention, vous donnez également à votre employé l'impression qu'il vous a manqué et il se sentira ainsi plus rapidement à l'aise au travail.
Le conseil ultime : l'écoute active
Si vous prenez contact avec votre collaborateur malade, il est crucial de l'écouter activement. Cela vous permettra de garantir une compréhension mutuelle et de stimuler l'interaction. De plus, les choses seront plus claires et vous évitez ainsi de tirer des conclusions trop hâtives.
Pour écouter activement, appliquez la technique LSD très pratique :
- Listen (écoutez)
- Summarise (résumez)
- Dig deeper (creusez)
Essayez, lors de chaque contact, de résumer les informations afin que votre employé sache que vous êtes bien à l'écoute. Le fait de poser des questions supplémentaires permet de montrer clairement que son état vous préoccupe et que vous voulez ce qu'il y a de mieux pour lui.
Un entretien d'absence en cas d'absentéisme fréquent
Si vous constatez que votre employé est souvent absent, il peut être utile d'en discuter ensemble. Organisez alors un entretien d'absence plutôt qu'un entretien de fonctionnement. Vous pouvez ainsi déterminer la cause de ses absences et chercher si ces dernières sont liées ou non à des facteurs internes à l'entreprise. Cela vous permettra de vous attaquer immédiatement à la cause et peut-être d'éviter une absence de plus longue durée.
Votre employé est souvent absent, mais juste brièvement à chaque fois ? Vous pouvez alors, en tant que supérieur, aborder la question de manière moins formelle au cours d'une conversation : « On a remarqué que tu es souvent absent ». Vous montrez de cette façon que vous êtes intéressé et avez alors la possibilité d'examiner si cela ne cache pas quelque chose de plus grave.
