Je werknemer is langdurig afwezig wegens ziekte. Is het dan gepast om als werkgever contact op te nemen? Of wordt die werknemer liever met rust gelaten? Tijdens een afwezigheid zijn er drie contactmomenten waarbij het belangrijk is dat je actief luistert: bij het begin van de afwezigheid, tijdens de verzuimperiode en bij de terugkeer van de medewerker. Lees hier hoe je dat precies aanpakt.
1. Contact in het begin van de afwezigheid
Is je werknemer net ziek, dan gebeurt dat eerste contact het best op initiatief van de medewerker zelf. Krijg je hem aan de telefoon, dan is het belangrijk dat je voldoende belangstelling en begrip toont. Daarnaast kan je ook de praktische regeling bespreken: welke zaken zijn belangrijk, wat geef je aan wie door, enzovoort. Na het gesprek informeer je dan zo snel mogelijk de collega’s over de concrete opvolging.
Tips:
- Laat de zieke medewerker zelf aan het woord.
- Toon belangstelling.
- Verzamel informatie.
- Neem de tijd om te luisteren of bel later terug.
- Vermijd negatieve reacties, zoals het laten uitschijnen van vooroordelen of misplaatste intonatie.
- Vermijd het gevoel van controle.
- Laat je afwezige medewerker rechtstreeks bellen naar de leidinggevende, in plaats van een e-mail te sturen naar de personeelsdienst. Zo kan de leidinggevende onmiddellijk praktische maatregelen nemen om het werk te organiseren.
2. Contact houden tijdens de afwezigheid
Door af en toe telefonisch contact te houden met de zieke, verlaag je de drempel om naar het werk terug te keren. Op die manier houd je de zieke medewerker betrokken bij de organisatie en het werk, en kan je informeren naar de te verwachten afwezigheidsduur. Win-win dus. Wanneer er onduidelijkheid bestaat over de oorzaak van de ziekte, kan je eventueel polsen of het verzuim te maken heeft met de aard van het werk.
Tips:
- Neem frequent contact op (zoek een goed evenwicht).
- Heeft je onderneming een personeelsblad? Laat het thuis bij de werknemer bezorgen.
- Laat af en toe ook een collega contact opnemen.
- Vraag niet te diep door.
- Houd rekening met de medewerker en de aard van de ziekte.
3. Het terugkeergesprek
Het is belangrijk dat je als leidinggevende - zeker bij langere afwezigheden - op de eerste dag van de terugkeer de tijd neemt om met je medewerker te praten. Zo kan je nog eens polsen naar hoe het nu met hem gaat en hem meteen ook informeren over de situatie op het werk. Je medewerker krijgt dankzij die aandacht ook het gevoel dat hij werd gemist, waardoor hij zich sneller weer zal thuis voelen op de werkplek.
De ultieme tip: actief luisteren
Neem je contact op met je zieke medewerker, dan is actief luisteren belangrijk. Zo zorg je voor wederzijds begrip en stimuleer je de interactie. Bovendien creëert het duidelijkheid en voorkom je op die manier voorbarige conclusies.
Actief luisteren doe je via de nuttige techniek 'LSD':
- Luisteren
- Samenvatten
- Doorvragen
Probeer bij elk contactmoment de informatie samen te vatten, zodat je werknemer weet dat je aandachtig luistert. Door extra vragen te stellen maak je ook duidelijk dat zijn toestand je interesseert en dat je het beste wil voor hem.
Een afwezigheidsgesprek bij frequente afwezigheid
Merk je dat een werknemer vaak afwezig is, dan is het nuttig om daar eens over samen te zitten. Je voert dan een afwezigheidsgesprek in plaats van een functioneringsgesprek. Je kan ermee nagaan wat de oorzaak is van de afwezigheid en onderzoeken of er een verband is tussen de afwezigheid en organisatiegebonden factoren. Zo kan je de oorzaak meteen aanpakken, en voorkom je mogelijk een langere afwezigheid.
Is je medewerker veel maar telkens kort afwezig, dan kan je dat als leidinggevende ook minder formeel eens ter sprake brengen in een gesprek: “We zien dat je vaak afwezig bent”. Zo toon je dat je betrokken bent, en kan je nagaan of er toch niets diepliggender aan de hand is.
