Er zijn enkele goede redenen om zelf je boekhouding te doen. De belangrijkste voordelen zijn dat het goedkoper is en dat je meer inzicht hebt in je eigen cijfers. Maar is Excel daarvoor de meest geschikte tool? Of zijn er betere opties? Wij zetten alvast enkele voor- én nadelen op een rij.
‘Bijna gratis’ versus ‘time is money’
Voordeel: het is (bijna) gratis
De hoofdreden waarom veel startende ondernemers kiezen om hun boekhouding in Excel te doen, is omdat het op het eerste zicht goedkoop lijkt. Je moet enkel betalen voor je Office-abonnement of je maakt misschien zelfs gebruik van gratis kantoorsoftware. Dat is al snel een leuke besparing voor een beginnend bedrijf.
Nadeel: time is money
Als we zeggen dat boekhouden in Excel gratis is, houden we uiteraard geen rekening met alle uren die jij in je boekhouding steekt. Je zal zelf je bonnetjes en facturen moeten overtypen, omdat je ze niet kan importeren bijvoorbeeld. Tel daar bovenop het manueel aanmaken van offertes, facturen en creditnota’s, het indienen van je btw-aangifte en eventuele klantenlisting en je komt al snel aan heel wat uren. Tijd die je, als je ze in je zaak zou steken, waarschijnlijk heel wat meer zou opbrengen.
Conclusie 1
Met gespecialiseerde boekhoudpakketten zoals Dexxter zijn deze zaken in enkele klikken gebeurd en dat voor 180 euro per jaar exclusief btw. Je kan Dexxter ook gebruiken in combinatie met een boekhouder: meer zelf doen betekent sowieso minder betalen, maar zo krijg je toch het nodige advies.
‘Wat je zelf doet, doe je beter’ versus ‘een foutje is snel gebeurd’
Voordeel: er zijn veel templates beschikbaar
Als je met Excel werkt, kan je gebruikmaken van heel wat online templates. Als je weinig kennis hebt van boekhouden, helpen deze sjablonen je zeker al een heel eind op weg. Let er dan wel op welke je kiest, want de kwaliteit kan nogal verschillen.
Nadeel: een foutje is snel gebeurd
Pas je per ongeluk een formule aan, dan ben je al snel enkele uren bezig om de foutjes te vinden en er terug uit te halen. Bovendien bestaat de kans dat je fouten niet op tijd opmerkt, met boetes van de fiscus tot gevolg.
Nadeel: Excel, een wetenschap op zich
Er zijn dan wel templates beschikbaar, een grondige basiskennis van Excel is noodzakelijk. Begin je van nul en wil je écht zeker zijn dat je je boekhouding volledig begrijpt? Dan moet je zelf formules toekennen en dat is niet zo eenvoudig. Krijg je een foutmelding of kloppen je cijfers niet? Zelfs voor een echte Excel-tovenaar kan het dan best tijdrovend zijn om uit te zoeken wat er verkeerd ging.
Nadeel: alleen is maar alleen
Hoewel templates je leven een pak eenvoudiger kunnen maken, blijf je wel afhankelijk van dingen die je misschien niet volledig begrijpt. Op het eerste zicht lijkt dat misschien geen probleem, maar wat als er toch een fout is die je niet begrijpt en er geen supportteam is?
Conclusie 2
Foutjes kunnen je duur komen te staan, zowel op vlak van tijdsinvestering als van boetes. Met een boekhoudpakket is de kans op fouten veel kleiner en beschik je over gespecialiseerde support en een leercentrum om je verder te helpen. Dat vind je uiteraard ook terug bij een goede boekhouder. Voor grotere ondernemingen zijn boekhouders een onmisbare meerwaarde, maar kleine eenmanszaken kunnen misschien wel zelf aan de slag.
‘Makkelijk personaliseerbaar’ versus ‘zelf verantwoordelijk’
Voordeel: personaliseerbaar
Wanneer je zelf je boekhouding doet in Excel, kan je je creativiteit de vrije loop laten. Dat betekent dat je zelf kiest hoe je spreadsheet eruit ziet. Als je dan ook nog eens goed overweg kan met Excel, kan je je tabellen en rapporten afstemmen op jouw noden.
Nadeel: verantwoordelijk voor je eigen opslag
In tegenstelling tot veel boekhoudprogramma’s, zal je computer niet automatisch een back-up maken van al je documenten. De fiscus kan jaren later nog steeds je bonnetjes opvragen. Wanneer je dus in Excel je boekhouding doet, zorg er dan zeker voor dat je alles goed bijhoudt en eventueel online back-ups hebt.
Conclusie 3
Boekhoudpakketten geven wat minder vrijheid, wat de kans op fouten vermindert. Bovendien worden al je documenten automatisch online bijgehouden. Ook veel boekhoudkantoren werken steeds meer digitaal.
Of boekhouden in Excel een goed idee is, hangt dus sterk af wat voor type persoon en ondernemer jij bent. Wil je veel zelf doen, maar ben je bang om fouten te maken? Ontdek dan boekhoudpakket Dexxter: een betaalbare manier om zelf je boekhouding te doen.
Test het hier gratis.
