Un processus d’onboarding bien ficelé comprend toutes les initiatives qui permettent d'accueillir et d'intégrer le nouveau collaborateur comme il se doit au sein de votre entreprise. Cela va de la communication préalable à un suivi judicieux pendant la période d’intégration, en passant par un bon accueil lors de son premier jour de travail. Un onboarding réussi permet une mise en route en toute souplesse ET veille à ce que votre nouveau collaborateur vous reste fidèle plus longtemps. Quels sont dès lors les éléments essentiels à prévoir dans le processus d’onboarding ? 
À quoi devez-vous penser avant le premier jour de travail ?
L’onboarding ne commence pas le premier jour de travail, mais dès la signature du contrat. Si votre nouveau collaborateur est tenu de respecter un délai de préavis auprès de son ancien employeur, quelques semaines, voire quelques mois peuvent s’écouler avant qu’il ne rejoigne votre entreprise.
Impliquez-le et informez-le au préalable
Il est important, pendant la période précédant le premier jour de travail, de garder le contact avec votre nouveau collaborateur ainsi que de déjà l’impliquer et l'informer autant que possible. Si vous prévoyez par exemple une activité d’équipe (drink de Nouvel An, dîner, et cetera), vous pouvez l’y inviter. C’est l’occasion pour votre collaborateur de faire la connaissance de l’équipe, et il se sentira le très bienvenu.
Commandez à temps le matériel nécessaire pour la fonction
Selon votre secteur d’activité, votre nouveau collaborateur aura besoin de matériel spécifique pour exécuter sa fonction. Commandez-le à temps, pour qu'il puisse se mettre à la tâche sans plus attendre. S'agit-il par exemple d'un travail de bureau ? Prévoyez dans ce cas un ordinateur, un téléphone et d’autres accessoires de bureau.
Choisissez un mentor
Les collaborateurs chevronnés de votre entreprise peuvent constituer pour votre nouveau collaborateur une source riche en savoir. Dès lors, réfléchissez au préalable à la personne qui pourrait agir en qualité de « parrain » ou de « marraine » pour soutenir votre nouveau collègue. Vous pensez à quelqu’un en particulier ? Demandez donc à la personne en question si ce rôle lui convient. Cela lui permet de se préparer à l’arrivée de son nouveau collègue.
Rassemblez toutes les informations utiles dans une brochure
Rédigez une brochure d'information limpide au sujet de votre entreprise. Reprenez toutes les informations utiles, telles que :
- les coordonnées de collègues clés,
- les accords internes (notamment concernant les absences pour maladie et les congés),
- les instructions de sécurité et les procédures en cas d’urgence,
- et cetera.
Remettez cette brochure le premier jour de travail, voire plus tôt.
À ne pas oublier le premier jour de travail
Pour le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur, il est important de lui consacrer du temps. Une première journée bien organisée mettra votre nouveau collaborateur à l’aise et lui permettra de s’intégrer plus rapidement.
Offrez une attention à votre collègue
Ce sont parfois les petites attentions qui donnent à votre nouveau collègue un sentiment de bienvenue au sein de l’entreprise. Une petite attention peut faire des miracles. Tous les nouveaux collaborateurs de Liantis reçoivent par exemple des fleurs le jour de leur arrivée.
Une carte manuscrite ou un message personnel sur le bureau sont d’autres attentions agréables.
Organisez les présentations avec l’équipe
Pour se présenter à l'équipe, le nouveau collaborateur est souvent amené à en dire un peu plus sur lui devant tout le groupe réuni. Cela peut être très impressionnant pour un premier jour de travail.
Il vaut mieux demander à chaque membre de l’équipe de se présenter individuellement au nouveau collègue. C’est beaucoup plus personnel et décontracté. En outre, vous voulez éviter au maximum que votre nouveau collaborateur se sente mal à l'aise de se retrouver sous les feux des projecteurs.
Vous avez choisi un parrain ou une marraine ? Faites en sorte que cette personne se présente au nouveau collègue lors du premier jour de travail.
Prévoyez un entretien personnel
Prévoyez lors du premier jour de travail un entretien personnel avec votre nouveau collaborateur. Il appréciera que vous consacriez du temps à le rencontrer, malgré votre agenda chargé.
C’est aussi le moment idéal pour présenter à nouveau brièvement l’entreprise et sa culture, et en dire un peu plus sur la fonction et le rôle de votre collaborateur au sein de l’entreprise. Profitez-en pour lui procurer toutes les informations nécessaires à l’exercice de sa fonction.
Parlez de tous les aspects de bien-être et de prévention
Il est important que votre nouveau collaborateur soit au courant des mesures existantes en matière de bien-être et de prévention au travail. Évoquons :
- À quel conseiller en prévention peut-il s'adresser ?
- Qui est la personne de confiance ?
- Parcourez les règles de sécurité : tous les accords en matière de sécurité, les équipements de protection, les procédures en cas d’incendie, l’endroit où se trouve la trousse de secours, et cetera.
N’oubliez pas le formulaire d’enregistrement
Prévoyez une preuve démontrant que votre nouveau collègue a reçu toutes les informations utiles. Faites signer le formulaire d’enregistrement pour confirmation par le supérieur hiérarchique ET par le nouveau collaborateur. Vous conservez ce document dans le dossier de votre collaborateur.
Les éléments clés des premières semaines
Après ce premier jour de travail, il reste tout aussi important d’assurer un bon suivi durant les premières semaines.
Veillez à une formation adéquate
Votre nouveau collaborateur ne sait pas encore comment les choses fonctionnent au bureau. Il a de toute façon besoin d’une période de formation. Faites en sorte qu’un collègue explique tout ce qui est indispensable.
Durant les premières semaines, mettez également au point un plan de formation personnel (PFP). Ce plan reprend tous les accords concernant le développement personnel de votre collaborateur. Vous tenez compte des desiderata de votre collaborateur, tout en lui communiquant également ce que vous considérez comme important. Le nouvel arrivant dispose ainsi d'un aperçu clair du planning.
Prévoyez une/des mission(s) accessible(s)
Votre collègue tient à se sentir utile dès le début. Prévoyez donc quelques tâches initiales faciles que votre collaborateur pourra déjà entamer.
Évaluez l’intégration lors d'un entretien
Votre collaborateur travaille depuis quelques semaines ? Prévoyez un entretien pour voir avec lui comment les choses se passent. Vous restez ainsi au courant et vous montrez que vous vous sentez concerné en tant qu’employeur.
