Een goed onboardingsproces omvat alle initiatieven om een kersverse collega goed te ontvangen en te laten inwerken in je bedrijf. Dat gaat van communicatie vóór de start, tot een goed onthaal op de eerste werkdag en de juiste opvolging tijdens de inwerkperiode. Een goede onboarding zorgt meteen voor een vlotte start én verhoogt de kans dat je nieuwe medewerker langer zal blijven. Wat mag je daarom zeker niet vergeten in jouw onboardingsproces?
Wat mag je niet vergeten vóór de eerste werkdag?
Onboarding start niet op de eerste werkdag, maar zodra het contract is getekend. Als je nieuwe werknemer dus nog een opzeg moet doen bij z’n vorige werkgever, dan kan er nog een periode van een aantal weken of zelfs maanden over gaan.
Voordien betrekken en informeren
Het is belangrijk om gedurende de periode voor de eerste werkdag contact te houden en je nieuwe werknemer al te betrekken en informeren waar dat kan. Staat er bijvoorbeeld een teamactiviteit (nieuwsjaardrink, etentje …) op de planning, dan kan je hem uitnodigen. Zo krijgt je werknemer de kans om het team al te leren kennen en zal hij zich zeker meer dan welkom voelen.
Bestel tijdig het juiste materiaal voor de job
Afhankelijk van de sector waarin je werkt, zal je nieuwe medewerker bepaald materiaal nodig hebben om de job uit te voeren. Bestel tijdig het materiaal, zodat hij meteen aan de slag kan. Gaat het bijvoorbeeld om een bureaujob? Voorzie dan een computer, telefoon en andere kantoorbenodigdheden.
Kies een mentor
Je nieuwe werknemer kan veel bijleren van personeel dat al eventjes op kantoor werkt. Denk daarom op voorhand eens na wie de rol zou kunnen opnemen van ‘peter’ of ‘meter’ om de nieuwe collega te ondersteunen. Iemand in gedachten? Vraag dan op voorhand of de persoon in kwestie dat ziet zitten. Zo kan hij zich voorbereiden op de komst van zijn nieuwe collega.
Leg alle nuttige informatie vast in een brochure
Maak een duidelijke infobrochure over jouw bedrijf. Verzamel in een notendop alle nuttige informatie, zoals:
- contactgegevens van sleutelfiguren
- afspraken (bijvoorbeeld rond ziekte en verlof)
- veiligheidsinstructies en procedures in noodgevallen
- …
Geef deze infobrochure mee voor of op de eerste werkdag.
Vergeet dit zeker niet op de eerste werkdag
Op de eerste werkdag is het cruciaal dat je tijd maakt voor je nieuwe werknemer. Als die eerste dag goed in elkaar zit, dan zal je nieuwe werknemer zich op zijn gemak voelen en uiteindelijk ook sneller ingewerkt zijn.
Zet je collega in de bloemetjes
Soms zijn het de kleine dingen die je nieuwe collega zich doen welkom voelen in het bedrijf. Zo kan een kleine attentie wonderen doen. Alle nieuwe werknemers bij Liantis krijgen bijvoorbeeld een bloemetje op de eerste werkdag.
Ook een handgeschreven kaartje of persoonlijke boodschap op het bureau is een leuke attentie.
Een ontmoeting met het team
Vaak worden nieuwe werknemers aan het team voorgesteld en moeten ze iets over zichzelf vertellen voor de hele groep. Op zo’n eerste werkdag kan dat heel overweldigend zijn.
Zorg in plaats daarvan dat iedereen van het team zich individueel voorstelt aan de nieuwe collega. Dat is veel persoonlijker en neemt de druk wat weg. Je wil bovendien zoveel mogelijk vermijden dat je nieuwe werknemer zich ongemakkelijk voelt omdat hij in de spotlights wordt gezet.
Heb je een peter of meter gekozen? Laat die zichzelf dan op de eerste werkdag voorstellen aan de nieuwe collega.
Plan een persoonlijk gesprek in
Plan als werkgever tijdens de eerste werkdag een persoonlijk gesprek in met je nieuwe werknemer. Die zal het appreciëren dat je even tijd maakt in je drukke agenda om hem te ontmoeten.
Dit is ook het perfecte moment om nog eens kort het bedrijf en de cultuur voor te stellen en iets meer te vertellen over je werknemers nieuwe functie en rol binnen het bedrijf. Geef meteen ook alle informatie die hij nodig heeft om de functie goed uit te voeren.
Bespreek alles rond welzijn en preventie
Het is belangrijk dat je nieuwe werknemer alles weet over de bestaande maatregelen rond welzijn en preventie op het werk. Denk maar aan:
- Bij welke preventieadviseur kan hij terecht?
- Wie is de vertrouwenspersoon?
- Overloop de veiligheidsregels: alle afspraken rond veiligheid, beschermingsmiddelen, procedures bij brand, de locatie van de EHBO-doos enzovoort.
Vergeet het registratieformulier niet
Zorg voor een schriftelijk bewijs dat je nieuwe collega alle nodige informatie heeft ontvangen. Laat dat registratieformulier tekenen door de leidinggevende én de nieuwe werknemer ter bevestiging. Het document bewaar je in het personeelsdossier van jouw medewerker.
Belangrijke zaken in de eerste weken
Naast op de eerste werkdag, is het ook belangrijk om tijdens de eerste werkweken alles goed op te volgen.
Zorg voor een goede opleiding
Je nieuwe werknemer weet nog niet hoe alles werkt op kantoor. Hij heeft sowieso een bepaalde opleidingsperiode nodig. Laat een collega alle nodige zaken uitleggen.
Stel samen tijdens de eerste weken ook een persoonlijk opleidingsplan (POP) op. In zo’n plan leg je al alle afspraken vast voor de persoonlijke ontwikkeling van je medewerker. Je houdt rekening met wat de medewerker wil, maar geeft ook door wat jij belangrijk vindt. Zo heeft de nieuweling van bij de start al een duidelijk zicht op wat er op de planning staat.
Voorzie laagdrempelige opdracht(en)
Je collega voelt zich graag van bij het begin al nuttig. Voorzie daarom enkele eenvoudige starttaken waar je werknemer (tussendoor) mee kan beginnen.
Bespreek de inwerking tijdens een gesprek
Is je werknemer al een aantal weken aan het werk? Plan dan een gesprek met hem in om even te polsen hoe alles verloopt. Zo hou je de vinger aan de pols en toon je ook meteen interesse als werkgever.
