Comment percevez-vous cet entretien ? Comme une obligation ou plutôt comme une opportunité ? Certains supérieurs hiérarchiques appréhendent ce moment. Et on les comprend ! Mener un tel entretien s’apparente parfois à un périlleux exercice d’équilibriste. Il faut se montrer honnête et clair sans entamer la motivation de vos collaborateurs. Et vous n’êtes pas non plus à l’abri de critiques. Il ne faut toutefois pas sous-estimer l’importance de l’entretien de fonctionnement !
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Qu’est-ce qu’un entretien de fonctionnement ?
Levons tout d’abord un malentendu : l’entretien de fonctionnement ne sert absolument pas à recadrer votre travailleur. Il s’agit plutôt d’un échange mutuel qui met l’accent sur l’amélioration de la qualité du travail et de la collaboration. Cela signifie que vous êtes vous aussi, en tant que supérieur hiérarchique, susceptible de recevoir du feed-back à cette occasion. Cet entretien orienté vers l’avenir donne la priorité à la croissance et au développement. Il précise les objectifs à réaliser et la manière de les atteindre. Un entretien de fonctionnement profite au travailleur mais aussi au supérieur hiérarchique et à l’organisation tout entière.
Il ne faut pas confondre entretien de fonctionnement et entretien d’évaluation
La différence ?
L’entretien d’évaluation vous permet de juger le travail et le fonctionnement de vos collaborateurs. Cet entretien jette un regard sur les prestations passées. Si les objectifs sont atteints, le travailleur peut se voir offrir une récompense, comme par exemple une augmentation de salaire. Dans le cas contraire, vous pouvez aborder les points à améliorer de manière constructive.
La finalité et le ton de ces deux entretiens sont aussi totalement différents. Il est important que cela soit également clair pour l’interlocuteur. C'est pourquoi il est nécessaire de mener deux entretiens distincts, à deux moments différents. De nombreux supérieurs hiérarchiques ne respectent pas cette règle, souvent en raison de considérations pratiques. Il est bien évidemment impossible de distinguer totalement ces deux entretiens puisque l’un complète l’autre.
CONSEIL : Planifiez l’entretien de fonctionnement, durant lequel les objectifs à atteindre sont définis, au printemps, et prévoyez l’entretien d’évaluation à l’automne.
La régularité paie
Dans l’idéal, l’entretien de fonctionnement doit avoir lieu deux fois par an. Cette approche vous permet de garantir la qualité de la collaboration et la santé de votre entreprise. Certains préfèrent même l’organiser plus fréquemment. Cette méthode vous permet de réagir plus rapidement et de suivre de plus près l’évolution des travailleurs. Vous seriez d’ailleurs étonné de voir le nombre de personnes qui veulent bénéficier d’un coaching et d’un feed-back par rapport au travail fourni. La planification cohérente des entretiens de fonctionnement assure une certaine continuité : les accords convenus lors du dernier entretien ont-ils été respectés ? Pourquoi oui/pourquoi non ? Un entretien de fonctionnement sans suivi rate son objectif.
CONSEIL : Planifiez une courte réunion (numérique) toutes les deux semaines. Cela vous permettra de tâter le terrain et de voir comment se porte votre collègue.
La préparation, c’est déjà la moitié du travail
Votre collaborateur et vous devez de préférence soigneusement préparer l’entretien de fonctionnement. Voici ce que vous pouvez faire au préalable :
- Collectez un maximum d’informations sur votre collaborateur sur la base d’e-mails, de rapports, de discussions avec ses collègues…
- Informez votre interlocuteur à temps de la date de l’entretien (au moins deux semaines à l’avance) de manière à ce qu’il ait la possibilité de s’y préparer correctement.
- Notez une structure sur papier qui pourra servir de fil conducteur durant l’entretien.
- Réfléchissez au préalable à la manière de transmettre un feed-back de manière constructive.
- Prévoyez suffisamment de temps et choisissez un endroit calme.
Contenu de l’entretien de fonctionnement
Durant cet entretien de fonctionnement, vous aborderez le bien-être de votre collaborateur tout en lui indiquant ce que vous attendez de lui.
Quelles questions allez-vous poser durant l’entretien de fonctionnement ?
Il est préférable de préparer vos questions à l’avance. Pensez aux questions suivantes :
- Comment concevez-vous votre fonction ?
- Quelles sont les actions planifiées ?
- Quelles sont les compétences personnelles pouvant être approfondies ?
- Quelles connaissances ou compétences doivent être perfectionnées ?
- Une formation peut-elle être envisagée ?
- Comment se déroule la collaboration avec les collègues et avec vous en tant que supérieur hiérarchique, et comment peut-on l’améliorer ?
- Quelles sont vos ambitions ? Quel est votre objectif d’évolution dans l’entreprise ?
Plan de développement personnel (PDP) : définir des objectifs SMART
Dans le plan de développement personnel (PDP), vous établissez des accords en vue du développement personnel de votre collaborateur. Vous tenez compte des volontés du collaborateur, mais vous communiquez aussi ce que vous estimez important. Le PDP est donc le fil conducteur idéal de vos entretiens de fonctionnement.
Lors de l’entretien de fonctionnement, vous fixez ensemble une série d’objectifs que vous reprenez dans le plan de développement personnel. Il peut s’agir d’objectifs à court ou à long terme. Veillez toujours à respecter les principes « SMART » : spécifique, mesurable, ambitieux (faisable), réaliste et temporel.
Par exemple, ne dites pas « Vous devriez rédiger plus de rapports », mais plutôt « Vous devriez rédiger un rapport mensuel reprenant les chiffres de vente du mois précédent ».
Déroulement de l’entretien de fonctionnement
Commencez par expliquer l’objectif de l’entretien : améliorer le fonctionnement et la collaboration. Parcourez l’ordre du jour ensemble et spécifiez la durée de l’entretien.
Donnez d’abord la parole à votre collaborateur afin qu’il puisse aborder ses points à l’ordre du jour. Évitez de prendre immédiatement une position défensive en cas de critique.
C’est ensuite à votre tour de prendre la parole. N’hésitez pas à nommer les points positifs et à complimenter votre travailleur. Abordez les points d’amélioration de manière constructive. Demandez à votre travailleur de proposer des solutions, pour l’impliquer personnellement. Le résultat n’en sera que meilleur !
À la fin de l’entretien, convenez d’accords concrets et résumez-les dans le plan de développement personnel. Il existe pour ce faire des fichiers types. Ce document doit être signé par les deux parties. Ajoutez cette synthèse au dossier du collaborateur.
En avant toute !
Un entretien de fonctionnement vous pousse, votre collaborateur et vous, à la réflexion. Une solution est trouvée aux problèmes et les bonnes prestations sont mises à l’honneur. Cette approche stimule la motivation, le fonctionnement et la collaboration au travail. Ce n’est que du positif pour votre organisation !
