Attribuer de nouvelles responsabilités à un collaborateur n’est pas toujours évident pour bon nombre d'employeurs. Il s’agit pourtant d’une conséquence inévitable de la croissance de votre entreprise. Après tout, vous n’avez que deux mains. Voici quelques règles pour vous aider à déléguer efficacement.
Ces supérieurs hiérarchiques ont généralement du mal à déléguer
Les trois catégories de supérieurs hiérarchiques suivants peinent à déléguer :
- Le hamster : ce type rechigne à déléguer. Ce refus découle d'un manque de confiance dans sa propre capacité à déléguer, ou envers ses collaborateurs. Il se plaint d’être sous pression et de ne pas avoir le temps de mener toutes ses tâches à bien.
- Le largueur : cette personne attend que le collaborateur exécute la tâche qui lui est confiée à la perfection, sans toutefois prendre la peine de lui fournir les instructions nécessaires. Elle est rarement satisfaite des résultats et rejette généralement la faute sur son subordonné.
- Le micromanager : lorsqu’il délègue une tâche, il ne peut pas s’empêcher d’expliquer au collaborateur comment la réaliser. Il ne laisse aucune place à l’initiative ni à la créativité du collaborateur. Paradoxalement, les micromanagers sont souvent frustrés par le manque d’implication des membres de leur équipe.
Vous vous reconnaissez dans l’un de ces trois profils ? Les conseils suivants sont dès lors faits pour vous.
Déléguer : mode d’emploi
Sélectionnez le collaborateur approprié
Vous avez du mal à déléguer ? Commencez par bien choisir les collaborateurs avec lesquels tenter l’expérience. Optez pour des travailleurs résolument orientés résultats, qui prendront les défis à bras-le-corps. Ils ont le plus de chance de mener cette tâche supplémentaire à bien. Cela vous aidera à prendre davantage confiance en vos collaborateurs et peut-être même à leur déléguer plus de responsabilités et de compétences.
Expliquez clairement la nouvelle répartition des rôles à toute l’équipe
La délégation ne peut être efficace que si ce nouveau rôle est clair pour vous, pour votre collaborateur et pour les autres membres de votre équipe. Il faut à tout prix éviter que ce changement ne suscite de la confusion ou des frictions. Référez-vous donc systématiquement à votre « mandataire ». Si vous décidez de confier désormais la gestion des relations clientèle à l’un de vos collaborateurs, il est important d’orienter les personnes ayant des questions à ce sujet vers lui. Vous avaliserez ainsi la nouvelle répartition des rôles et témoignerez votre confiance en votre collaborateur.
Ne donnez pas d’instructions, mais fixez un objectif
Lorsque vous déléguez une tâche, veillez à bien en expliquer la raison et ce que vous attendez exactement. En revanche, laissez décider vos collaborateurs de la manière d'effectuer la tâche qui leur est confiée. Faute de quoi, la délégation n’aurait aucun sens. Par ailleurs, votre manière de faire n’est pas forcément la meilleure.
Remarque : ne sous-estimez pas le temps que prend l’accompagnement au tout début. Il est tout à fait irréaliste de confier une tâche du jour au lendemain à un collaborateur et de s’attendre directement à une maîtrise parfaite. Il peut être bon de définir des tâches partielles et de rédiger une sorte de manuel ou de liste de contrôle qui servira de cadre de référence en cas de doute. Plus vous investirez de temps dans une transmission harmonieuse des responsabilités, plus vite votre collaborateur pourra travailler de manière autonome.
Accordez aussi bien des responsabilités que de l’autorité
Lorsque vous confiez de nouvelles responsabilités à un collaborateur, conférez-lui aussi un certain degré d’autorité. Il sera ainsi en mesure de prendre en toute autonomie les décisions nécessaires dans le cadre de la mission à réaliser. S’il doit à chaque fois obtenir votre signature ou votre accord, vous serez à nouveau très rapidement absorbé par mille et une tâches. Et c’est justement ce que vous cherchez à éviter. Si vous voulez être tenu au courant de l’avancement du travail, verbalisez votre attente. Dites à votre collaborateur quand il doit vous concerter. Vous pourrez ainsi dormir sur vos deux oreilles.
Reconnaissez et récompensez les réussites
Félicitez votre collaborateur s'il prend ses nouvelles responsabilités à cœur et qu'il obtient de bons résultats. Cela le motivera sans aucun doute à s’investir davantage dans sa nouvelle fonction. Qui sait, votre collaborateur pourrait même se débrouiller mieux que vous. Dans ce cas, réjouissez-vous également car la réussite de votre équipe contribue à celle de toute l’entreprise.
