Le registre UBO : que devez-vous savoir pour votre société ou votre ASBL ?

Entrée en vigueur le 31 octobre 2018, la réglementation relative au registre UBO (« Ultimate Beneficial Owner ») constitue une nouvelle étape dans la lutte contre le blanchiment de capitaux. La loi prévoit l’obligation pour de nombreuses organisations, dont votre société(*) et votre ASBL, d’identifier leurs bénéficiaires effectifs (UBO) dans le registre. L’objectif est de permettre une plus grande transparence sur l’identité de la personne physique qui se cache derrière votre société ou ASBL. Les règles varient selon le type d’organisation. Qu’en est-il exactement pour votre société, d’une part, et pour votre ASBL, d’autre part ?

1. Qui sont les bénéficiaires effectifs…

a. … dans votre société ?

La loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux distingue trois catégories de personnes physiques :

• tout d’abord, il s’agit de toute personne qui possède, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital (indice de pourcentage suffisant : plus de 25 %) ;
• en outre, toute personne qui exerce le contrôle de votre société par d’autres moyens est également un bénéficiaire effectif. Cela peut se faire via des pactes d’actionnaires, via le droit de nommer la majorité des membres du conseil d’administration, ou encore via certains droits de veto, etc. ;
• enfin, la troisième et dernière catégorie se compose du personnel occupant la position de dirigeant principal. Attention toutefois : dans le cas des sociétés, ces dirigeants doivent uniquement être enregistrés en tant que bénéficiaires effectifs à condition que les première et deuxième catégories n’aient pas identifié de bénéficiaire effectif.

(*) Attention : la plupart des sociétés cotées en Bourse et leurs filiales ne sont pas tenues d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs. Les partis politiques européens ainsi que les fondations politiques européennes en sont également dispensés. Consultez la FAQ du SPF Finances pour de plus amples informations.

b. … dans votre ASBL ?

Dans le cas d’une ASBL, il s’agit en premier lieu des membres du conseil d’administration. Les personnes habilitées à représenter votre association doivent également être identifiées comme bénéficiaires effectifs, de même que les personnes chargées de la gestion journalière de celle-ci.

Une quatrième catégorie de bénéficiaires effectifs de votre ASBL se compose des personnes dans l’intérêt principal desquelles votre ASBL a été constituée ou opère (par exemple, les personnes souffrant d’un handicap dans la Région de Bruxelles-Capitale).

Toute personne exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur votre ASBL doit également être enregistrée comme bénéficiaire effectif. Il s’agit, par exemple, d’une personne qui agit dans les coulisses via un ou plusieurs hommes de paille ou qui, par un cumul de mandats de représentation, exercerait dans les faits un contrôle sur l’association.

Par ailleurs, toutes les catégories de bénéficiaires effectifs d’une ASBL sont cumulables. Cela signifie donc que vous devez enregistrer toutes les personnes considérées comme bénéficiaires effectifs de votre ASBL.

Soulignons que les fondateurs de votre ASBL ne sont pas des bénéficiaires effectifs, pour autant qu’ils ne tombent pas sous une autre catégorie de bénéficiaires effectifs. Les travaux parlementaires préparatoires de la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux précisent en effet que les fondateurs qui ne sont souvent plus membres de l’ASBL depuis des dizaines d’années ou n’y exercent aucune fonction ou mandat, peuvent difficilement être considérés comme bénéficiaires effectifs de cette ASBL.

2. Quelles données devez-vous exactement enregistrer ?

Les sociétés et ASBL doivent fournir les informations suivantes pour chaque bénéficiaire effectif :

• nom et prénom,
• date de naissance,
• nationalité(s),
• adresse complète de résidence,
• la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif,
• le numéro de Registre national ou numéro Bis et, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’État où il réside ou dont il est le ressortissant,
• la/les catégorie(s) de bénéficiaires effectifs dont il dépend,
• si le bénéficiaire effectif remplit les conditions de qualification individuellement ou avec d’autres personnes.
• pour certains bénéficiaires effectifs indirects : la manière dont le bénéficiaire effectif contrôle la société ou l’ASBL ;
• tout document qui prouve que les informations sur l’UBO sont adéquates, exactes et actuelles.

• si le bénéficiaire effectif remplit les conditions individuellement ou avec d’autres personnes,
• s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect,
• s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect : les données de tous les intermédiaires,
• et l’étendue de l’intérêt effectif détenu par le bénéficiaire effectif au sein de la société, c’est-à-dire ses pourcentages, pondérés ou non, des actions ou droits de vote.

3. À qui incombe l’obligation de communiquer ces informations ?

Ce sont les administrateurs ou gérants de votre société ou ASBL qui doivent fournir les données des bénéficiaires effectifs ainsi que les pièces justificatives nécessaires. En cas de changements dans ces données, ceux-ci doivent être transmis dans le mois au registre UBO, en plus de l’obligation de confirmer et de mettre à jour les données au moins une fois par an.

eStox, une initiative récente de la Fédération Royale du Notariat belge (Fednot) et de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (IEC), pourrait faciliter considérablement cette tâche de l’organe de gestion. Le nouveau registre électronique des titres prévoit ainsi un lien direct avec le registre UBO. Si vous le souhaitez, vous pouvez dès lors transmettre automatiquement les données sur les bénéficiaires effectifs de votre entreprise au SPF Finances par le biais de ce registre. En savoir plus ici.

4. Sanctions ?

La loi prévoit différentes sanctions selon le type d’obligation incombant aux administrateurs ou aux gérants :

Les administrateurs ou les gérants qui n’ont pas communiqué (à temps) les informations requises ou qui ont communiqué des informations incomplètes ou erronées au registre UBO s’exposent, conformément à l’arrêté royal du 30 juillet 2018, à une amende administrative de 250 à 50 000 euros.

En vertu de l’article 1:36 du Code des sociétés et des associations, le défaut de communication ou la communication tardive ainsi que l’omission de recueillir ou de conserver les informations requises sont par ailleurs punis d’une amende de 50 à 5 000 euros.

5. Qui peut consulter le registre UBO ?

Non seulement des autorités comme la police, le parquet et le fisc ont accès au registre, mais tous les groupes professionnels qui doivent transmettre ces données dans le cadre d’un contrôle clients (comme les experts-comptables, les notaires et les avocats) peuvent en principe aussi consulter toutes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de votre société ou ASBL.

En ce qui concerne les sociétés, tout membre de la population peut également demander l’accès – et ce, sans aucun motif – à la différence qu’il ne pourra pas voir certaines données à caractère personnel.

Pour les ASBL, les conditions sont plus strictes et il faut pouvoir démontrer au moins un intérêt légitime, faute de quoi seules les données de certaines catégories d’UBO pourront être consultées.

6. Pouvez-vous protéger certaines informations ?

Heureusement, toutes les données que vous devez enregistrer ne sont pas visibles par tout le monde. Par exemple, votre numéro de Registre national et adresse de résidence restent des informations privées pour les citoyens et pour les personnes qui démontrent un intérêt légitime ou introduisent une demande écrite.

En outre, si vous avez des raisons valables de penser que vous courez un risque du fait de l'accessibilité de vos données, vous pouvez demander, en tant que bénéficiaire effectif, à protéger encore plus de données. Il est également possible de prévoir une plus grande confidentialité pour les bénéficiaires effectifs mineurs ou incapables.

7. En pratique

1. Dressez la structure de propriété de votre société ou ASBL et déterminez les personnes physiques qui doivent être identifiées comme bénéficiaires effectifs.
   
   Vous constatez que certains gérants ou administrateurs ne sont pas inscrits à la BCE ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.
   
   
2. Informez vos bénéficiaires effectifs, par courrier, de leurs droits et obligations à cet égard (cf. art. 21 de l’AR) et collectez toutes les informations précises et détaillées les concernant ainsi que sur les éventuelles organisations intermédiaires.
   
   
3. Rassemblez les pièces justificatives nécessaires (par exemple, copie de la carte d’identité/du passeport, statuts de votre société ou ASBL, registre des actions, etc.) qui prouvent que les informations que vous possédez sont adéquates, exactes et actuelles.
   
   Vous constatez toutefois que les informations de base de votre société ou ASBL ne sont plus actuelles ? Contactez-nous : nous nous ferons un plaisir de vous aider. 
   
   
4. Enregistrez vos bénéficiaires effectifs en vous connectant au registre UBO (via MyMinfin -> Registre UBO), ou demandez à votre expert-comptable de faire le nécessaire.

Attention :

• pour les sociétés sans personnalité juridique (par exemple les sociétés simples) dont tous les associés ou gérants sont des personnes morales, il est impossible de vous enregistrer au nom de la société simple dans le registre UBO. Bien que ceci ne soit pas légalement obligatoire, au moins une personne physique devra être désignée comme représentant pour répondre aux exigences en matière de bénéficiaires effectifs.
  
  Vous devrez ensuite la faire enregistrer sous « fonctions » à la BCE par l’intermédiaire du guichet d’entreprises. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pourrez avoir accès au registre UBO au nom de votre société simple. Si vous constatez que vous ne pouvez pas vous enregistrer au nom de votre société simple, prenez contact avec nous et nous vous donnerons des explications.

• Les anciennes A(I)SBL et fondations (qui ont été créées avant le 1er mai 2019 et qui ne sont pas encore conformes au nouveau Code des sociétés et des associations), dont tous les administrateurs (délégués à la gestion journalière) sont des personnes morales ont aujourd’hui les mêmes problèmes pour avoir accès au registre UBO. Dans ce cas-ci aussi, au moins une personne morale administrateur (déléguée à la gestion journalière) doit désigner un représentant permanent qui sera repris dans la BCE après la publication au Moniteur belge. Faites toutefois immédiatement désigner un représentant permanent pour toutes les personnes morales administrateurs (déléguées à la gestion journalière) de votre A(I)SBL ou fondation. Ceci sera obligatoire à partir du 1er janvier 2020. Si vous voulez savoir pourquoi, lisez ce post.
  
  Si vous avez une ancienne A(I)SBL ou fondation qui compte une ou plusieurs personnes morales administrateurs (déléguées à la gestion journalière), prenez contact avec nous. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

5. Enfin, élaborez de bonnes procédures internes pour vous permettre de communiquer chaque modification dans les temps, car une longue liste de bénéficiaires demande un suivi important.

Vous avez encore des questions sur le registre UBO ? Demandez conseil à votre expert-comptable ou consultez le site du SPF Finances. Outre de nombreuses informations importantes, vous trouverez une FAQ ainsi que des manuels pratiques.