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Comptabilité et TVA

Comment faire pour que vos factures vous soient payées à temps ?

Si vos clients vous paient en retard, cela vous coûte non seulement de l’argent, mais cela risque également de vous plonger personnellement dans des difficultés financières. Mieux vaut dès lors vous en prémunir. Commencez par élaborer une bonne politique de facturation, au besoin, avec l’aide de votre comptable. Sachez également qu'en tant qu’indépendant, une gestion efficace des débiteurs est indispensable pour toute entreprise. La gestion des débiteurs va au-delà de la « poursuite des mauvais payeurs » : elle commence avant même que vous n’ayez conclu un contrat avec le client.

 

Que pouvez-vous faire avant la conclusion du contrat ?

Solvabilité

Avant d’accepter un gros client, mieux vaut vous renseigner sur sa solvabilité et ses habitudes de paiement. Pour les clients professionnels, vous pouvez vous adresser à un bureau d'informations commerciales, comme Graydon, Euro DB ou Infobase.

Pour les clients particuliers, par contre, il est plus difficile d’obtenir des informations. La plupart des données relatives aux clients particuliers sont en effet protégées par la loi relative à la protection de la vie privée. En l’occurrence, votre client particulier lui-même sera votre principale source d’informations. Essayez d’avoir une discussion franche avec lui à propos de ses avoirs, de son travail... Mais n’en tirez pas de conclusions hâtives, car le client peut vous raconter ce qu’il veut…

Paiements au comptant, acomptes et paiements partiels

Demandez autant que possible des paiements au comptant ou des acomptes, ce sera toujours ça de pris. Attention : vous ne pouvez pas accepter de paiements en espèces de plus de € 3 000. Vous pouvez par contre accepter un acompte sur de tels montants, à condition que cet acompte ne dépasse pas 10 % du montant total, avec un maximum de € 3 000.

Convenez clairement des conditions de paiement

Avant même de conclure le contrat proprement dit, attirez l’attention du client sur vos conditions de paiement. Veillez à ce que vos conditions générales, qui reprennent ces conditions de paiement, soient facilement accessibles pour le client. Discutez de vos conditions de paiement et remettez toujours un exemplaire de vos conditions générales au client. Assurez-vous également lors de la signature du contrat proprement dit que le client accepte vos conditions générales.

SI vous accordez un délai de paiement, sachez que le délai habituel est de 14 jours après livraison et le maximum absolu de 30 jours après livraison, pour un client que vous jugez fiable. Si votre client est lui-même un commerçant, le délai de paiement ne peut excéder 30 jours, sauf si vous avez convenu avec lui par écrit d’un délai plus long et que vous aviez une bonne raison de le faire.

N’essayez pas non plus de vous protéger en appliquant des intérêts de retard exorbitants ou des clauses pénales excessives. Un intérêt de retard de 12 % par an, augmenté d’une indemnité de 10 % pour frais administratifs, est courant en cas de non-paiement. N’oubliez pas d’indiquer dans vos conditions générales que l’intérêt de retard commence à courir automatiquement à l’expiration du délai de paiement, de cette façon, vous ne serez pas obligé de d’abord mettre votre client en demeure (voir ci-dessous).

 

Que pouvez-vous faire pendant l’exécution du contrat ?

Établissez vos factures le plus vite possible

Celui qui tarde à établir ses factures ne doit pas s’attendre à être payé rapidement. Établissez votre facture correctement et immédiatement après la livraison ; cela ne représentera pas un travail énorme. Joignez également à votre facture une formule de virement – généralement fournie par la banque – avec vos données pré-complétées.

Enregistrez chaque contact avec le client

Vous n’êtes peut-être pas le roi de l’administration. Cependant, vous avez quand même intérêt à prendre des notes détaillées  (dans votre agenda, sur votre ordinateur…) de chaque contact avec le client. Ces notes vous seront bien utiles si vous devez entreprendre certaines démarches ou si le client ne tient pas sa promesse. Avant de contacter un client, assurez-vous d’avoir vos notes à portée de main, de façon à savoir à qui vous parlez et à pouvoir rappeler au client son achat et son accord de paiement. Une telle approche ne manquera pas d’inciter le client à se ressaisir.

Établissez des factures intermédiaires

S’il s’agit d’un plus long travail ou d'une livraison en continu, demandez des paiements intermédiaires. Soyez cohérent à cet égard. S’il apparaît que le client n’honore pas ces paiements intermédiaires, vous pouvez le menacer d'interrompre les travaux ou de suspendre les livraisons jusqu’à ce qu’il respecte ses obligations.

Que pouvez-vous faire après l’exécution du contrat ?

Si le client ne paie pas dans le délai convenu, vous devez le « mettre en demeure ». En d’autres termes, vous devez l’informer formellement qu’il n’a pas respecté ses obligations. Cette mise en demeure est importante, car :

  • sans mise en demeure, vous ne pouvez en principe pas procéder au recouvrement
  • les intérêts de retard commencent à courir à partir de la mise en demeure (sauf si vous avez indiqué dans vos conditions générales que les intérêts de retard commencent à courir automatiquement à l’expiration du délai de paiement).

Contact téléphonique

Cette mise en demeure ne doit pas forcément être formelle.  Généralement, il vaut mieux d’abord contacter le client par téléphone. Soyez bref mais ferme : ne l’interrogez pas sur la raison de son retard de paiement, mais attirez son attention sur le fait que l’échéance est dépassée et demandez-lui quand il va payer.

Avertissement écrit

La prochaine étape est l’envoi d'un avertissement écrit. Envoyez votre rappel en votre nom personnel et indiquez votre fonction. Joignez-y une formule de virement pré-complétée et une copie de la facture originale ou de votre relevé de comptes. N’indiquez jamais qu’il s’agit d’un « premier rappel » car, dans ce cas, le client n’en tiendra probablement pas compte.

Lettre recommandée

Si le client ne paie pas malgré ce rappel, vous avez intérêt à adopter une approche plus formelle. Dans ce cas, envoyez vos clients difficiles une lettre recommandée. Dans cette lettre, indiquez la date et le numéro de la facture dont vous exigez le paiement, et faites référence aux précédents rappels que vous avez envoyés. Accordez éventuellement un dernier délai de paiement, de maximum 5 jours, et précisez d’emblée les démarches que vous entreprendrez si aucun paiement n’intervient dans ce délai. Faites aussi expressément référence aux intérêts de retard et à la clause pénale dont vous avez convenu avec le client.

 

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Hye-Sook Vijls
Par Hye-Sook Vijls
04 janvier 2019