Les coups de fil, les e-mails et les réunions vous font perdre beaucoup trop de temps ? Il est alors peut-être temps d’organiser votre travail plus efficacement. La coach d’entreprise Marianne van der Wielen donne deux conseils simples afin de davantage tirer profit de votre journée de travail.
Conseil 1 : ne vous laissez plus distraire
C’est justement au moment où vous avez le sentiment de bien avancer dans vos formalités administratives que vous recevez un coup de fil d’un client, et vous voilà de retour à la case départ. Cette situation semble si familière à de nombreux indépendants. Marianne van der Wielen : « Beaucoup d’indépendants pensent qu’ils doivent toujours réagir immédiatement pour satisfaire leurs clients, mais vous pouvez parfaitement fixer des limites. C’est pourquoi il serait intéressant d’envisager un système d’heures d’ouverture, même si vous n’avez pas de magasin. Vous seriez alors par exemple joignable par téléphone et/ou e-mail entre 8 et 12 heures et entre 14 et 18 heures, et pourriez continuer à travailler efficacement en dehors de ces heures. »
Ce système ne fonctionne cependant que si vous l’appliquez strictement. Marianne : « Communiquez vos heures d’ouverture sur votre site web, dans votre messagerie vocale, via les réseaux sociaux, ... Et soyez surtout cohérent. Ne plus décrocher le téléphone le soir, tel est le message. Il en va de même pour les e-mails : la plupart des réponses peuvent attendre le lendemain matin. Rédigez, si nécessaire, un message d’absence et bloquez une heure dans la matinée pour traiter vos e-mails. Désactivez aussi la fonction pop-up afin de ne plus entendre chaque nouveau mail entrant. »
Conseil 2 : regroupez des tâches par blocs de temps
C’est en regroupant certaines tâches que vous gagnerez du temps. Marianne : « Créez autant de blocs fixes que possible dans votre agenda : répondre à des e-mails, téléphoner, traiter des formalités administratives, ... Même s'il est difficile de maintenir cette méthode de travail de façon cohérente dans le rush journalier. »
En suivant ces conseils, vous créez de la place pour ces blocs dans votre agenda. Vérifiez également si certaines choses doivent se faire au quotidien ou non. Pour certaines tâches, il serait peut-être plus intelligent de vous y consacrer une fois par semaine.
Exemple : si vous faites des courses le samedi matin, bloquez une heure pour ce faire dans votre agenda. Dans le courant de la semaine qui précède, votre liste de courses s’allonge, car à chaque fois que vous avez besoin de quelque chose, vous l’y ajoutez. Vous pouvez parfaitement appliquer cette méthode simple à votre organisation du travail en réservant des blocs de temps dans votre agenda et en tenant des listes de choses à faire.
Le consultant vous conseille
Vous êtes débordé depuis bien trop longtemps et vous voulez suivre les conseils de Marianne ? Faites appel à un consultant expérimenté comme Marianne. Car c’est en travaillant plus efficacement que vous pourrez vraiment épargner pas mal de temps.
