Wanneer een onderneming zich inschrijft in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), moet ze een aantal basisgegevens achterlaten. Denk aan een telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer en, indien van toepassing, wie de ondernemersvaardigheden in de onderneming bewijst. Verder moeten, naast de activiteiten van de onderneming, ook de vestigingseenheden worden geregistreerd in de KBO. Maar wat is dat nu precies, zo’n vestigingseenheid?
Wat zegt het wetboek?
Het Wetboek van economisch recht (Art. I.2, 16°) definieert het begrip ‘vestigingseenheid’ als volgt: “een plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste één activiteit van de geregistreerde entiteit wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend.”
Volgens de parlementaire voorbereidingen kan het bijvoorbeeld gaan om een werkplaats of atelier, fabriek, winkel, verkooppunt, kantoor, mijn, steengroeve of andere plaatsen van ontginning van natuurlijke bronnen, directie zetel, pakhuis, loods, goederenvoorraad, eenheid voor melkproductie, filiaal, bijhuis enzovoort.
Volgende plaatsen worden dan weer niet als een vestigingseenheid beschouwd: werven, gsm-antennes, transformatoren, technisch exploitatie-eenheden enzovoort.
Uit de wettelijke definitie en voorbereidende werken destilleren we vier belangrijke voorwaarden die steeds tegelijkertijd vervuld moeten zijn om van een vestigingseenheid te kunnen spreken:
1. Uitoefening van een activiteit
In de eerste plaats is een vestigingseenheid elke plaats waar of van waaruit de onderneming haar activiteiten uitoefent. Het gaat dus om de plaatsen waar er effectief wordt gewerkt, zoals bijvoorbeeld het adres van een bakkerij, kledingwinkel, restaurant, kantoor … Het is dan ook perfect mogelijk dat een onderneming meerdere vestigingseenheden heeft (bv. meerdere verkooppunten, extra opslagplaatsen).
Soms valt het adres van de vestigingseenheid samen met een domicilie of de zetel van een vennootschap. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer enkel van thuis uit wordt gewerkt of het werk van thuis uit wordt georganiseerd (bv. freelancer). Als ‘inschrijvingsplichtige onderneming’ moet je immers sowieso over een vestigingseenheid beschikken en die in de KBO laten registeren.
2. Permanentie
Een vestigingseenheid veronderstelt daarnaast ook een zekere vorm van permanentie. Harde regels om dat te beoordelen zijn er niet, maar de overheid aanvaardt dat het uitoefenen van een activiteit gedurende een ononderbroken periode van dertig dagen, volstaat. Ook als de activiteit minder lang maar wel herhaaldelijk wordt uitgeoefend (bv. elke maand drie dagen), is de voorwaarde van permanentie in de tijd vervuld.
3. Geografisch identificeerbare plaats
Een derde belangrijke voorwaarde om van een vestigingseenheid te kunnen spreken, is dat het moet gaan om een plaats die geografisch identificeerbaar is via een adres. Velden of werven zijn, bij gebrek aan een adres, dus geen vestigingseenheden.
4. Autonomie
Tot slot moet de onderneming op de plaats van de vestigingseenheid ook een zekere autonomie hebben. Dat betekent niet per se dat de onderneming eigenaar van die plaats hoeft te zijn. Zodra ze ergens in eigen naam en voor eigen rekening werkt, zich rechtstreeks wendt tot het grote publiek, haar prijzen vooraf bekend zijn en ze de nodige publiciteit maakt, kan er sprake zijn van autonomie.
Voorbeeld
Een arts huurt in het ziekenhuis een ‘kabinet’. Hij maakt zelf de afspraken, ontvangt er geregeld zijn eigen patiënten en zij betalen hem rechtstreeks. Aangezien het ziekenhuis dan een plaats is waar hij zijn activiteiten met een zekere autonomie uitoefent, moet de arts het ziekenhuis als vestigingseenheid van zijn onderneming laten registreren.
Is het daarentegen het ziekenhuis zelf dat de afspraken met de patiënten maakt, en wordt de arts niet door de patiënten maar wel door het ziekenhuis betaald? Dan heeft de arts in het ziekenhuis géén autonomie, en hoeft hij het ziekenhuis niet als een vestigingseenheid van zijn onderneming op te nemen.
Extra kosten?
Meerdere vestigingseenheden brengen doorgaans grotere kosten met zich mee. Denk maar aan:
- de provincietaks die sommige provincies per vestigingseenheid heffen;
- bepaalde vergunningen die per vestigingseenheid moeten worden aangevraagd;
- het inschrijvingsrecht in de KBO dat per vestigingseenheid verschuldigd is.
Toch is het belangrijk dat een onderneming al zijn vestigingseenheden in de KBO laat registeren. Wie de hoedanigheid heeft van ‘inschrijvingsplichtige onderneming’ en een vestigingseenheid uitbaat die niet in de KBO is ingeschreven, loopt immers het risico op een strafrechtelijke geldboete van 26 tot 10.000 euro.
